Thư ký vận hành (Phòng Kiểm soát nội bộ)

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ:

1. Thực hiện các công tác hậu cần phục vụ công việc, các buổi họp, công tác, tiếp khách của Giám đốc theo phân công phụ trách:

- Tiếp nhận và tổng hợp các yêu cầu họp và làm việc với Giám đốc từ các đối tác, bộ phận và cá nhân liên quan;

- Sắp xếp, xác nhận và thông báo lịch họp, làm việc tới Giám đốc và các đối tác, bộ phận và cá nhân liên quan,

- Thực hiện in ấn, chuẩn bị tài liệu và các công việc hậu cần liên quan theo yêu cầu của Giám đốc nhằm phục vụ các chuyến công tác (máy bay, xe cộ, visa, khách sạn, v.v.);

- Hỗ trợ rà soát các sự kiện đối nội, đối ngoại có nghi thức trên sân khấu của Giám đốc, bao gồm: thống nhất kịch bản với bộ phận tổ chức chương trình, báo cáo cho Giám đốc các nghi thức sẽ thực hiện, rà soát nội dung phát biểu trình bày của Giám đốc do các bộ phận chuẩn bị, rà soát danh sách, thông tin về các khách mới VIP (nếu có) mà Giám đốc sẽ gặp gỡ tại sự kiện;

- Ghi chép, soạn thảo, bổ sung sửa đổi biên bản các buổi họp và làm việc và gửi cho các bên liên quan;

- Lưu trữ lịch làm việc của Giám đốc và các biên bản họp (bản thu âm, bản đánh máy);

- Tổ chức sắp xếp, phân loại các vật dụng phục vụ công việc, trong phòng làm việc của Giám đốc, bao gồm: hồ sơ tài liệu lưu trữ, tài liệu để đọc, kho quà tặng, số danh thiếp đối tác, hộp danh thiếp của Giám đốc, các vật dụng khác, v.v.

2. Thực hiện tiếp nhận, phân loại và lưu trữ các văn bản trình ký Giám đốc:

- Tiếp nhận và phân loại công văn, văn bản trình ký Giám đốc (đánh số thứ tự, phân loại theo mức độ cấp thiết loại hình văn bản, v.v.);

- Hỗ trợ rà soát và xác nhận nội dung công văn, văn bản với bản gửi trước khi trình ký Giám đốc;

- Thực hiện trình ký Giám đốc bản cứng hoặc qua các kênh thông tin khác trong trường hợp Giám đốc đi công tác;

Lưu trữ các văn bản đã ký và chuyển trả văn bản cho các bộ phận, đơn vị trình ký

3. Thực hiện tổng hợp và lập đề nghị thanh toán đối với các khoản chi phí của Giám đốc

4. Chủ trì/ Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Cấp trên