Tuyển Thư Ký Tổng Giám Đốc

- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Tổng Giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành.

- Lập lịch làm việc cho BTGĐ, tiếp và hướng dẫn Khách đến gặp BTGĐ để liên hệ công tác.

- Sắp xếp lịch trình và nội dung chuyến đi công tác của Tổng Giám Đốc và các thành viên trong Ban Tổng Giám Đốc;

- Chuẩn bị các nội dung cần thiết cho BTGĐ đi công tác (hồ sơ tài liệu, phương tiện khác,…).

- Chuẩn bị nội dung, soạn thảo thông tin thư mời liên quan và tổ chức cuộc họp;

- Liên hệ, giao dịch với đối tác, bằng thư, điện thoại, email hoặc fax theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc.

- Thay mặt BTGĐ tham dự các công tác giao dịch đối ngoại theo yêu cầu.

- Quản lý danh sách, số điện thoại, địa chỉ các công ty, cơ quan hoặc các cá nhân có nhu cầu liên hệ thường xuyên nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác;

- Tiếp nhận và xử lý nhanh, chính xác các cuộc gọi từ đối tác, các bộ phận gọi đến;

- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.

- Truyền đạt mệnh lệnh, chỉ đạo TGĐ đến các cấp quản lý và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện.

- Tiếp nhận các loại văn bản gửi lên BTGĐ, xem xét, kiểm duyệt (theo phạm vi quy định), phân phối các văn bản của BTGĐ duyệt đến các cá nhân, đơn vị liên quan.

- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban và tổng hợp gửi lên Ban Tổng Giám đốc.

- Làm cầu nối liên lạc, trao đổi công việc, thông tin giữa các bộ phận với TGĐ;

- Phân loại hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ, thiết lập hệ thống lưu trữ hiệu quả, đảm bảo độ chính xác, nhanh chóng khi tìm kiếm;

- Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan.

- Quản lý (bảo quản, lưu trữ) tài liệu văn phòng BTGĐ.

- Tổng hợp báo cáo hàng tuần, tháng, quý của các đơn vị trình BTGĐ.

- Thực hiện các báo cáo chuyên môn theo định kỳ và theo yêu cầu của cấp trên.

- Thực hiện các công việc đột xuất theo yêu cầu của TGĐ.