Cách trả lời thư mời phỏng vấn ấn tượng và chuyên nghiệp [Kèm mẫu Email dùng ngay]

Vì sao cần trả lời thư mời phỏng vấn đúng cách?

Khi nhận được thư mời phỏng vấn, nhiều ứng viên nghĩ rằng chỉ cần phản hồi “Tôi sẽ tham dự” là đủ. Nhưng thực tế, đây là cơ hội đầu tiên để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp. Nhà tuyển dụng thường đánh giá thái độ, cách viết email, và thời gian phản hồi để cân nhắc mức độ phù hợp của bạn.

Theo chia sẻ từ nhiều chuyên gia nhân sự tại Việt Nam, email trả lời thư mời phỏng vấn chính là “tấm vé đầu tiên” để ứng viên ghi điểm. Một số lỗi phổ biến như trả lời quá chậm, dùng ngôn từ thiếu lịch sự, hoặc viết sai chính tả có thể khiến nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên thiếu chuyên nghiệp. Thậm chí, chỉ một chi tiết nhỏ trong email cũng đủ ảnh hưởng đến quyết định ứng viên có được tiếp tục vào vòng phỏng vấn hay không.

Đọc thêm: Phản hồi thư mời phỏng vấn hiệu như thế nào để hiệu quả và chuyên nghiệp?

Trong bài viết này, NhanSu.vn sẽ cung cấp:

- Hướng dẫn chi tiết từng bước cách phản hồi thư mời phỏng vấn.

- Mẫu email sẵn sàng copy-paste cho nhiều tình huống (xác nhận, đổi lịch, từ chối, phỏng vấn lần 2, bằng tiếng Anh).

- Lưu ý quan trọng và lời khuyên từ chuyên gia nhân sự để tránh sai lầm thường gặp.

Nguyên tắc chung khi trả lời thư mời phỏng vấn

Phản hồi nhanh chóng

- Luôn trả lời trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận thư.

- Nếu để quá lâu, nhà tuyển dụng có thể nghĩ bạn thiếu quan tâm.

Giữ sự chuyên nghiệp

- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, tránh viết tắt hay emoji.

- Đặt tiêu đề email (subject line) rõ ràng: Vị trí – Họ tên.

Thể hiện sự trân trọng

- Luôn cảm ơn vì cơ hội được mời phỏng vấn.

- Ngay cả khi từ chối, hãy bày tỏ sự biết ơn.

Tham khảo thêm: Làm sao để đọc thư mời phỏng vấn một cách chuẩn xác nhất?

Đây là trải nghiệm thực tế: Một ứng viên từng chia sẻ với NhanSu.vn rằng nhờ phản hồi nhanh và kèm câu hỏi về vị trí công việc, bạn ấy đã gây ấn tượng tốt và được đánh giá cao về sự chuẩn bị.

Cách trả lời thư mời phỏng vấn ấn tượng và chuyên nghiệp (Hình từ Internet)

Cách phản hồi thư mời phỏng vấn (dùng ngay)

Checklist nhanh

- Đọc kỹ thư mời: thời gian, địa điểm, hình thức phỏng vấn.

- Soạn subject line: “Xác nhận tham gia phỏng vấn – Vị trí [Tên vị trí] – [Tên bạn]”.

- Viết lời chào cá nhân hóa (nếu biết tên người nhận).

- Cảm ơn vì lời mời.

- Xác nhận tham dự hoặc đề xuất lịch khác.

- Kết thư bằng lời chào và chữ ký (tên, số điện thoại, email).

Mẫu email xác nhận tham dự

Subject: Xác nhận tham dự phỏng vấn – Nhân viên Marketing – Nguyễn Minh Anh

Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],

Tôi xin cảm ơn Quý Công ty đã mời tôi tham dự buổi phỏng vấn cho vị trí Nhân viên Marketing. Tôi xin xác nhận sẽ có mặt vào lúc 9h00 ngày 20/09/2025 tại văn phòng công ty.

Nếu có thêm tài liệu cần chuẩn bị, xin vui lòng cho tôi biết.

Trân trọng,
Nguyễn Minh Anh
SĐT: 09xx.xxx.xxx
Email: [email protected]

Sau khi xác nhận, bạn có thể chuẩn bị thêm CV chuyên nghiệp. Tạo CV ngay tại NhanSu.vn.

Cách trả lời thư mời phỏng vấn lần 2

Phỏng vấn lần 2 cho thấy bạn đã vượt qua vòng sàng lọc ban đầu. Đây thường là vòng quyết định nên cách phản hồi cần thể hiện sự trân trọng và cam kết cao.

Mẫu email xác nhận vòng 2

Subject: Xác nhận tham dự phỏng vấn vòng 2 – Nhân viên Kinh doanh – Lê Thị Hồng

Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],

Tôi rất vui khi tiếp tục được mời tham gia vòng phỏng vấn thứ hai cho vị trí Nhân viên Kinh doanh. Tôi xin xác nhận sẽ có mặt vào lúc 14h00 ngày 25/09/2025 tại văn phòng công ty.

Xin cảm ơn Quý Công ty đã dành cho tôi cơ hội này. Tôi mong sớm được trao đổi sâu hơn để chứng minh sự phù hợp của bản thân với vị trí.

Trân trọng,
Lê Thị Hồng
SĐT: 09xx.xxx.xxx

Để chuẩn bị tốt hơn, tham khảo câu hỏi phỏng vấn thường gặp.

