Làm thế nào để tối ưu hoá quy trình thu mua nguyên vật liệu?

Hiểu như thế nào về quy trình thu mua nguyên vật liệu (raw material procurement process)?

Một trong những bước đầu tiên để tối ưu hóa quy trình thu mua nguyên vật liệu (raw material procurement process) là hiểu rõ từng giai đoạn của quá trình này. Thu mua không đơn thuần chỉ là việc mua hàng hoá mà đòi hỏi sự phối hợp giữa việc lập kế hoạch cung ứng, đánh giá nhà cung cấp, thương thảo hợp đồng và quản lý vận chuyển.

Cần xây dựng một quy trình rõ ràng từ việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu, khảo sát và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp cho đến triển khai các điều khoản hợp đồng. Điều này giúp tránh lãng phí và giảm thiểu các rủi ro về nguồn cung không ổn định.

Lưu ý: 

Căn cứ tại khoản 1 Điều 25 Thông tư 200/2014/TT-BTC có quy định về tài khoản 152 (nguyên liệu, vật liệu) dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Nguyên liệu, vật liệu phản ánh vào tài khoản này được phân loại như sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ... không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra thành phẩm.

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục vụ cho quá trình lao động.

- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí.

- Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất...

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản.

Xem thêm:

Chi phí thu mua hàng hóa hạch toán vào Tài khoản 1562 là những chi phí nào? 

Làm thế nào để tối ưu hoá quy trình thu mua nguyên vật liệu? (hình từ internet)

Làm sao nâng cao hiệu quả thu mua thông qua công nghệ?

Công nghệ hiện đại chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp quản lý thu mua nguyên vật liệu một cách hiệu quả. Các phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, quản lý kho, và hệ thống ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời, giúp dự đoán nhu cầu vật liệu và điều chỉnh kế hoạch thu mua một cách linh hoạt.

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong dự báo nhu cầu và phân tích thị trường giúp doanh nghiệp tiếp cận thông tin nhanh chóng và đưa ra quyết định cập nhật, chính xác. Điều này giúp đảm bảo việc cung ứng nguyên vật liệu hợp lý về thời gian và chi phí.

Một số yếu tố giúp tối ưu hóa quy trình thu mua nguyên vật liệu?

Phát triển mối quan hệ đối tác chiến lược

Một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa thu mua nguyên vật liệu là xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp. Đối tác chiến lược không chỉ mang đến nguồn cung cấp ổn định mà còn tạo ra cơ hội cho sự liên kết phát triển mới.

Thiết lập các hợp đồng dài hạn với điều khoản chi tiết và rõ ràng thường mang lại lợi ích đôi bên. Bên cạnh đó, thường xuyên đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và tổ chức các buổi gặp gỡ định kỳ để trao đổi thông tin cũng là cách tốt để tăng cường sự tin cậy và cộng tác lâu dài.

Tập trung vào bền vững và các tiêu chuẩn xanh

Ngày nay, yếu tố bền vững không thể thiếu trong chiến lược thu mua nguyên vật liệu. Việc chọn các nguồn cung ứng thân thiện với môi trường không chỉ giúp cải thiện hình ảnh doanh nghiệp mà còn đáp ứng được các tiêu chuẩn quốc tế về môi trường và quyền lợi cộng đồng.

Doanh nghiệp nên cân nhắc việc ưu tiên các nhà cung cấp có chứng nhận tiêu chuẩn xanh và cam kết với trách nhiệm xã hội, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững lâu dài.

Đánh giá hiệu quả và phân tích SWOT

Một công cụ quản lý mạnh mẽ là tiến hành đánh giá hiệu quả thu mua thông qua ma trận SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức). Phân tích SWOT giúp nhận diện và cải thiện các mặt hạn chế trong quy trình, đồng thời nắm bắt cơ hội từ thị trường nhằm tăng lợi thế cạnh tranh.

Điểm mạnh có thể nằm ở khả năng thương thảo tốt hay mối quan hệ đối tác bền chặt, trong khi điểm yếu có thể là quy trình phức tạp hoặc thiếu sự tích hợp công nghệ. Nhận diện cơ hội như xu thế thị trường xanh và đối mặt với thách thức là chìa khóa cho việc cải tiến liên tục trong thu mua.

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực chính là yếu tố then chốt đảm bảo quy trình thu mua được thực hiện hiệu quả. Doanh nghiệp nên đầu tư đào tạo nhân viên về kỹ năng thu mua, nắm vững thị trường và sử dụng thành thạo công nghệ mới.

Ngoài ra, khuyến khích nhân viên học tập và áp dụng các mô hình quản lý tiên tiến như Lean Six Sigma giúp nâng cao tính hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong hoạt động thu mua.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững

Văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự thành công của các chiến lược thu mua. Một văn hóa doanh nghiệp đề cao tính bền vững và đổi mới sẽ thúc đẩy nhân viên luôn động lực cải tiến quy trình và tìm kiếm các giải pháp thu mua hiệu quả.

Xây dựng văn hóa hợp tác, nơi mọi người sẵn sàng chia sẻ ý tưởng và đóng góp cho quy trình thu mua không chỉ khuyến khích sáng tạo mà còn giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong dài hạn.

Việc tối ưu hóa quy trình thu mua nguyên vật liệu không chỉ giúp doanh nghiệp giảm tối đa chi phí và cải thiện chất lượng sản phẩm mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Bằng cách nhanh chóng áp dụng công nghệ, xây dựng chiến lược bền vững và phát triển nguồn nhân lực, doanh nghiệp có thể vững bước trên con đường phát triển đầy thách thức. Sự kết hợp của các yếu tố chiến lược và văn hóa sẽ là nền tảng vững chắc cho bất kỳ doanh nghiệp nào hướng đến sự thành công trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay.