Công văn là gì? Công văn có hiệu lực khi nào? Cách soạn thảo Công văn?

Mục lục bài viết

• Công văn là gì? Công văn có hiệu lực khi nào?
• Cách soạn thảo Công văn chính xác?
• Yêu cầu chung khi soạn thảo Công văn
• Thể thức, bố cục của Công văn
• Một số mẫu công văn phổ biến hiện nay?
• 1. Mẫu công văn
• 2. Mẫu công văn đề nghị
• 3. Mẫu công văn giải trình

Công văn là gì? Công văn có hiệu lực khi nào?

Công văn là một loại văn bản hành chính thông thường được sử dụng trong cơ quan, tổ chức để trao đổi thông tin, ý kiến hoặc đưa ra yêu cầu về một vấn đề cụ thể. Ngoài ra, các tổ chức xã hội, doanh nghiệp cũng phải soạn thảo và sử dụng Công văn trong hoạt động hàng ngày để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.

Công văn thường được sử dụng để thông báo thông tin, đề nghị thực hiện việc gì đó, trả lời các vấn đề được hỏi, đôn đốc công việc, yêu cầu báo cáo,...

Công văn thường có hiệu lực ngay từ ngày ký và chấm dứt hiệu lực sau khi thực hiện, giải quyết xong công việc thực tế.

Cách soạn thảo Công văn chính xác?

Yêu cầu chung khi soạn thảo Công văn

- Định dạng và cấu trúc:

+ Sử dụng đúng định dạng công văn (tiêu đề, địa điểm, ngày tháng, nội dung, chữ ký, etc.)

+ Trình bày rõ ràng, logic và dễ đọc.

+ Lưu ý căn lề, khoảng cách và các yếu tố về hình thức.

- Nội dung:

+ Trình bày rõ ràng, súc tích và dễ hiểu.

+ Sử dụng ngôn ngữ chính thức, tránh ngôn ngữ sáo rỗng.

+ Cung cấp đầy đủ thông tin liên quan, tránh thiếu sót.

+ Nêu rõ mục đích, yêu cầu và các nội dung cần giải quyết.

- Đúng pháp lý:

+ Tuân thủ các quy định của pháp luật về soạn thảo và ban hành văn bản.

+ Sử dụng đúng thuật ngữ pháp lý.

+ Trích dẫn đúng các văn bản pháp lý liên quan.

- Về chính tả, ngữ pháp:

+ Chú ý chính tả, ngữ pháp, diễn đạt.

+ Sử dụng câu văn súc tích, dễ hiểu.

- Trình tự, quy trình:

+ Tuân thủ đúng quy trình, trình tự ban hành văn bản.

+ Thực hiện các bước theo đúng quy định.

Thể thức, bố cục của Công văn

Theo khoản 2 Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức của Công văn phải có các thành phần chính bao gồm:

- Quốc hiệu, Tiêu ngữ;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành Công văn;

- Số, ký hiệu Công văn;

- Địa danh, thời gian ban hành Công văn;

- Tên loại, trích yếu nội dung Công văn;

- Nội dung Công văn;

- Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận.

Lưu ý:

- Ký hiệu Công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo/lĩnh vực được giải quyết.

- Trích yếu nội dung của Công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 - 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu Công văn, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

- Nơi nhận Công văn:

+ Gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

+ Phần “Nơi nhận” phía dưới là từ “Như trên”, tiếp sau đó là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác được nhận văn bản.

Một số mẫu công văn phổ biến hiện nay?

1. Mẫu công văn

Tải về

2. Mẫu công văn đề nghị

Tải về

3. Mẫu công văn giải trình

Tải về