Cách xác nhận thư mời phỏng vấn

Không phải lúc nào bạn cũng cần viết email dài. Trong nhiều trường hợp, chỉ cần xác nhận ngắn gọn là đủ.

Mẫu email xác nhận ngắn gọn

Subject: Xác nhận tham gia phỏng vấn – Vị trí Kế toán – Trần Đức Long

Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],

Tôi xác nhận sẽ tham dự buổi phỏng vấn vào 10h00 ngày 22/09/2025 theo thư mời.

Trân trọng,
Trần Đức Long
SĐT: 09xx.xxx.xxx

Mẫu xác nhận phỏng vấn online

Subject: Xác nhận phỏng vấn online – IT Support – Phạm Quang Huy

Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],

Tôi xác nhận sẽ tham gia phỏng vấn trực tuyến vào 15h00 ngày 24/09/2025 qua Zoom theo link đã gửi. Tôi sẽ tham gia đúng giờ và kiểm tra đường truyền trước.

Trân trọng,
Phạm Quang Huy

Cách trả lời email mời phỏng vấn

Ứng viên mới ra trường

• Viết email chi tiết, thể hiện sự hào hứng và mong muốn học hỏi.

Ứng viên có kinh nghiệm

• Viết ngắn gọn, nhấn mạnh sự sẵn sàng và chuyên nghiệp.

Mẫu cơ bản:

Subject: Xác nhận tham dự phỏng vấn – Vị trí [Tên vị trí] – [Tên bạn]

Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],

Tôi xin cảm ơn Quý Công ty đã mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí]. Tôi xác nhận sẽ có mặt vào lúc [Ngày/Giờ] tại [Địa điểm].

Trân trọng,
[Tên bạn] – [SĐT] – [Email]

Cách phản hồi email mời phỏng vấn theo tình huống

Xin dời lịch phỏng vấn

Subject: Đề xuất thay đổi lịch phỏng vấn – Nhân viên Hành chính – Nguyễn Văn B

Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],

Tôi xin cảm ơn Quý Công ty đã mời tôi phỏng vấn. Tuy nhiên, do có việc cá nhân, tôi không thể tham dự vào thời gian đã hẹn.

Kính mong được dời lịch sang ngày 27/09/2025 lúc 9h00. Rất mong nhận được sự hỗ trợ từ Quý Công ty.

Trân trọng,
Nguyễn Văn B

Từ chối khéo léo

Subject: Thư từ chối phỏng vấn – Nhân viên Tư vấn – Lê Minh C

Kính gửi Anh/Chị [Tên người nhận],

Tôi xin cảm ơn Quý Công ty đã mời tôi phỏng vấn cho vị trí Nhân viên Tư vấn. Tuy nhiên, tôi đã nhận một cơ hội khác phù hợp hơn và xin phép từ chối.

Hy vọng có cơ hội hợp tác trong tương lai.

Trân trọng,
Lê Minh C

Trả lời bằng tiếng Anh

Subject: Interview Confirmation – [Your Name] – [Job Title]

Dear [Recipient’s Name],

Thank you for inviting me to the interview for the [Job Title] position. I confirm that I will attend on [Date], at [Time], at [Location].

Best regards,
[Your Name]

Những lưu ý quan trọng khi trả lời thư mời phỏng vấn

- Đừng để quá 24h mới phản hồi → dễ bị loại khỏi danh sách.

- Luôn cá nhân hóa lời chào nếu biết tên người nhận.

- Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.

- Không tiết lộ thông tin nhạy cảm (CMND, số tài khoản) trong email xác nhận.

- Đính kèm CV bản mới nhất nếu có cập nhật gần đây.

Lời khuyên:

“Một email xác nhận phỏng vấn lịch sự, ngắn gọn và gửi sớm luôn là điểm cộng. Chỉ cần trả lời chậm hoặc mắc lỗi chính tả nhỏ, ứng viên có thể đánh mất cơ hội ngay từ vòng đầu tiên.”

Xem thêm: Trả lời thư mời phỏng vấn và thư cảm ơn sao cho đúng cách

FAQ – Giải đáp thắc mắc thường gặp

1. Có nên gọi điện thay vì gửi email?

→ Nên ưu tiên email để có căn cứ lưu trữ. Chỉ gọi điện khi cần xác nhận gấp.

2. Trả lời muộn 2–3 ngày có sao không?

→ Có. Nhà tuyển dụng sẽ nghĩ bạn thiếu quan tâm hoặc không sắp xếp được thời gian.

3. Có cần gửi lại CV khi trả lời thư mời phỏng vấn không?

→ Nên gửi kèm bản mới nhất để thể hiện sự cập nhật.

4. Có nên xác nhận lại nhiều lần trước buổi phỏng vấn?

→ Chỉ cần một lần. Nếu có thay đổi (ví dụ chuyển sang phỏng vấn online), hãy xác nhận lại.

Kết luận: Hãy ghi điểm ngay từ email phản hồi

Trả lời thư mời phỏng vấn không chỉ là một thủ tục – đó là cơ hội để tạo ấn tượng đầu tiên với nhà tuyển dụng. Một email ngắn gọn, lịch sự, gửi đúng thời gian sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng cơ hội thành công của bạn.

- Sử dụng ngay các mẫu email trong bài để phản hồi.

- Đồng thời, chuẩn bị hồ sơ chuyên nghiệp với mẫu CV tại NhanSu.vn.

- Và đừng bỏ lỡ cơ hội mở rộng sự lựa chọn bằng cách xem việc làm mới nhất tại NhanSu.vn.

Chúc bạn thành công trong hành trình chinh phục nhà tuyển dụng!