Sổ bảo hiểm xã hội là gì? Cách đăng ký sổ bảo hiểm xã hội và thủ tục điều chỉnh sổ bảo hiểm xã hội thực hiện thế nào?

Mục lục bài viết

• 1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì?
• 2. Cách đăng ký bảo hiểm xã hội
• 3. Thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
• 4. Thủ tục điều chỉnh sổ bảo hiểm xã hội (bao gồm cả trường hợp cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, quốc tịch)

1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Tại khoản 1 Điều 3 và khoản 1 Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 có quy định như sau:

Như vậy, có thể hiểu cơ bản sổ bảo hiểm xã hội là loại sổ dùng để ghi chép quá trình đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội cũng như làm cơ sở để giải quyết các chế độ này.

2. Cách đăng ký bảo hiểm xã hội

Bước 1:Chuẩn bị hồ sơ đăng ký: (Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và Điều 15 Nghị định 143/2018/NĐ-CP)

- Đối với người lao động: bao gồm cả người lao động trong nước có hợp đồng lao động từ đủ 1 tháng trở lên và người lao động nước ngoài có hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 năm trở lên:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

+ Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

- Đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng như: Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài với doanh nghiệp hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài, tổ chức sự nghiệp được phép đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài; Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hình thức thực tập nâng cao tay nghề với doanh nghiệp đưa người lao động đi làm việc theo hình thức thực tập nâng cao tay nghề; Hợp đồng cá nhân. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội với những người lao động này bao gồm:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

+ Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

- Đối với người sử dụng lao động: tập hợp hồ sơ của người lao động phải chuẩn bị theo quy định trên cùng với các giấy tờ sau:

+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).

+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).

+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

- Số lượng hồ sơ: 1 bộ

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký cho cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện nơi doanh nghiệp có trụ sở chính (Điều 33 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017)

Phương thức nộp hồ sơ: (Quyết định 222/QĐ-BHXH năm 2021)

- Nộp trực tiếp hồ sơ nêu trên cho cơ quan bảo hiểm xã hội;

- Thông qua dịch vụ bưu chính công ích.

- Nếu nộp theo phương thức giao dịch điện tử thì đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua Tổ chức IVAN.

Bước 3: Giải quyết cấp sổ bảo hiểm xã hội (Điểm a Khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017)

- Thời gian nộp hồ sơ đăng ký và giải quyết cấp sổ bảo hiểm xã hội: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

- Thời hạn cấp sổ không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Sổ bảo hiểm xã hội là gì? Cách đăng ký sổ bảo hiểm xã hội và thủ tục điều chỉnh sổ bảo hiểm xã hội thực hiện thế nào? (Hình từ Internet)

3. Thủ tục xin cấp lại sổ bảo hiểm xã hội

Các trường hợp cấp lại sổ bảo hiểm xã hội bao gồm: do mất, hỏng hoặc gộp sổ bảo hiểm xã hội.

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đăng ký cấp lại sổ bảo hiểm xã hội (Khoản 1 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020) bao gồm:

- Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do mất, hỏng: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Gộp sổ bảo hiểm xã hội:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

+ Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội (Quyết định 222/QĐ-BHXH năm 2021)

- Phương thức nộp hồ sơ

+ Nộp trực tiếp hồ sơ nêu trên cho cơ quan bảo hiểm xã hội

+ Thông qua dịch vụ bưu chính công ích.

+ Nếu nộp theo phương thức giao dịch điện tử thì đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua Tổ chức IVAN.

Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định (Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017)

- Thời hạn giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Bước 4: Nhận sổ bảo hiểm xã hội.

4. Thủ tục điều chỉnh sổ bảo hiểm xã hội (bao gồm cả trường hợp cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, quốc tịch)

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).

- Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng như sau:

+ Trường hợp thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quốc tịch: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định và thẻ căn cước/ chứng minh thư/hộ chiếu.

Nếu là Đảng viên: lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi kết nạp.

+ Trường hợp người tham gia thay đổi nơi làm việc: Quyết định (văn bản) chứng minh địa điểm làm việc.

- Đối với trường hợp điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại nguy hiểm chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS);

+ Hồ sơ kèm theo gồm một trong các loại giấy tờ sau: Quyết định phân công vị trí công việc, hưởng lương; Hợp đồng lao động, Hợp đồng làm việc và các giấy tờ khác có liên quan tới việc điều chỉnh.

- Đối với đơn vị sử dụng lao động: trong trường hợp người lao động nộp hồ sơ qua đơn vị, đơn vị có trách nhiệm kiểm tra và chuẩn bị thêm các giấy tờ sau:

+ Xác nhận Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ điều chỉnh thông tin nhân thân trên sổ BHXH: thông tin điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận;

+ Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS).

Bước 2: Nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội

- Tại đây cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tự động cập nhật và điều chỉnh thông tin trong cơ sở dữ liệu về bảo hiểm xã hội của người lao động.

- Thời gian giải quyết cấp nhật thông tin cho người lao động là không quá 05 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.