Trợ Lí - Thư Ký Giám Đôc - Sales Admin

1. Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.
- Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành.
- Tổ chức hội ý để nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến vào biên bản.
- Ghi ý kiến của lãnh đạo và chuyển ý kiến đó xuống các đơn vị hoặc cá nhân để họ góp ý bằng văn bản.
2. Tiếp nhận và xử lý thông tin
- Nhanh chóng phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất. Trợ giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đến. Không được phép để ùn tắc.
- Đảm bảo văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật.
- Tập hợp tình hình số liệu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban.
- Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.
3. Đón tiếp khách hàng
- Tiếp khách và giải quyết một số công việc trong giới hạn và sự hiểu biết của mình.
- Sắp xếp chỗ đợi cho khách, không để khách đã ngồi chờ một thời gian dài mà không được để ý đến.
- Chuẩn bị phương tiện ghi chép lại thông tin đối với các cuộc họp.
- Chuẩn bị nước giải khát và chú tâm vào cách phục vụ.
4. Sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên
- Phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích của chuyến đi, các nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng, …
- Lập bản chương trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu, cần hồ sơ gì (tập hồ sơ số mấy),…
- Đặt vé phương tiện giao thông
- Đặt khách sạn: Cần tìm hiểu kỹ: vị trí, các lọai phòng, giá cả, phương thức đặt
- Lập hồ sơ chuyến đi: Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…)
- Tạm ứng và quyết toán chi phí.
- Mô tả công việc: Cập nhật, tổng hợp các báo cáo hoạt động kinh doanh hằng ngày, tuần, tháng, quý.
- Hỗ trợ Phòng Kinh doanh trong việc triển khai các hoạt động hỗ trợ bán hàng của công ty.
- Thực hiện các công việc hành chính khác như soạn thảo văn bản, hợp đồng, báo giá….
- Quản lý thông tin khách hàng: tổng hợp, lưu trữ, phân tích số liệu kinh doanh của bộ phận.
- Quản lý hợp đồng, làm thủ tục thanh lý hợp đồng cho khách hàng.
- Thực hiện công tác hỗ trợ sau bán hàng.
- Hỗ trợ Giám đốc kinh doanh
- Các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.