Ghi CCCD hoặc mã số thuế người mua trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Ghi CCCD hoặc mã số thuế người mua trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Theo quy định tại khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), nội dung hóa đơn điện tử phải thể hiện thông tin người mua như sau:

(1) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế:

Hóa đơn bắt buộc ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế theo đúng giấy tờ đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký thuế.

(2) Trường hợp người mua không có mã số thuế:

Không cần ghi mã số thuế trên hóa đơn. Tuy nhiên, nếu người mua cung cấp mã số thuế hoặc số định danh cá nhân (số CCCD) thì thông tin này phải được ghi trên hóa đơn. Đối với một số giao dịch đặc thù với người tiêu dùng cá nhân như:

- Bán lẻ hàng hóa tại siêu thị, trung tâm thương mại

- Bán lẻ xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh

Do đó thì không bắt buộc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc CCCD của người mua trên hóa đơn.

Tại Công văn 5624/NTL-QLDN2 năm 2025 của Đội thuế quận Nam Từ Liêm cũng nhấn mạnh:

- Khi lập hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, bắt buộc phải ghi mã số thuế hoặc số căn cước công dân của người mua, trừ các trường hợp đặc thù nêu trên.

- Nếu hóa đơn đã lập mà thiếu các thông tin bắt buộc, người bán phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Tóm lại, việc ghi mã số thuế hoặc căn cước công dân của người mua là bắt buộc đối với người mua là cơ sở kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, ngoại trừ các trường hợp bán lẻ đặc thù. Không tuân thủ quy định này sẽ bị xem là sử dụng hóa đơn không hợp pháp và có thể bị xử phạt hành chính theo pháp luật.

Ghi CCCD hoặc mã số thuế người mua trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Khi nào người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt buộc lập hóa đơn điện tử?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

...

Như vậy, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử khi:

- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa).

- Khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn đã lập sai theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Trách nhiệm của người bán hàng hóa sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?

Theo Điều 21 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định trách nhiệm của người bán hàng hóa sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế như sau:

(1) Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.

(2) Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến cơ quan thuế cấp mã và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử.

(3) Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Xem thêm

• Mẫu Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất 2025 (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
• Hướng dẫn các bước thực hiện xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai theo Quyết định 1913/QĐ-BTC năm 2025