Hướng dẫn thủ tục cấp sổ bảo hiểm xã hội mới nhất năm 2025 theo Quyết định 863/QĐ-BNV

Hướng dẫn thủ tục cấp sổ bảo hiểm xã hội mới nhất năm 2025 theo Quyết định 863/QĐ-BNV

Vừa qua, ngày 07/8/2025, Bộ Nội vụ ban hành Quyết định 863/QĐ-BNV năm 2025 về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành và bị bãi bỏ trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

Cụ thể, thủ tục cấp sổ bảo hiểm xã hội được ban hành kèm theo Quyết định 863/QĐ-BNV năm 2025 như sau:

[1] Trình tự thực hiện:

Bước 1:

- Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

⁕ Đối tượng:

(i) chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và (ii) người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã 2023 không hưởng tiền lương tự nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

- Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bước 2: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội; Trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

[2] Cách thức thực hiện: Trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính.

[3] Thành phần, số lượng hồ sơ

[3.1] Thành phần hồ sơ

- Đối với đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc (do người sử dụng lao động nộp):

+ Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động kèm theo danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội;

+ Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.

- Đối tượng:

(i) Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và (ii) người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã 2023 không hưởng tiền lương tự nộp: Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.

- Đối với đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện:

Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện.

[3.2] Số lượng hồ sơ: Không quy định

[4] Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

[5] Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan bảo hiểm xã hội theo phân cấp của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

[6] Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Sổ bảo hiểm xã hội

[7] Lệ phí: Không.

[9] Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

[10] Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

- Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời 13 hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

- Chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai và người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã 2023 không hưởng tiền lương, nếu tự nộp thì nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

- Đối tượng người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật Người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng 2020 nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội trước khi đi làm việc ở nước ngoài.

Trên đây là thông tin về "Hướng dẫn thủ tục cấp sổ bảo hiểm xã hội mới nhất năm 2025 theo Quyết định 863/QĐ-BNV"

Hướng dẫn thủ tục cấp sổ bảo hiểm xã hội mới nhất năm 2025 theo Quyết định 863/QĐ-BNV (Hình từ Internet)

Từ 01/01/2026, trường hợp nào được cấp sổ bảo hiểm xã hội giấy theo quy định?

Căn cứ theo Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

3. Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

Như vậy, từ 01/01/2026, sẽ bắt đầu thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử cho người tham gia bảo hiểm xã hội. Trong trường hợp người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu cấp sổ bảo hiểm xã hội giấy thì vẫn sẽ được cấp theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Tổ chức đại diện người sử dụng lao động có quyền và trách nhiệm gì trong việc tổ chức thực hiện bảo hiểm xã hội?

Căn cứ theo Điều 15 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có quy định cụ thể về quyền và trách nhiệm của tổ chức đại diện người sử dụng lao động như sau:

Quyền và trách nhiệm của tổ chức đại diện người sử dụng lao động

1. Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội.

2. Kiến nghị, tham gia xây dựng, sửa đổi, bổ sung chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội.

3. Tuyên truyền, phổ biến chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội cho người sử dụng lao động.

4. Vận động người sử dụng lao động là thành viên của mình chấp hành chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội.

5. Tham gia kiểm tra, giám sát việc thực hiện pháp luật về bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật.

6. Kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý hành vi vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội

Theo đó, từ quy định nêu trên thì quyền và trách nhiệm của tổ chức đại diện người sử dụng lao động như sau:

[1] Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người sử dụng lao động tham gia bảo hiểm xã hội.

[2] Kiến nghị, tham gia xây dựng, sửa đổi, bổ sung chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội.

[3] Tuyên truyền, phổ biến chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội cho người sử dụng lao động.

[4] Vận động người sử dụng lao động là thành viên của mình chấp hành chính sách, pháp luật về bảo hiểm xã hội.

[5] Tham gia kiểm tra, giám sát việc thực hiện pháp luật về bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật.

[6] Kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý hành vi vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội.

Xem thêm

• Trường hợp người lao động gộp sổ BHXH thì thời gian cấp lại sổ BHXH mất bao lâu?
• Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử tích hợp tài khoản định danh điện tử được cấp chậm nhất vào thời gian nào?

Tìm Việc làm Bảo hiểm mới nhất