Tuyển mới Thư Ký, Trợ Lý Giám Đốc

1/ Hỗ trợ duyệt triển khai lịch sản xuất :

• Tiếp nhận đơn hàng hợp lệ (thông tin đầy đủ, hợp lệ, có chữ ký của người đề xuất đủ thẩm quyền).
• Kiểm tra lịch hoạt động với bộ phận sản xuất.
• Duyệt sản xuất trên phần mềm quản trị.
• Báo cáo, xin ý kiến từ Giám đốc xử lý các trường hợp bất thường.

2/ Hỗ trợ theo dõi, triển khai các chỉ đạo của Giám đốc :

• Giúp Giám đốc theo dõi việc triển khai, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo tiến độ thực hiện của các bộ phận được chỉ định.
• Phối hợp với các bộ phận để thực hiện và hoàn thành công việc được giao.
• Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng/bộ phận, đơn vị trực thuộc xin ý kiến trình Giám đốc phê duyệt.
• Gởi tài liệu; Lưu giữ tài liệu, công văn, hồ sơ thuộc thẩm quyền.
• Truyền đạt thông tin của Giám đốc tới các phòng, bộ phận, đơn vị liên quan và nhận thông tin phản hồi cho Giám đốc.
• Nhận báo cáo từ các phòng ban, tổng hợp & phân tích báo cáo, ghi chú các trọng điểm cần lưu ý giải quyết.
• Cầu nối liên hệ giữa các thành viên với Giám đốc.

3/ Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác :

• Tiếp nhận các cuộc gọi hay đặt lịch hẹn với các đối tác là cá nhân / tổ chức có liên lạc với ban giám đốc.
• Lên lịch, sắp xếp kế hoạch công tác và thông báo lịch làm việc của Giám đốc theo tuần/tháng.
• Chuẩn bị cho các chuyến đi công tác của Giám đốc (lịch trình, quà tặng, visa-nếu có, phương tiện di chuyển, đặt khách sạn, tiệc chiêu đãi đối tác, ...)
• Tham gia các chuyến đi công tác cùng Giám đốc và tiếp khách.
• Thông báo, nhắc nhở, đôn đốc cho đoàn công tác tháp tùng GĐ về lịch công tác của Giám đốc trong chuyến công tác.

4/ Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp của Ban Tổng Giám đốc :

• Lập kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp Hội nghị, họp giao ban và tổng kết.
• Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
• Chuẩn bị tài liệu, thông tin cần thiết theo yêu cầu của Giám đốc . Phân phối tài liệu tới các thành viên tham dự trước buổi họp hay hội nghị.
• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý cơ bản các thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban, các cá nhân/tổ chức khác gửi lên Ban Giám đốc.
• Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp.

5/ Quản trị văn phòng :

• Tiếp đón khách hàng và các đối tác theo yêu cầu của Giám đốc.
• Kiểm tra các hộp thư đến và báo cáo cho Giám đốc nội dung thư; soạn thảo và trả lời thư theo yêu cầu của Giám đốc
• Hỗ trợ phòng Nhân sự & hành chính trong việc thực hiện các chỉ thị của Giám đốc.

6/ Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc.