Nhân viên hành chính là ai? Công việc của nhân viên hành chính

Thứ sáu, 03/05/2024 07:51

(có 1 đánh giá)

Cho tôi hỏi nhân viên hành chính là ai? Công việc của nhân viên hành chính bao gồm những công việc nào? - Tuệ Gia (Long An)

Mục lục bài viết

Có thể nói, nhân viên hành chính là một trong những thành viên không thể thiếu của một công ty nào. Vậy, để hiểu rõ về nhân viên hành chính thì hãy cùng tìm hiểu họ là ai và công việc của nhân viên hành chính gồm những gì?

Nhân viên hành chính là ai? Công việc của nhân viên hành chính

Nhân viên hành chính là ai? Công việc của nhân viên hành chính (Hình từ Internet)

1. Nhân viên hành chính là ai?

Nhân viên hành chính là người đảm nhiệm các công việc hỗ trợ hoạt động chung của một tổ chức, doanh nghiệp. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự vận hành suôn sẻ và hiệu quả của tổ chức.

Trách nhiệm chính của nhân viên hành chính bao gồm:

- Quản lý văn thư: Tiếp nhận, lưu trữ, phân phối văn thư, công văn, tài liệu cho các bộ phận liên quan.

- Hỗ trợ công tác hành chính: Soạn thảo văn bản, báo cáo, hợp đồng; quản lý hồ sơ nhân sự, tài liệu lưu trữ; đặt mua vật tư văn phòng phẩm; tổ chức các cuộc họp, sự kiện.

- Lễ tân: Tiếp đón khách hàng, đối tác; hướng dẫn, giải đáp thắc mắc liên quan đến công ty.

- Hỗ trợ các bộ phận khác: Phối hợp với các bộ phận khác trong tổ chức để hoàn thành các công việc chung.

Tùy theo vị trí cụ thể, nhân viên hành chính có thể có thêm một số trách nhiệm khác như:

- Nhân viên hành chính nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân sự, lương bổng, chế độ phúc lợi; hỗ trợ tuyển dụng, đào tạo nhân viên.

- Nhân viên hành chính tài chính: Hỗ trợ công tác kế toán, thanh toán; quản lý tài sản, vật tư của công ty.

- Nhân viên hành chính văn phòng: Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng; dọn dẹp vệ sinh văn phòng.

2. Công việc của nhân viên hành chính

Nhân viên hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động chung của một tổ chức, doanh nghiệp. Họ đảm nhiệm nhiều công việc đa dạng, bao gồm:

(1) Quản lý văn thư:

- Tiếp nhận, lưu trữ, phân phối văn thư, công văn, tài liệu cho các bộ phận liên quan.

- Sắp xếp, lập hồ sơ, tra cứu văn thư theo quy định.

- Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu của công ty.

- Bảo quản, bảo mật các văn thư, tài liệu quan trọng.

(2) Hỗ trợ công tác hành chính:

- Soạn thảo văn bản, báo cáo, hợp đồng theo yêu cầu.

- Quản lý hồ sơ nhân sự, tài liệu lưu trữ.

- Đặt mua vật tư văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng.

- Tổ chức các cuộc họp, sự kiện theo yêu cầu.

- Lên lịch làm việc, quản lý lịch trình cho lãnh đạo.

- Quản lý tài sản, vật tư của công ty.

- Hỗ trợ công tác kế toán, thanh toán.

- Giải đáp thắc mắc, yêu cầu của nhân viên, khách hàng liên quan đến công ty.

(3) Lễ tân:

- Tiếp đón khách hàng, đối tác đến công ty.

- Hướng dẫn khách hàng, đối tác đến các phòng ban liên quan.

- Giải đáp thắc mắc của khách hàng, đối tác liên quan đến công ty.

- Quản lý quầy lễ tân, đảm bảo vệ sinh, trật tự.

- Tiếp nhận, chuyển phát bưu kiện, thư từ cho các bộ phận liên quan.

(4) Hỗ trợ các bộ phận khác:

- Phối hợp với các bộ phận khác trong tổ chức để hoàn thành các công việc chung.

- Hỗ trợ công tác tuyển dụng, đào tạo nhân viên.

- Hỗ trợ công tác tổ chức sự kiện, hội thảo.

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Ngoài những công việc chính nêu trên, nhân viên hành chính còn có thể được giao thêm một số công việc khác tùy theo nhu cầu cụ thể của từng tổ chức, doanh nghiệp.