04 điều cần biết để trở thành nhân viên hành chính nhân sự

Mục lục bài viết

• 1. Hành chính nhân sự là bộ phận gì?
• 2. Công việc của nhân viên hành chính nhân sự là gì?
• 3. Học ngành gì để làm nhân viên hành chính nhân sự?
• 4. Để trở thành nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng gì?

Hành chính nhân sự là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Nhờ có đội ngũ nhân viên hành chính nhân sự chuyên nghiệp, tận tâm, các doanh nghiệp có thể thu hút và giữ chân nhân tài, nâng cao năng suất lao động và đạt được mục tiêu phát triển.

04 điều cần biết để trở thành nhân viên hành chính nhân sự (Hình từ Internet)

1. Hành chính nhân sự là bộ phận gì?

Hành chính nhân sự là một phận đảm nhận nhiều chức năng và nhiệm vụ liên quan đến quản lý con người và hỗ trợ hoạt động chung của tổ chức, cụ thể:

- Về mặt chức năng:

+ Cung cấp thông tin, phân tích, tư vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề nhân sự, giúp họ đưa ra quyết định phù hợp trong việc xây dựng chiến lược nhân sự, phát triển nguồn nhân lực, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

+ Quản lý công tác nhân sự: Bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển nhân lực, quản lý tiền lương, thưởng, phúc lợi, đảm bảo tuân thủ luật lao động và các quy định liên quan.

+ Quản lý nghiệp vụ hành chính: Gồm các công việc như văn thư lưu trữ, quản lý tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm, tổ chức hội họp, lễ tân,...

+ Quản lý các vấn đề pháp lý: Tư vấn pháp lý về lao động, hợp đồng, bảo hiểm,... giải quyết tranh chấp lao động, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ pháp luật.

+ Quản lý truyền thông và quan hệ công chúng: Xây dựng hình ảnh thương hiệu, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, nâng cao uy tín của doanh nghiệp.

- Về mặt nhiệm vụ:

+ Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn những ứng viên phù hợp với vị trí công việc và văn hóa doanh nghiệp.

+ Đào tạo và phát triển nhân sự: Nâng cao kiến thức, kỹ năng và năng lực cho nhân viên để họ hoàn thành tốt công việc, góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.

+ Đánh giá nhân viên: Đánh giá năng lực, hiệu quả công việc của nhân viên để có chính sách phát triển phù hợp.

+ Quản lý tiền lương, thưởng và phúc lợi: Xây dựng và triển khai hệ thống lương thưởng, phúc lợi cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân tài.

+ Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ hồ sơ nhân viên, cập nhật thông tin cá nhân, lịch sử công việc, bảng lương,...

Giải quyết các vấn đề liên quan đến lao động: Giải quyết tranh chấp lao động, hỗ trợ nhân viên trong các vấn đề liên quan đến luật lao động.

Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao: Nâng cao đời sống tinh thần cho nhân viên, tạo môi trường làm việc vui vẻ, năng động.

2. Công việc của nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Các công việc của một nhân viên hành chính nhân sự sẽ được chia thành 02 nhóm như sau:

(1) Nhóm công việc liên quan đến hành chính

- Quản lý, sắp xếp, lưu trữ văn bản, hồ sơ (bao gồm bản cứng và bản mềm)

- Quản lý và cập nhật tất cả các dữ liệu trong máy tính như: thư đi, thư đến, hợp đồng lao động, hợp đồng của khách hàng,…

- Tạo các biểu mẫu phục vụ cho công việc quản lý.

- Thực hiện các công việc khác của cấp quản lý yêu cầu.

(2) Nhóm công việc liên quan đến nhân sự

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự; đồng thời triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ, kỹ năng của toàn thể nhân viên

- Làm việc, liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ đăng tin tuyển dụng để tuyển dụng nhân viên cho công ty.

- Quản lý hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo quy định của công ty.

- Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc của mỗi nhân viên, từng phòng ban để đảm bảo nắm bắt tình hình chung của nhân sự trong công ty.

- Thực hiện chế độ BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên của công ty.

- Theo dõi và cập nhật quản lý hồ sơ, danh sách nhân viên của công ty.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác dưới sự chỉ đạo của trưởng ban nhân sự.

3. Học ngành gì để làm nhân viên hành chính nhân sự?

Với các nội dung nêu trên, để có thể hoàn thành tốt các công việc liên quan đến hành chính nhân sự, cá nhân phải có một kiến thức nền tảng liên quan đến lĩnh vực này. Các kiến thức này sẽ được đào tạo ở một số ngành sau đây: Ngành quản trị nhân lực, Ngành quản lý nhân sự; Ngành Quản lý nguồn nhân lực; Ngành Quản trị hành chính nhân sự.

4. Để trở thành nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng gì?

Có một số kỹ năng quan trọng mà nhân viên hành chính nhân sự cần phải phát triển để thực hiện công việc một cách hiệu quả:

- Kỹ năng giao tiếp tốt, ứng xử linh hoạt: Đây là bộ phận giao tiếp nhiều, làm nhiệm vụ kết nối giữa các bộ phận khác trong một công ty. Do đó, vị trí này cần có sự khéo léo để đạt được kết quả trong giao tiếp.

- Kỹ năng quản lý, tổ chức: Trong công việc hàng ngày, nhân viên hành chính nhân sự là người trực tiếp làm hồ sơ, giấy tờ, văn bản,... Do đó, người làm nhân viên hành chính nhân sự phải có đầu óc tổ chức tốt, có tính cẩn thận, gọn gàng và sắp xếp công việc một cách khoa học thường.

- Kỹ năng tin học văn phòng: Kỹ năng sử dụng máy tính và các ứng dụng văn phòng là quan trọng trong công việc của nhân viên hành chính nhân sự. Họ thường phải xử lý và bảo quản nhiều tài liệu điện tử và văn bản. Việc nắm vững kỹ năng tin học văn phòng giúp họ làm việc nhanh chóng và hiệu quả.

- Cẩn trọng, tỉ mỉ: Với công việc liên quan đến kiểm kê, bảo quản hồ sơ, sổ sách, giấy tờ, hợp đồng, nhân viên hành chính nhân sự cần phải làm việc cẩn thận và tỉ mỉ. Các tài liệu quan trọng cần được quản lý một cách ngăn nắp để tránh tình trạng mất thời gian tìm kiếm khi cần.

- Đạo đức nghề nghiệp: Nhân viên hành chính nhân sự thường tiếp xúc với thông tin nhạy cảm và bí mật về công ty và nhân viên. Đạo đức nghề nghiệp đòi hỏi họ phải giữ bí mật và không tiết lộ thông tin quan trọng cho bất kỳ ai mà không được phép. Điều này đảm bảo tính chắc chắn và đáng tin cậy của họ trong môi trường công sở.