Công văn 2488/CTH-QLDN2 năm 2026 hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân thông qua cơ quan chi trả đối với trường hợp sáp nhập, hợp nhất do Thuế Thành phố Cần Thơ ban hành

Kính gửi: Cơ quan, đơn vị hành chính, sự nghiệp trên địa bàn thành phố

Nhận thấy thời gian gần đây, các đơn vị đang trong giai đoạn thực hiện thủ tục sáp nhập, hợp nhất theo Quyết định của UBND thành phố Cần Thơ còn gặp nhiều lúng túng trong việc thực hiện kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động; nhằm tạo thuận lợi cho NNT trong quá trình thực hiện quyết toán, Thuế thành phố Cần Thơ có một số lưu ý như sau:

Căn cứ điểm c khoản 2 Điều 39; khoản 4 Điều 44; khoản 2, khoản 4 Điều 68 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019:

“Điều 39. Chấm dứt hiệu lực mã số thuế

2. Người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:

c) Bị chia, bị sáp nhập, bị hợp nhất;

Điều 44. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

4. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.

Điều 68. Hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế trong trường hợp tổ chức lại doanh nghiệp

2. Doanh nghiệp bị tách, bị hợp nhất, bị sáp nhập có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế trước khi tách, hợp nhất, sáp nhập; trường hợp chưa hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế thì doanh nghiệp bị tách và doanh nghiệp được tách, doanh nghiệp hợp nhất, doanh nghiệp nhận sáp nhập có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế...

4. Việc tổ chức lại doanh nghiệp không làm thay đổi thời hạn nộp thuế của doanh nghiệp được tổ chức lại. Trường hợp doanh nghiệp được tổ chức lại hoặc các doanh nghiệp thành lập mới không nộp thuế đầy đủ theo thời hạn nộp thuế đã quy định thì bị xử phạt theo quy định của pháp luật.”

Căn cứ điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế:

“Điều 8. Các loại thuế khai theo tháng, khai theo quý, khai theo năm, khai theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế và khai quyết toán thuế

6. Các loại thuế, khoản thu khai quyết toán năm và quyết toán đến thời điểm giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp. Trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (không bao gồm doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa) mà doanh nghiệp chuyển đổi kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp được chuyển đổi thì không phải khai quyết toán thuế đến thời điểm có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp, doanh nghiệp khai quyết toán khi kết thúc năm. Cụ thể như sau: ...

d) Thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập; cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế. Cụ thể như sau:

d.1) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền do tổ chức, cá nhân trả thu nhập chi trả, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới do tổ chức cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc tổ chức cũ và tổ chức mới trong cùng một hệ thống thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế theo ủy quyền của cá nhân đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả và thu lại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có).

d.2) Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập, cụ thể như sau:

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm. Trường hợp cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới theo quy định tại điểm d.1 khoản này thì cá nhân được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức mới.”

Căn cứ hướng dẫn tại Điều 15 Thông tư số 86/2024/TT-BTC ngày 23/12/2024 quy định về đăng ký thuế:

“Điều 15. Các nghĩa vụ người nộp thuế phải hoàn thành trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế

1. Người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ về hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn.

2. Người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ nộp hồ sơ khai thuế, nộp thuế và xử lý số tiền thuế nộp thừa, số thuế giá trị gia tăng chưa được khấu trừ (nếu có) theo quy định tại Điều 43, 44, 47, 60, 67, 68, 70, 71 Luật Quản lý thuế với cơ quan quản lý thuế, bao gồm cả các nghĩa vụ theo Mã số thuế nộp thay (nếu có).

3. Trường hợp đơn vị chủ quản có các đơn vị phụ thuộc thì toàn bộ các đơn vị phụ thuộc phải hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế của đơn vị chủ quản. ”

Căn cứ quy định về hồ sơ, mẫu biểu quyết toán thuế TNCN hiện hành, tổ chức chi trả sử dụng Tờ khai mẫu số 05/QTT-TNCN và các phụ lục kèm theo; trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức chi trả quyết toán thay thì cá nhân lập Giấy ủy quyền theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 80/2021/TT-BTC;

Căn cứ hướng dẫn tại Công văn 1672/CTH-CNTK ngày 12/3/2026 của Thuế thành phố Cần Thơ về việc lưu ý quyết toán TNCN năm 2025;

