Làm thế nào để viết bản giải trình với thanh tra thuế và kiểm toán?

Làm sao để chuẩn bị một bản giải trình với thanh tra thuế và kiểm toán hiệu quả?

Khi một doanh nghiệp hoặc cá nhân bị yêu cầu giải trình cho cơ quan thuế hoặc kiểm toán, điều đó thường gây ra sự lo lắng và áp lực. Mối bận tâm lớn nhất thường xoay quanh việc làm thế nào để tạo ra một bản giải trình rõ ràng, đầy đủ và không để lại sơ xuất nhằm tránh những hậu quả không mong muốn. Dưới đây là các bước cần thiết và những yếu tố quan trọng mà bạn cần lưu ý khi chuẩn bị bản giải trình với thanh tra thuế (tax auditor) và kiểm toán.

1. Tìm hiểu kỹ yêu cầu của cơ quan thuế và kiểm toán

Trước khi bắt tay vào viết bản giải trình, điều đầu tiên và quan trọng nhất là bạn phải hiểu rõ mục đích của thanh tra thuế hoặc kiểm toán và những gì họ đang yêu cầu từ bạn. Bạn cần xác định xem họ đang kiểm tra số liệu nào, giai đoạn tài chính nào, và những vấn đề cụ thể nào đã được đề cập trong yêu cầu. Điều này giúp bạn chuẩn bị tập trung vào những thông tin thực sự quan trọng mà cơ quan chức năng cần, tránh việc cung cấp thông tin dư thừa hoặc không cần thiết, làm mất thời gian của cả hai bên.

2. Làm rõ trách nhiệm và quy trình nội bộ

Đảm bảo rằng bạn có một quy trình rõ ràng để thu thập tài liệu và thông tin cần thiết cho bản giải trình. Những tài liệu và thông tin này có thể bao gồm hóa đơn, chứng từ kế toán, biên bản họp, hoặc bất kỳ tài liệu nào liên quan đến hoạt động tài chính của bạn trong giai đoạn bị thanh tra. Hơn nữa, việc xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân liên quan trong bộ phận tài chính hoặc kế toán cũng là điều cần thiết. Điều này giúp việc chuẩn bị diễn ra suôn sẻ hơn và dễ dàng kiểm tra lại các thông tin cần thiết nếu có yêu cầu thêm từ cơ quan thuế hoặc kiểm toán.

3. Sử dụng ngôn ngữ chính xác và dễ hiểu

Bản giải trình cần được viết bằng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác, và dễ hiểu. Tránh sử dụng các thuật ngữ kỹ thuật phức tạp hoặc những từ ngữ có tính chất mập mờ. Mỗi thông tin bạn đưa ra cần được trình bày một cách mạch lạc, có bố cục rõ ràng. Hãy thử đặt mình vào vị trí của người đọc bản giải trình để hiểu xem những đoạn nào có thể gây khó hiểu hay nhầm lẫn và điều chỉnh sao cho hợp lý.

4. Chứng minh bằng số liệu và tài liệu cụ thể

Những lập luận trong bản giải trình cần được củng cố bằng những số liệu, chứng từ hoặc tài liệu cụ thể. Hãy chắc chắn rằng tất cả các thông tin được đưa ra đều có căn cứ xác thực. Đồng thời, bạn cũng cần kiểm soát những con số, chỉ số tài chính để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trước khi gửi bản giải trình đi. Nếu có bất kỳ sai số nào, điều này có thể dẫn tới việc bản giải trình bị bác bỏ hoặc gây nghi ngờ trong quá trình kiểm toán.

5. Trao đổi và tư vấn cùng chuyên gia

Việc tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia trong lĩnh vực kế toán, tài chính, hoặc pháp lý là điều nên làm, nhất là khi bạn cảm thấy đuối sức với bản giải trình này. Đôi khi, một cái nhìn khác từ chuyên gia có thể giúp bạn tìm ra những sơ hở hoặc điểm chưa rõ ràng trong báo cáo của mình. Điều này không chỉ giúp bạn chuẩn bị một bản giải trình hoàn chỉnh hơn mà còn giúp bạn tự tin trong quá trình trao đổi với thanh tra thuế (tax auditor) và kiểm toán.

6. Kiểm tra và rà soát trước khi gửi

Trước khi gửi bản giải trình, hãy kiểm tra và rà soát lại toàn bộ nội dung để đảm bảo rằng không còn sai sót nào, dù nhỏ nhất. Các lỗi nhỏ như sai chính tả, bố cục không đều, thông tin không khớp có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình đánh giá của cơ quan thuế và kiểm toán. Do đó, hãy dành thời gian một cách cẩn thận để đọc và kiểm tra lại từng chi tiết một.

7. Sẵn sàng đối thoại và giải thích khi cần

Sau khi bản giải trình đã được gửi đi, có thể sẽ có nhu cầu từ phía thanh tra thuế hoặc kiểm toán về việc giải thích thêm hoặc đối thoại trực tiếp với bạn. Hãy chuẩn bị sẵn sàng cho điều này bằng cách nắm vững mọi thông tin bạn đã đưa ra trong bản giải trình. Yếu tố trung thực và nhất quán trong cách trả lời sẽ giúp bạn lấy được niềm tin từ cơ quan chức năng và thuyết phục họ một cách dễ dàng hơn.

Bản giải trình với thanh tra thuế và kiểm toán không chỉ là vấn đề tuân thủ pháp luật mà còn là một dịp để chứng minh doanh nghiệp của bạn luôn hành động theo nguyên tắc công bằng và minh bạch. Thông qua quá trình này, mối quan hệ của bạn với cơ quan chức năng sẽ được củng cố và đồng thời nâng cao uy tín của bạn trong mắt khách hàng, đối tác và xã hội.

Làm thế nào để viết bản giải trình với thanh tra thuế (tax auditor) và kiểm toán? (Hình từ Internet)

Những hành vi nào thuộc phạm vi giải trình vi phạm hành chính về thuế?

Các trường hợp giải trình vi phạm hành chính về thuế được quy định tại khoản 1 Điều 37 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:

Việc giải trình vi phạm hành chính về thuế được áp dụng đối với những hành vi vi phạm sau đây:

(1) Hành vi vi phạm hành chính về thuế được phát hiện thông qua công tác thanh tra thuế, kiểm tra thuế hoặc các trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính điện tử;

(2) Hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn được quy định tại Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP;

(3) Hành vi trốn thuế được quy định tại Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP;

(4) Các hành vi vi phạm đối với ngân hàng thương mại, người bảo lãnh nộp tiền thuế được quy định tại Điều 18 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Khi giải trình vi phạm thuế trực tiếp, lập biên bản có bắt buộc không?

Trường hợp giải trình vi phạm hành chính về thuế trực tiếp được quy định tại khoản 3 Điều 61 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (được sửa đổi bởi khoản 30 Điều 1 Luật Xử lý vi phạm hành chính sửa đổi 2020) như sau:

Theo quy định, đối với trường hợp giải trình trực tiếp thì cá nhân, tổ chức, vi phạm hành chính về thuế phải gửi văn bản yêu cầu được giải trình trực tiếp đến người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày lập biên bản vi phạm hành chính.

Như vậy, việc giải trình trực tiếp được lập thành biên bản và phải có chữ ký của các bên liên quan; trường hợp biên bản gồm nhiều trang thì các bên phải ký vào từng trang biên bản.

Biên bản phải được lưu trong hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính và giao cho cá nhân, tổ chức vi phạm hoặc người đại diện hợp pháp của họ 01 bản.