Nhân Viên Hành Chính, Nhân Sự (HR & Admin Executive)

I/ TỔNG QUAN MÔ TẢ CÔNG VIỆC:
Hỗ trợ Trưởng Phòng Hành chính Nhân sự trong khuôn khổ các công việc chuyên môn của Phòng.
II/ CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ:
1. Thực hiện các công việc Nhân sự:
• Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự và hỗ trợ Trưởng phòng HCNS trong các công việc liên quan;
• Thực hiện và lưu trữ các hồ sơ liên quan đến công tác tuyển dụng và quản lý nhân sự, bao gồm: Hồ sơ năng lực cá nhân, Kết quả phỏng vấn, Kết quả kiểm tra năng lực và các hồ sơ phục vụ công tác quản lý nhân sự;
• Xây dựng, khai thác, quản lý hiệu quả mối quan hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ tuyển dụng, các cơ sở đào tạo, các đối tác khác để thiết lập và phát triển nguồn ứng viên chất lượng;
• Thực hiện và giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và các bảo hiểm khác (nếu có) cho người lao động;
• Theo dõi giờ làm việc và việc thực hiện nội quy làm việc của các cán bộ, nhân viên trong Công ty; tham gia hỗ trợ các công việc CnB khác như chấm công, tính lương, … hàng tháng cho nhân viên;
• Trực tiếp soạn thảo các văn bản liên quan đến công tác nhân sự như thông báo, công văn, đề xuất, tờ trình, biên bản, quyết định, hợp đồng,…theo thực tế công việc phát sinh và theo yêu cầu của Trưởng phòng;
• Tham gia hỗ trợ Trưởng phòng HCNS trong công tác xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự thông qua đánh giá chất lượng nhân sự và nhu cầu của các phòng ban;
• Tham gia hỗ trợ Trưởng phòng HCNS trong công tác đánh giá nhân sự định kỳ;
• Trực tiếp tổ chức hoặc hỗ trợ Trưởng phòng HCNS trong các sự kiện và chương trình phúc lợi định kỳ của công ty (tổ chức sinh nhật cá nhân/ công ty, ngày Rèn luyện sức khỏe, ngày Bảo vệ Môi trường, chương trình nghỉ mát, chương trình Giáng sinh, 8/3, 20/10, chương trình Tết thiếu nhi, Year End Party …).
2. Thực hiện các công việc Hành chính:
• Trực, nghe, trả lời, chuyển cuộc gọi điện thoại, nhận/ gửi thư CPN tại quầy lễ tân của Công ty;
• Hướng dẫn khách khi khách đến làm việc tại công ty và thông báo đến phòng ban liên quan;
• Đặt vé máy bay, phòng khách sạn, đặt hoa, làm visa .. khi có yêu cầu từ Ban lãnh đạo, trưởng phòng;
• Theo dõi và làm thủ tục thanh toán các chi phí hàng tháng: văn phòng phẩm, photo, đổ mực máy in, điện thoại, nước uống văn phòng...;
• Phụ trách việc mua bán đồ dùng, vật dụng văn phòng, mua sắm đồ lễ thắp hương;
• Liên lạc với các bên sửa chữa, dịch vụ khi thiết bị văn phòng hay dịch vụ Internet xảy ra sự cố;
• Liên hệ với ban quản lý tòa nhà khi có các công việc cần thông báo;
• Theo dõi, quản lý việc thu dọn vệ sinh văn phòng, báo cáo Trưởng phòng HCNS;
• Chuẩn bị hậu cần các cuộc họp (phòng họp, máy chiếu, trà nước, hoa quả...) theo lịch họp của của các phòng ban, chuẩn bị tài liệu nếu được phân công;
• Lưu trữ hồ sơ, tài liệu phòng HCNS;
• Thực hiện & cùng Trưởng phòng HCNS hướng dẫn các Bộ phận trong công ty thực hiện đúng các quy trình, quy chế, quy định liên quan đến Hành chính Nhân sự.
3. Thực hiện các công việc hỗ trợ Marketing/ Đối ngoại/ CSR:
• Tham gia hỗ trợ các phòng ban trong việc quản trị công cụ marketing (facebook, website, …)
• Tham gia hỗ trợ các phòng ban trong các công tác tham dự sự kiện đối ngoại
• Tham gia hỗ trợ Trưởng phòng HCNS trong c