Công văn 526/BHXH-QLT: Quy định về cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội ra sao?

Công văn 526/BHXH-QLT: Quy định về cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội ra sao?

Ngày 20/6/2025, Bảo hiểm xã hội khu vực XXVII ban hành Công văn 526/BHXH-QLT năm 2025 hướng dẫn đăng ký, kê khai BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.

Theo đó, tại mục 4 Công văn 526/BHXH-QLT năm 2025 có nêu rõ việc cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội như sau:

(1) Mỗi người lao động chỉ được cấp một mã số BHXH duy nhất trong toàn bộ quá trình tham gia để theo dõi việc đóng và giải quyết chế độ BHXH, BHTN theo quy định của pháp luật.

Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên thì phải chuyển toàn bộ sổ cho cơ quan BHXH nơi người lao động đang làm việc, nộp hồ sơ thông qua đơn vị theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 626 hoặc cơ quan BHXH nơi đang sinh sống nếu tất cả các sổ đã được bảo lưu quá trình (cá nhân tự nộp hồ sơ theo PGNHS 626) để được gộp quá trình vào một mã số duy nhất.

Trường hợp các sổ BHXH có quá trình đóng trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động) thông qua đơn vị hoặc trực tiếp vào tài khoản của người lao động, không bao gồm tiền lãi.

(2) Người lao động có trách nhiệm bảo quản sổ BHXH, tờ rời sổ BHXH theo quy định của Luật BHXH. 4 Khi người lao động nghỉ việc, dừng đóng, đơn vị có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN và lập hồ sơ báo giảm theo hồ sơ điện tử 600.

- Trường hợp sổ BHXH đã rà soát và trả sổ cho người lao động, cơ quan BHXH căn cứ hồ sơ báo giảm thực hiện xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN chuyển về đơn vị để trả cho người lao động.

- Trường hợp sổ BHXH chưa được cơ quan BHXH rà soát và trả sổ thì cơ quan BHXH không xác nhận quá trình BHXH, BHTN theo hồ sơ điện tử 600, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ giấy theo PGNHS 626 kèm sổ BHXH nộp cho cơ quan BHXH qua bưu điện để được rà soát, cập nhật dữ liệu, xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ – BNN, chuyển về đơn vị để trả cho người lao động.

- Trường hợp đơn vị chậm đóng tại thời điểm nộp hồ sơ báo giảm, sau khi được cơ quan BHXH xác nhận, in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng đủ tiền BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN, đơn vị có trách nhiệm nộp đủ số tiền chậm đóng và lập Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ - BNN cho người lao động (không cần nộp sổ BHXH) gửi theo PGNHS 620 cho cơ quan BHXH để in tờ rời sổ BHXH xác nhận bổ sung.

Đối với hồ sơ điều chỉnh quá trình đóng BHXH, BHTN: đơn vị chỉ nộp hồ sơ 600 điện tử với các trường hợp đang tham gia tại đơn vị và cơ quan BHXH chỉ điều chỉnh dữ liệu không thực hiện in tờ rời xác nhận quá trình điều chỉnh, các trường hợp nghỉ việc đã chốt sổ và in tờ rời phải nộp theo hồ sơ 609 giấy kèm sổ BHXH để thực hiện in tờ rời xác nhận lại quá trình đóng theo đúng dữ liệu đã điều chỉnh.

(3) Trường hợp đơn vị di chuyển trong địa bàn khu vực, đơn vị thay đổi tên không thực hiện xác nhận sổ BHXH.

Công văn 526/BHXH-QLT: Quy định về cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội ra sao? (Hình từ Internet)

Người tham gia bảo hiểm xã hội được cấp sổ bảo hiểm xã hội khi nào?

Căn cứ theo Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về việc đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và cấp sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội và cấp sổ bảo hiểm xã hội

1. Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Đối tượng quy định tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2 của Luật này nếu tự nộp thì nộp hồ sơ là tờ khai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.

3. Người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện nộp hồ sơ quy định tại khoản 3 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội; trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo đó, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội;

Trường hợp không cấp sổ bảo hiểm xã hội thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Như vậy, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi khi cơ quan bảo hiểm xã hội đã nhận đầy đủ hồ sơ theo quy định thì phải có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội cho người tham gia.

Sổ bảo hiểm xã hội chưa những thông tin gì?

Căn cứ Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

3. Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo đó, sổ bảo hiểm xã hội chứa đựng những thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

>> Xem thêm: Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì? Thời gian chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi nghỉ việc?