Trưởng phòng Hành chính (Chi nhánh Hồ Chí Minh)

- Xây dựng, hoàn thiện quy trình, quy định, thủ tục, biểu mẫu phục vụ công tác hành chính; quản lý việc sắp xếp, lưu trữ giấy tờ liên quan đến công tác hành chính.
- Xây dựng quy định về việc thực hiện và giám sát thực hiện công tác an ninh, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ cho văn phòng tòa nhà và hệ thống kho bãi.
- Giám sát việc tuân thủ các nội quy làm việc, quy định quản lý, quy định hành chính, giám sát công tác lễ tân, cấp dưỡng, điều hành xe, thủ tục đặt vé máy bay, khách sạn, mua bán công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động của chi nhánh
- Quản lý công tác bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa tài sản, trang thiết bị, hạ tầng, cơ sở vật chất, đảm bảo việc sử dụng hiệu quả, đúng mục đích và phương pháp.
- Chủ trì các lớp đào tạo nghiệp vụ và diễn tập PCCC hàng năm để bảo đảm an toàn tối đa cho tòa nhà và kho bãi.
- Tìm kiếm khách hàng thuê văn phòng và quản lý hợp đồng, giám sát việc thanh toán phí thuê, điện, nước, phí dịch vụ… định kỳ theo hợp đồng. Nhận phản hồi và hỗ trợ tối đa các yêu cầu của khách hàng thuê văn phòng để việc hợp tác được hiệu quả.
- Lên kế hoạch ngân sách mua sắm của phòng Hành chính trong năm, giám sát việc mua sắm, cấp phát và sử dụng ngân sách định kỳ theo tháng, giám sát công tác lắp đặt, bàn giao nghiệm thu và làm thủ tục thanh toán theo quy trình
- Phối hợp với phòng Kế toán thực hiện chế độ kiểm kê tài sản theo quy định.
- Phối hợp thực hiện công tác truyền thông, tổ chức các sự kiện của Công ty như lễ, tết, teambuilding, sinh nhật Công ty…
- Giao dịch với các cơ quan, ban ngành tại địa phương nơi Công ty đặt trụ sở và các cơ quan chính quyền khác trong phạm vi trách nhiệm công việc được giao.