Bị áp lực công việc, nên bắt đầu từ đâu?

Áp lực công việc có thể đến từ rất nhiều tình huống khác nhau: việc dồn liên tục, deadline quá sát, yêu cầu không rõ hoặc khó phối hợp với người khác. Vì vậy, trước khi cố làm nhanh hơn hay nghĩ đến chuyện nghỉ việc, nên nhìn lại xem điều gì đang khiến công việc trở nên quá sức.

Cùng là cảm giác áp lực, nhưng người đang ôm quá nhiều đầu việc sẽ cần cách xử lý khác với người luôn phải đoán xem sếp thực sự muốn gì. Xác định đúng điểm đang vướng sẽ dễ chọn cách giải quyết phù hợp hơn.

Công việc dồn lại là một trong những tình huống dễ tạo áp lực khi đi làm (Hình từ Internet)

Nguyên nhân nào khiến công việc trở nên áp lực?

Áp lực đôi khi không đến từ một nguyên nhân riêng lẻ. Công việc đã nhiều, nhưng điều khiến mọi thứ rối hơn có thể là không biết việc nào cần làm trước, việc nào có thể lùi lại.

Lúc này, lập thêm kế hoạch chưa chắc giải quyết được gì nếu khối lượng công việc vốn đã vượt quá thời gian có thể xử lý. Nếu vấn đề nằm ở chỗ yêu cầu chưa rõ, nghỉ ngơi chỉ giải quyết phần mệt mỏi tạm thời. Khi quay lại làm việc, phần chưa rõ vẫn còn nguyên.

Bị áp lực công việc phải làm sao?

Công việc quá nhiều, deadline liên tục thì nên làm gì?

Khi số việc thật sự vượt quá thời gian làm việc, tự sắp xếp lại chưa chắc đã đủ vì thứ tự ưu tiên nhiều khi phụ thuộc vào người giao việc. Thay vì chỉ báo rằng công việc đang quá tải, nên đưa ra các đầu việc đang xử lý cùng thời hạn của từng việc để quản lý có thông tin quyết định.

Có thể trao đổi:

"Hôm nay em đang làm báo cáo tuần cho khách, cần gửi trước 5 giờ chiều, và bản đề xuất ngân sách cần xong trước sáng mai. Nếu việc tổng hợp số liệu quý này cũng cần làm ngay thì anh/chị muốn em lùi việc nào lại ạ?"

Cách nói này cụ thể hơn câu “em nhiều việc quá”. Người quản lý nhìn thấy ngay các đầu việc, mốc thời gian và phần cần quyết định.

Nếu deadline thường xuyên thay đổi, cũng nên hỏi rõ hạn nào thực sự cố định. Một đầu việc khách hàng đang chờ trong ngày sẽ khác với công việc nội bộ mới chỉ có thời gian dự kiến.

Không hiểu yêu cầu của sếp thì nên làm thế nào?

Sếp nhắn: “Em làm lại báo cáo này giúp anh.”

Người nhận việc có thể dành cả buổi chiều sửa từ đầu, trong khi điều cần thay chỉ là số liệu của tháng mới. Phần làm thừa vừa tốn thời gian vừa tạo thêm áp lực vì trong suốt quá trình thực hiện vẫn không rõ mình đang đi đúng hướng hay không.

Hỏi lại ngay khi nhận việc thường tốt hơn chờ đến lúc nộp mới phát hiện hai bên hiểu khác nhau.

Chẳng hạn:

"Anh/chị muốn em chỉnh phần số liệu hay cả cách trình bày ạ? Mình cần bản này lúc nào để em sắp xếp?"

Nếu đây là đầu việc phức tạp, có thể hỏi thêm ai là người duyệt cuối hoặc phần nào trong kết quả được xem là quan trọng nhất. Chỉ vài thông tin như vậy đã có thể thay đổi đáng kể cách thực hiện công việc.

Khi một phần việc đang mất quá nhiều thời gian

Một nhân viên mới mất ba tiếng làm báo cáo trong khi đồng nghiệp có kinh nghiệm chỉ cần một tiếng chưa đủ để kết luận người đó không phù hợp với công việc.

Chênh lệch có thể nằm ở một khâu cụ thể, chẳng hạn chưa quen công cụ hoặc chưa nắm quy trình của công ty. Khi đó, cần xác định phần nào đang làm chậm tiến độ trước khi nghĩ rằng toàn bộ năng lực của mình có vấn đề.

Có thể hỏi:

"Phần xử lý dữ liệu này em đang mất khá nhiều thời gian vì chưa quen cách làm ở công ty mình. Anh/chị có thể gửi em một bản đã làm trước đây để em tham khảo cấu trúc được không ạ?"

Nếu nhiều đầu việc đều khiến mình mất nhiều thời gian hơn dự kiến, nên xem lại kỹ năng nào đang là điểm yếu rõ nhất. Từ đó mới xác định được nên cải thiện phần nào trước, thay vì cố học thêm quá nhiều thứ cùng lúc.

Bị áp lực từ sếp hoặc đồng nghiệp thì nên làm gì?

Nếu cảm giác căng thẳng thường xuất hiện khi làm việc với một quản lý hoặc đồng nghiệp cụ thể, nên xem kỹ điều gì đang khiến việc phối hợp trở nên khó khăn. Có thể là công việc thường được giao quá gấp, yêu cầu thay đổi giữa chừng, phản hồi chậm hoặc hai bên hay hiểu khác nhau về phần việc cần làm. Gọi chung là “không hợp nhau” đôi khi khiến nguyên nhân thật sự bị bỏ qua.

Khi bất đồng nằm ở cách làm hoặc thời hạn, nên quay lại những gì đã thống nhất: công việc cần hoàn thành là gì, ai phụ trách phần nào, mốc nào phải giữ. Nếu trao đổi qua nhiều tin nhắn rời rạc, sau khi chốt có thể nhắn lại ngắn gọn phần việc và thời hạn để tránh mỗi người hiểu theo một cách khác.

Có những trường hợp trao đổi trực tiếp là đủ để tháo gỡ. Nhưng nếu cùng một vấn đề lặp lại và bắt đầu ảnh hưởng đến tiến độ hoặc cách làm việc của cả hai bên, lúc đó có thể cần quản lý hoặc bộ phận nhân sự tham gia. Với những tình huống đã phát sinh bất đồng rõ ràng, có thể xem thêm cách giải quyết mâu thuẫn trong công việc để chọn cách trao đổi phù hợp hơn.

Riêng các hành vi như xúc phạm, đe dọa hoặc khiến người lao động cảm thấy không an toàn không nên xem là chuyện phải cố thích nghi. Nên lưu lại những thông tin liên quan và phản ánh qua kênh chính thức phù hợp của công ty.

Quá áp lực công việc có nên nghỉ việc không?

Có những giai đoạn công việc nặng hơn bình thường, chẳng hạn đang vào mùa cao điểm, vừa nhận thêm phần việc mới hoặc chưa quen cách làm. Những lúc như vậy, chưa nhất thiết phải nghĩ ngay đến nghỉ việc. Nếu nguyên nhân còn có thể tháo gỡ bằng cách trao đổi lại khối lượng, làm rõ yêu cầu hoặc có thêm thời gian để quen việc, vẫn nên thử điều chỉnh trước.

Nhưng nếu tình trạng quá tải kéo dài, làm ngoài giờ trở thành chuyện thường xuyên và những vấn đề đã nói nhiều lần vẫn không thay đổi, lúc đó cần nhìn nghiêm túc hơn vào chính điều kiện làm việc. Công việc có còn phù hợp với sức chịu đựng, thời gian và kỳ vọng hiện tại hay không là câu hỏi đáng cân nhắc.

Khi căng thẳng đã ảnh hưởng rõ đến giấc ngủ, sinh hoạt, khả năng tập trung hoặc sức khỏe, không nên tiếp tục xem đó là chuyện phải cố chịu. Trường hợp này có thể trao đổi với bác sĩ hoặc chuyên gia sức khỏe tâm thần để được đánh giá theo tình trạng cụ thể.

Nếu điều đang băn khoăn lúc này là có nên nghỉ hay tiếp tục ở lại, có thể xem thêm công việc áp lực quá có nên nghỉ? để cân nhắc kỹ hơn trước khi quyết định.