Trợ lý Tổng Giám đốc

Tổng quan

- Thực hiện các công việc thư ký, trợ lý riêng hỗ trợ Tổng Giám đốc trong quá trình điều hành,

- Trợ giúp Tổng Giám đốc trong việc điều phối công việc với bên ngoài và nội bộ Công ty

- Báo cáo, cập nhật kịp thời các công việc đột xuất cần TGĐ xử lý

Nhiệm vụ chính

- Là đầu mối liên hệ, kết nối, truyền đạt thông tin từ TGĐ tới các phòng/ ban/cá nhân để đảm bảo duy trì các hoạt động điều hành hàng ngày được trôi chảy;
- Sắp xếp, theo dõi và nhắc nhở lịch làm việc, lịch họp, công tác và lịch cá nhân của Tổng Giám đốc;

- Thực hiện sắp xếp phương tiện, book vé máy bay, khách sạn và tiến hành thanh toán các chi phí của TGĐ (khi có yêu cầu). Theo dõi những thay đổi của hành trình và thông báo kịp thời những thay đổi tới TGĐ và các bên liên quan;

- Sắp xếp, tổ chức các cuộc họp, gửi thư mời, thông báo tới các bên liên quan. Chuẩn bị tài liệu họp (nội dung, chương trình, powerpoint…); tuỳ từng cuộc họp sẽ cùng tham dự, ghi chép biên bản, tổng hợp nội dung, lập báo cáo khi được TGĐ yêu cầu;
- Hỗ trợ, điều phối công việc và giao dịch khác của TGĐ với các đối tác bên ngoài;
- Tiếp nhận, sắp xếp và quản lý lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, thư tín, tài liệu của TGĐ đảm bảo tính khoa học và bảo mật thông tin;

- Báo cáo, cập nhật kịp thời các vấn đề phát sinh cần TGĐ giải quyết, sắp xếp thứ tự các nội dung ưu tiên;

- Thực hiện các công việc khác khi được yêu cầu