Viết email sao cho chuyên nghiệp? Gợi ý mẫu dùng ngay cho công việc

Trong môi trường công sở, email là cách trao đổi thông tin quen thuộc nhất. Một email rõ ràng và mạch lạc giúp người nhận hiểu đúng ý, phản hồi nhanh và giảm sai sót trong công việc. Vì vậy, có sẵn vài mẫu email dùng ngay sẽ rất tiện khi cần xử lý nhanh một tình huống cụ thể.

Viết email sao cho chuyên nghiệp? Gợi ý mẫu dùng ngay cho công việc (Hình từ Internet)

Mẫu viết email dùng ngay cho công việc

1. Mẫu email gửi CV xin việc

Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] - [Họ tên]

Kính gửi anh/chị,

Em xin gửi hồ sơ ứng tuyển vị trí [Tên vị trí]. Hồ sơ đính kèm gồm CV và các tài liệu liên quan.

Nếu cần thêm thông tin, anh/chị cho em biết để em bổ sung ngay.

Mong nhận được phản hồi của anh/chị.

Trân trọng,

[Họ tên - Số điện thoại]

Tham khảo thêm:

- Cách viết email xin việc hay? Mẫu email gửi CV xin việc?

- 5+ mẫu viết email ứng tuyển chuyên nghiệp gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng?

2. Mẫu email cảm ơn sau phỏng vấn

Tiêu đề: Cảm ơn cơ hội phỏng vấn - [Tên vị trí]

Kính gửi anh/chị,

Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian trao đổi trong buổi phỏng vấn.

Những chia sẻ từ anh/chị giúp em hiểu rõ hơn về công việc và môi trường làm việc.

Nếu cần thêm thông tin phục vụ quá trình đánh giá, em sẵn sàng cung cấp.

Trân trọng,

[Họ tên - Số điện thoại]

Tham khảo thêm: 4 mẫu email cảm ơn sau phỏng vấn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng?

3. Mẫu email hỏi kết quả phỏng vấn

Tiêu đề: Hỏi thông tin kết quả phỏng vấn - [Tên vị trí]

Kính gửi anh/chị,

Em xin phép hỏi về tiến độ kết quả phỏng vấn vị trí [Tên vị trí].

Nếu cần bổ sung thêm tài liệu hoặc thông tin, em gửi ngay trong ngày.

Rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị.

Trân trọng,

[Họ tên – Số điện thoại]

Tham khảo thêm: Mẫu email hỏi kết quả phỏng vấn khi chưa thấy nhà tuyển dụng phản hồi

4. Mẫu email từ chối phỏng vấn hoặc từ chối nhận việc

Tiêu đề: Phản hồi thư mời phỏng vấn - [Tên vị trí]

Kính gửi anh/chị,

Cảm ơn anh/chị đã gửi lời mời phỏng vấn.

Sau khi cân nhắc, em xin phép không tham gia quy trình tuyển dụng đợt này để phù hợp với kế hoạch cá nhân.

Rất trân trọng thời gian và sự hỗ trợ của anh/chị.

Trân trọng,

[Họ tên - Số điện thoại]

Tham khảo thêm: Mẫu email từ chối nhận việc giúp ứng viên khéo léo và chuyên nghiệp?

5. Mẫu email xin nghỉ phép

Tiêu đề: Xin nghỉ phép ngày [dd/mm]

Kính gửi anh/chị,

Em xin phép nghỉ ngày [dd/mm] vì [lý do ngắn gọn].

Công việc đã được sắp xếp và bàn giao để không ảnh hưởng tiến độ.

Nhờ anh/chị phê duyệt giúp.

Trân trọng,

[Họ tên - Số điện thoại]

Tham khảo thêm: Mẫu email xin nghỉ phép thuyết phục, chuyên nghiệp nhất?

6. Mẫu email xin nghỉ việc

Tiêu đề: Đơn xin nghỉ việc - [Họ tên]

Kính gửi anh/chị,

Em xin gửi đơn xin nghỉ việc cho vị trí [chức danh], thời gian dự kiến kết thúc hợp đồng vào ngày [dd/mm].

Em cam kết bàn giao công việc đầy đủ và hỗ trợ chuyển giao trong thời gian còn lại.

Nhờ anh/chị xem xét và hướng dẫn các thủ tục cần thiết.

Trân trọng,

[Họ tên - Số điện thoại]

Tham khảo thêm:

- Mẫu lý do xin nghỉ việc ngắn gọn mà thuyết phục và cách mở lời với sếp khi muốn nghỉ

- Mẫu đơn xin nghỉ việc dành cho người lao động mới nhất 2025

Những mẫu trên giúp xử lý nhanh các tình huống quen thuộc trong công việc hằng ngày. Tuy vậy, để không phải phụ thuộc vào mẫu có sẵn và tự tin soạn mail trong mọi hoàn cảnh, vẫn cần nắm được cách viết email chuyên nghiệp từ cấu trúc đến cách dùng câu chữ.

Cách viết email chuyên nghiệp trong công việc

Ngoài các mẫu có thể dùng ngay, cách viết email chuyên nghiệp trong công việc có thể tóm gọn thành vài nguyên tắc đơn giản dưới đây.

1. Đặt tiêu đề rõ ràng

Tiêu đề nên thể hiện đúng nội dung chính, giúp người nhận hiểu ngay cần xử lý gì.

Một số gợi ý:

- Ứng tuyển vị trí…

- Báo cáo tuần ngày…

- Hỏi thông tin phỏng vấn…

2. Mở email lịch sự, phù hợp người nhận

Một lời chào đúng ngữ cảnh khiến email dễ tiếp nhận hơn:

- “Kính gửi anh/chị”

- “Chào anh/chị”

- “Kính gửi anh/chị [Tên]”

3. Trình bày nội dung gọn - rõ - dễ đọc

- Viết đoạn ngắn

- Tách ý theo từng mục

- Ưu tiên gạch đầu dòng

- Tránh văn dài hoặc nhiều câu trong một đoạn

Cách trình bày gọn giúp người nhận đọc nhanh dù đang bận rộn.

4. Kết email nhẹ nhàng

Có thể dùng:

- “Mong nhận được phản hồi từ anh/chị.”

- “Nếu cần thêm thông tin, em gửi ngay.”

- “Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét.”

5. Thêm chữ ký để người nhận liên hệ dễ dàng hơn

Một chữ ký đơn giản gồm: Họ tên - Chức danh - Số điện thoại - Email - Công ty (nếu có).

Những lỗi thường gặp khi soạn email

Trong thực tế đi làm, nhiều người soạn email mỗi ngày nhưng vẫn lặp lại vài lỗi rất nhỏ. Nhìn qua thì không nghiêm trọng, nhưng tích lại lâu ngày dễ tạo ấn tượng “thiếu chuyên nghiệp” trong mắt sếp, đồng nghiệp hoặc nhà tuyển dụng. Một số lỗi phổ biến có thể để ý lại:

- Tiêu đề không rõ ý:Chỉ ghi “Gửi anh/chị”, “Nhờ anh/chị” hoặc để trống, người nhận không biết nội dung chính là gì, dễ bỏ qua hoặc để đó rồi quên.

- Xưng hô không phù hợp: Dùng “em/anh/chị” lẫn lộn, gọi sai chức danh hoặc bỏ qua lời chào, dễ gây khó chịu dù nội dung vẫn đúng.

- Quên file đính kèm: Viết “em gửi anh/chị file…” nhưng không đính kèm, sau đó phải gửi lại lần hai, mất thời gian cả hai phía.

- Lỗi chính tả, gõ vội: Sai chính tả, thiếu dấu, thiếu chủ ngữ, câu cụt… đều làm email khó đọc và giảm độ tin cậy.

- Nội dung lan man, không vào trọng tâm: Một email chỉ cần giải quyết một vài ý chính, nếu dàn trải quá nhiều thông tin sẽ khiến người đọc khó nắm được mình cần làm gì.

- Không có chữ ký: Thiếu thông tin liên hệ ở cuối email khiến người nhận khó gọi lại hoặc lưu thông tin, nhất là với email gửi lần đầu.

- Gửi email ngoài giờ mà không đặt lịch gửi: Gửi khuya hoặc cuối tuần có thể làm người nhận bị phân tâm; trong nhiều trường hợp, đặt lịch gửi trong giờ hành chính sẽ hợp lý hơn.

Những lỗi này dễ sửa nếu để ý ngay từ vài email đầu tiên. Khi hạn chế được nhóm lỗi cơ bản, cách viết email sẽ tự nhiên trưởng thành và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Khi chuẩn hóa cách viết email và tránh được các lỗi nhỏ thường gặp, việc trao đổi công việc sẽ trôi chảy hơn, người nhận nắm ý nhanh và phản hồi cũng rõ ràng hơn. Email vì vậy luôn là công cụ đơn giản nhưng rất hiệu quả trong môi trường công sở.

Nếu công việc liên quan tuyển dụng hoặc quản lý nhân sự, có thể tham khảo thêm:

- Đăng tuyển & tìm hồ sơ ứng viên: https://tuyendung.nhansu.vn/

- Tạo CV miễn phí cho ứng viên: https://nhansu.vn/tao-cv/mau-cv.html