Thư Ký Văn Phòng

- Quản lý hồ sơ, công văn:
o Phối hợp soạn thảo các thư tín, thông báo, hợp đồng, công văn giấy tờ giao dịch, các biên bản, hồ sơ và các tài liệu kinh doanh, thương mại theo yêu cầu BGĐ.
o Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Tổng Giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành.
o Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết trong vận hành nội bộ theo yêu cầu của BGĐ.
o Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban và tổng hợp gửi lên BGĐ. Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan.
o Biên phiên dịch tài liệu Anh Việt – Việt Anh khi có yêu cầu.
- Tổng hợp thông tin, theo dõi các dự án và timeline dự án/ sản phẩm cùng các phòng ban:
o Cập nhật các thông tin về các hoạt động, triển khai kế hoạch công việc, dự án của các bộ phận theo kế hoạch đã được thống nhất, báo cáo cho BGĐ theo định kỳ.
o Theo dõi các cập nhật và báo cáo trên các hệ thống nội bộ, đảm bảo đúng quy trình.
o Viết biên bản họp, tổng kết nội dung họp theo yêu cầu. Chuẩn bị các hồ sơ thông tin, bảng biểu theo yêu cầu kế hoạch, dự án.
- Tham gia hỗ trợ và cập nhật các quy trình và tiêu chuẩn vận hành nội bộ theo yêu cầu của BGĐ.
- Tham gia giải quyết các công việc khác do văn phòng phân công:
o Chuẩn bị cho các chuyến công tác của BGĐ như vé máy bay, phòng khách sạn, nơi ăn uống, phương tiện đi lại, quà tặng khách hàng v.v….