Hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán gồm những gì? Bảo quản hồ sơ kiểm toán ra sao?

Mục lục bài viết

• Hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán gồm những gì?
• Việc khai thác hồ sơ kiểm toán được thực hiện trong những trường hợp nào?
• Bảo quản hồ sơ kiểm toán được thực hiện ra sao?

Hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán gồm những gì?

Danh mục hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán được quy định tại Điều 3 Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán, ban hành kèm theo Quyết định 04/2020/QĐ-KTNN như sau:

Danh mục hồ sơ kiểm toán

Danh mục hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán gồm: Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán, hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán, hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, hồ sơ giải quyết khiếu nại kiểm toán và hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, khu vực và Vụ trưởng các Vụ tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán (gọi tắt là Kiểm toán trưởng).

Theo đó, trong một cuộc kiểm toán, hồ sơ kiểm toán bao gồm:

(1) Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán;

(2) Hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán;

(3) Hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán;

(4) Hồ sơ giải quyết khiếu nại kiểm toán;

(5) Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán của Kiểm toán trưởng Kiểm toán nhà nước chuyên ngành, khu vực và Vụ trưởng các Vụ tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán (gọi tắt là Kiểm toán trưởng).

Hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán gồm những gì? Bảo quản hồ sơ kiểm toán ra sao? (Hình từ Internet)

Việc khai thác hồ sơ kiểm toán được thực hiện trong những trường hợp nào?

Điều 11 Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán, ban hành kèm theo Quyết định 04/2020/QĐ-KTNN như sau:

Khai thác hồ sơ kiểm toán

1. Hồ sơ kiểm toán được khai thác trong các trường hợp sau:

a) Khi có đề nghị của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan điều tra và các các cơ quan có liên quan theo quy định của pháp luật;

b) Khi có yêu cầu giám định, kiểm tra kiểm soát chất lượng kiểm toán, giải quyết kiến nghị về báo cáo kiểm toán, khiếu nại, tố cáo;

c) Lập kế hoạch kiểm toán kỳ sau;

d) Các yêu cầu khác theo quy định của Kiểm toán nhà nước.

2. Quyết định cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán

a) Tổng Kiểm toán nhà nước quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán đối với các trường hợp quy định tại Điểm a và Điểm d của Khoản 1 Điều này;

b) Chánh Văn phòng Kiểm toán nhà nước quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán đang được lưu trữ tại kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước đối với các trường hợp quy định tại Điểm b và Điểm c Khoản 1 Điều này;

c) Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước quyết định việc cho phép khai thác hồ sơ kiểm toán do đơn vị mình quản lý đối với các trường hợp quy định tại Điểm b và Điểm c Khoản 1 Điều này.

3. Tổ chức, cá nhân thuộc Kiểm toán nhà nước được mang hồ sơ kiểm toán ra khỏi lưu trữ để phục vụ công tác theo quy định tại Khoản 1 Điều này sau khi được người có thẩm quyền quyết định cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn khi kết thúc công việc; việc giao, nhận hồ sơ kiểm toán phải được lập thành biên bản.

4. Tổ chức, cá nhân không thuộc Kiểm toán nhà nước có nhu cầu khai thác hồ sơ kiểm toán phải có giấy giới thiệu nêu rõ mục đích khai thác và phải tuân thủ quy định về khai thác. Việc khai thác hồ sơ kiểm toán chỉ được thực hiện tại nơi lưu trữ và đối với những tài liệu liên quan đến việc cần giải quyết. Việc sao chụp tài liệu không thuộc tài liệu mật tại nơi lưu trữ chỉ khi được sự cho phép của người có thẩm quyền và phải do bộ phận trực tiếp quản lý hồ sơ thực hiện.

5. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước phải được thực hiện theo quy định của Tổng Kiểm toán nhà nước ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Kiểm toán nhà nước và các quy định văn bản pháp luật có liên quan.

Bảo quản hồ sơ kiểm toán được thực hiện ra sao?

Bảo quản hồ sơ kiểm toán được thực hiện theo quy định tại Điều 10 Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán, ban hành kèm theo Quyết định 04/2020/QĐ-KTNN như sau:

- Hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn, bảo mật, sắp xếp khoa học để dễ quản lý, dễ khai thác, sử dụng.

- Hồ sơ kiểm toán bảo quản tại kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước trực tiếp quản lý;

+ Hồ sơ kiểm toán bảo quản tại lưu trữ của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành và các đơn vị tham mưu trước khi nộp vào lưu trữ của cơ quan Kiểm toán nhà nước do phòng Tổng hợp trực tiếp quản lý (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định);

+ Hồ sơ kiểm toán bảo quản tại lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực do phòng Tổng hợp (trước khi nộp vào lưu trữ của Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực) và Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực trực tiếp quản lý.

- Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán tối thiểu là 10 năm, trừ trường hợp có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

+ Đối với hồ sơ kiểm toán điện tử, sau khi kết thúc thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán theo quy định, hồ sơ kiểm toán điện tử sẽ chuyển sang hình thức lưu trữ trên thiết bị lưu trữ lâu dài (như lưu trữ băng từ).

- Kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực phải đảm bảo các tiêu chuẩn về kho lưu trữ chuyên dụng theo Thông tư quy định của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.