Trợ Lý, Thư Ký Tổng Giám Đốc

1. Công tác văn thư, lưu trữ hành chính.
- Tiếp nhận, kiểm tra, trình ký và thống kê tất cả hồ sơ Đơn vị trình ký TGĐ.
- Thiết lập, kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng, ngằn ngừa các rủi ro tiềm ẩn.
- Thiết lập văn bản/ thông báo theo chỉ đạo của cấp trên.
- Theo dõi, chấm công cho phòng.
- Đặt văn phòng phẩm cho phòng.
- Làm thủ tục xuất mẫu, vật tư.
- Làm thủ tục thanh toán, tạm ứng.
- Thống kê chi tiết các dự án/ công việc, báo cáo định kỳ cho cấp quản lý trực tiếp.
- Lưu trữ sắp xếp hồ sơ tài liệu phòng theo hệ thống.
- Thực hiện các công việc hành chính thuộc phòng.
2. Thực hiện công tác báo cáo, thống kê theo yêu cầu của BTGĐ.
- Tổng hợp và thống kê số liệu, lập báo cáo phân tích liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty theo sự phân công và chỉ đạo của BTGĐ, Trưởng phòng.
- Phối hợp với các Khối/phòng liên quan trong việc truy xuất các số liệu theo yêu cầu của BTGĐ khi có yêu cầu.
- Thiết lập, xây dựng các hệ thống thống kê và lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên.
- Thống kê chi tiết các dự án, báo cáo định kỳ cho cấp quản lý trực tiếp.
- Phân tích dữ liệu thông tin từ các báo cáo theo yêu cầu của BTGĐ.
3. Công tác phối hợp, thông tin liên hệ giữa BGĐ và các Khối/ Phòng liên quan.
- Quản lý, sắp xếp lịch và chương trình, cuộc họp theo chỉ đạo của BGĐ.
- Đầu mối tương tác, hỗ trợ công tác tổ chức (soạn thư mời/ gửi email mời họp, chuẩn bị địa điểm họp, sắp xếp và chuẩn bị tài liệu cần thiết và phân phối tài liệu tới các thành phần tham dự cuộc họp) cho các buổi làm việc, các cuộc họp, các sự kiện có sự tham dự của BTGĐ.
- Phối hợp với các Khối/ Phòng trong Công ty để thực hiện các nhiệm vụ, mục tiêu được giao.
- Thực hiện nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Cấp trên trực tiếp.