Quyết định 17/2011/QĐ-UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh An Giang

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRỰC THUỘC SỞ NỘI VỤ TỈNH AN GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 3 tháng 12 năm 2004;

Căn cứ nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 2 năm 2008 của chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh An Giang,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh An Giang.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục Trưởng chi cục Văn thư - Lưu trữ và Thủ trưởng các cơ quan có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRỰC THUỘC SỞ NỘI VỤ TỈNH AN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 17 /2011/QĐ-UBND ngày 13 tháng 5 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang)

Chương I

VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

Điều 1. Vị trí, chức năng của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh An Giang là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ; đồng thời, chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.

3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, có trụ sở và kinh phí hoạt động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật.

Điều 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

a) Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

c) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;

d) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

đ) Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

g) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

h) Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ và ngành chức năng giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

i) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;

k) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

l) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.

2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, như sau:

a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;

b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;

c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

d) Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ;

đ) Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

e) Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

g) Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ;

h) Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định.

Chương II

CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ BIÊN CHẾ

Điều 3. Cơ cấu tổ chức và biên chế của Chi cục Văn thư – Lưu trữ

1. Lãnh đạo Chi cục:

a) Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi cục Trưởng và các Phó Chi cục Trưởng;

b) Chi cục Trưởng chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục.

c) Phó Chi cục Trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công.

d) Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Chi cục Trưởng, Phó Chi cục Trưởng thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý cán bộ, công chức của Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Các phòng chuyên môn nghiệp vụ:

a) Phòng Hành chính - Tổng hợp;

b) Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;

c) Phòng Thu thập - Chỉnh lý;

d) Phòng Tổ chức sử dụng - Kho Lưu trữ chuyên dụng.

3. Biên chế:

Biên chế của Chi cục Văn thư - Lưu trữ do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng biên chế hành chính và biên chế sự nghiệp của Sở Nội vụ được Ủy ban nhân dân tỉnh giao hàng năm.

Chương III

CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 4. Chế độ làm việc

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ làm việc theo chương trình, kế hoạch công tác hàng năm được Giám đốc Sở Nội vụ giao và theo chức năng nhiệm vụ, quyền hạn trong bản quy định này.

2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ làm việc theo chế độ Thủ trưởng. Chi cục Trưởng quy định các công việc thuộc phạm vi chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của cơ quan; đồng thời chịu trách nhiệm cao nhất trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục.

3. Phó Chi cục Trưởng là người giúp việc cho Chi cục Trưởng, được Chi cục Trưởng phân công phụ trách một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Chi cục Trưởng và trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công; Khi Chi cục Trưởng vắng mặt, một Phó Chi cục Trưởng được Chi cục Trưởng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Chi cục.

4. Khi có những vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền của Chi cục Trưởng hoặc được sự thống nhất của các Sở, ban, ngành, đoàn thể liên quan thì Chi cục Trưởng báo cáo Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân Tỉnh xem xét cho ý kiến chỉ đạo giải quyết.

Điều 5. Mối quan hệ công tác

1. Đối với Bộ Nội vụ:

Chi cục chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Nôi vụ. Chi cục Trưởng có trách nhiệm chế độ báo cáo tình hình công tác chuyên môn cho Bộ Nội vụ theo định kỳ và theo yêu cầu đột xuất, kịp thời nắm bắt các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả ở địa phương.

2. Đối với Sở Nội vụ:

Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ. Chi cục Trưởng có trách nhiệm báo cáo tình hình công tác theo chế độ định kỳ và theo yêu cầu đột xuất, tham mưu đề xuất với Sở Nội vụ về lĩnh vực công tác do Chi cục phụ trách. Trước khi tổ chức thực hiện các chương trình công tác của Bộ Nội vụ và các ngành Trung ương có liên quan đến chương trình, kế hoạch chung của tỉnh, Chi cục phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Sở Nội vụ và Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Đối với tổ chức thuộc Sở Nội vụ:

Chi cục có mối quan hệ phối hợp với các tổ chức thuộc Sở Nội vụ trong việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao.

4. Đối với các Sở, Ban, ngành, đoàn thể của tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố:

Chi cục có mối quan hệ phối hợp các Sở, ban, ngành, đoàn thể và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố trong việc thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ; đôn đốc hướng dẫn các cơ quan, đơn vị và địa phương thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 6. Chi cục Trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan có liên quan triển khai thực hiện tốt quy định này, đảm bảo sự quản lý thống nhất về công tác và tăng cường hiệu lực quản lý, hiệu quả hoạt động lĩnh vực công tác Văn thư - Lưu trữ.

Điều 7. Căn cứ vào Quy định này và các văn bản pháp luật có liên quan, Chi cục Trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn thuộc Chi cục; bố trí cán bộ, công chức phù hợp với trình độ chuyên môn, chức danh tiêu chuẩn nghiệp vụ và đúng chỉ tiêu biên chế được giao, đảm bảo hòan thành nhiệm vụ chính trị của đơn vị.

Điều 8. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề gì phát sinh, vướng mắc thì Chi cục Trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan có liên quan (thông qua Sở Nội vụ) trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định điều chỉnh phù hợp./.