Trường hợp đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện sáp nhập, hợp nhất và có phát sinh việc điều chuyển viên chức, người lao động từ đơn vị cũ sang đơn vị mới thì việc quyết toán thuế TNCN thông qua cơ quan chi trả được thực hiện như sau:

1. Đối với tổ chức bị sáp nhập/hợp nhất

Tổ chức bị sáp nhập/hợp nhất có trách nhiệm hoàn thành việc kê khai, nộp hồ sơ khai thuế, hồ sơ quyết toán thuế đến thời điểm sáp nhập theo thời hạn quy định; đồng thời rà soát số thu nhập đã chi trả, số thuế TNCN đã khấu trừ của từng người lao động trong thời gian đơn vị còn hoạt động để làm căn cứ bàn giao số liệu cho tổ chức nhận sáp nhập/tổ chức mới sau hợp nhất và phục vụ việc quyết toán thuế theo đúng quy định.

Trường hợp đã cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động thì thực hiện bàn giao, phối hợp thu hồi chứng từ khấu trừ đã cấp cho các cá nhân thuộc diện ủy quyền quyết toán tại tổ chức mới theo quy định.

2. Đối với tổ chức nhận sáp nhập/tổ chức mới sau hợp nhất

Trường hợp người lao động được điều chuyển từ tổ chức bị sáp nhập/hợp nhất sang tổ chức nhận sáp nhập/tổ chức mới sau hợp nhất và tại thời điểm tổ chức mới thực hiện quyết toán thuế người lao động vẫn đang làm việc tại đơn vị, nếu cá nhân đủ điều kiện ủy quyền thì tổ chức nhận sáp nhập/tổ chức mới sau hợp nhất thực hiện quyết toán thay cho cá nhân đối với toàn bộ phần thu nhập do cả tổ chức cũ và tổ chức mới chi trả trong năm.

Khi lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN, tổ chức nhận sáp nhập thực hiện như sau:

- Chỉ tiêu [04] trên Tờ khai mẫu số 05/QTT-TNCN: đánh dấu vào trường hợp quyết toán theo ủy quyền của cá nhân được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập/hợp nhất

- Chỉ tiêu [12] Tổng thu nhập chịu thuế: kê khai bao gồm thu nhập tại cả tổ chức cũ và tổ chức mới.

- Chỉ tiêu [13] Thu nhập chịu thuế tại tổ chức trước khi điều chuyển: kê khai phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả.

- Chỉ tiêu [22] Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ: kê khai bao gồm số thuế đã khấu trừ tại cả tổ chức cũ và tổ chức mới.

- Chỉ tiêu [23] Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trước khi điều chuyển: kê khai phần thuế đã khấu trừ tại tổ chức cũ.

3. Trường hợp người lao động không đủ điều kiện ủy quyền

Người lao động không thuộc diện được ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho tổ chức nhận sáp nhập/tổ chức mới sau hợp nhất khi không đáp ứng điều kiện tại điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP thì thực hiện trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế theo quy định.

4. Về hồ sơ, chứng từ lưu tại đơn vị

Để bảo đảm cơ sở pháp lý khi quyết toán thay cho người lao động, đề nghị tổ chức nhận sáp nhập/tổ chức mới sau hợp nhất lưu giữ đầy đủ: quyết định/hồ sơ sáp nhập/hợp nhất; danh sách lao động điều chuyển; bảng tổng hợp thu nhập và số thuế đã khấu trừ do tổ chức cũ bàn giao; Giấy ủy quyền quyết toán thuế mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN của từng cá nhân; tài liệu về chứng từ khấu trừ thuế đã thu hồi hoặc chưa cấp theo thực tế phát sinh.

Lưu ý khác: Trường hợp NNT đã thực hiện quyết toán thuế TNCN nhưng chưa bảo đảm các quy định nêu trên thực hiện rà soát thông tin nghĩa vụ đã kê khai và khai bổ sung lại hồ sơ quyết toán TNCN (nếu có).

Trong trường hợp còn vướng mắc vui lòng liên hệ với Thuế thành phố Cần Thơ, Phòng Quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp số 2, số điện thoại: 0292 3 820 047 để được hướng dẫn.

Thuế thành phố Cần Thơ thông báo đến Người nộp thuế được biết và thực hiện./.

(Đính kèm Công văn 1672/CTH-CNTK ngày 12/3/2026 của Thuế thành phố Cần Thơ về việc lưu ý quyết toán TNCN năm 2025)