Vai trò và trách nhiệm của tổ trưởng lễ tân tòa nhà
Tổ trưởng lễ tân tòa nhà đóng vai trò then chốt trong việc duy trì và cải thiện chất lượng dịch vụ tại khu vực lễ tân của mọi toà nhà. Người đảm nhận vị trí này sẽ trực tiếp tiếp nhận mọi thông tin, phản ánh, yêu cầu từ khách hàng tại quầy lễ tân, qua điện thoại hay tại văn phòng Ban Quản Lý (BQL), sau đó tiến hành xử lý ngay hoặc chuyển tiếp tới các bộ phận liên quan để giải quyết kịp thời. Bên cạnh đó, tổ trưởng cũng đảm trách việc tiếp nhận và chuyển giao các hồ sơ đăng ký liên quan đến dịch vụ như thi công, sửa chữa, vận chuyển hàng hóa, và đậu xe.
Trong quá trình làm việc, họ sẽ tiếp nhận hoặc chuyển giao các công văn, thông báo từ BQL hoặc Ban Quản Trị (BQT), và lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định. Một phần nhiệm vụ không thể thiếu là hỗ trợ khách hàng sử dụng các ứng dụng điện tử như app quản lý, ví điện tử Momo và hướng dẫn họ trong việc kiểm tra, thanh toán các loại phí sinh hoạt.
Xem thêm
>> Tuyển dụng lễ tân chú ý gì?
Cơ hội việc làm hấp dẫn với tuyển dụng vị trí tổ trưởng lễ tân tòa nhà (Hình từ Internet)
Yêu cầu tuyển dụng đối với ứng viên
Vị trí tổ trưởng lễ tân tòa nhà yêu cầu ứng viên có trình độ từ Trung cấp trở lên, cùng kinh nghiệm tối thiểu một năm ở vị trí tương đương. Mặc dù nghiệp vụ có thể được đào tạo thêm trong thời gian thử việc, nhưng ứng viên cần thể hiện sự tự tin trong giao tiếp tiếng Anh hoặc có kỹ năng thay thế phù hợp. Khả năng thành thạo vi tính văn phòng cũng là một yêu cầu quan trọng để quản lý công việc một cách hiệu quả. Ngoài ra, một tổ trưởng lý tưởng cần nhanh nhẹn, siêng năng, có óc tổ chức cùng kỹ năng giao tiếp tốt, và khả năng xử lý tình huống linh hoạt.
Chế độ đãi ngộ và phúc lợi
Nếu bạn được tuyển dụng cho vị trí này, chế độ lương sẽ được thỏa thuận dựa trên năng lực thực tế. Ngoài ra, bạn còn được hưởng lương tháng 13, thưởng các dịp lễ, Tết, cùng với các chế độ bảo hiểm theo quy định của Luật Lao Động. Mỗi năm, nhân viên sẽ được cấp đồng phục mới, tham gia xét nâng lương, và được tham gia các chuyến du lịch, team building nhằm phát triển kỹ năng làm việc nhóm và gắn kết. Để ghi nhận sự đóng góp lâu dài, bạn cũng sẽ nhận được thưởng thâm niên.
Thẩm quyền và quy trình làm việc hàng ngày
Một tổ trưởng lễ tân tòa nhà không chỉ giám sát mà còn phải đảm bảo tất cả nhân viên lễ tân tuân thủ đúng các quy trình, quy định và duy trì tác phong chuyên nghiệp tại dự án. Công tác kiểm tra checklist hàng ngày là bắt buộc để đảm bảo chất lượng dịch vụ cho cư dân luôn được duy trì ở mức tốt nhất. Tổ trưởng cũng cần hỗ trợ đào tạo, hướng dẫn nhân viên lễ tân mới, và báo cáo công việc một cách đầy đủ, chính xác theo ngày, tuần, tháng cho Giám đốc tòa nhà.
Phát triển và mở rộng kỹ năng
Những công việc phát sinh sẽ được phân công bởi cấp quản lý hoặc Giám đốc tòa nhà. Vì vậy, tổ trưởng cần phải sẵn sàng học hỏi và tiếp thu kinh nghiệm từ các tình huống thực tế để phát triển bản thân và đóng góp tích cực vào sự phát triển chung của tòa nhà. Khả năng ra quyết định độc lập và làm việc nhóm một cách hiệu quả là những điều kiện tiên quyết để thành công trong môi trường này. Chịu được áp lực công việc sẽ giúp bạn xử lý linh hoạt hàng loạt công việc mỗi ngày, giữ vững tinh thần dịch vụ tận tâm với khách hàng.
Xem thêm