Thư Ký/Trợ Lý Ban Giám Đốc

1. Giúp việc cho Ban Tổng giám đốc trong thực hiện hoạt động điều hành hàng ngày.
- Giúp việc cho Ban Tổng giám đốc chỉ đạo và theo dõi việc lập và triển khai thực hiện công việc, kế hoạch hoạt động đã theo chủ trương đã được duyệt.
- Giúp Ban Tổng giám đốc theo dõi việc triển khai, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo kết quả theo dõi việc thực hiện các quyết định của Ban Tổng giám đốc.
- Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ , tài liệu từ các Phòng/Ban/ Bộ phận/ Đơn vị trực thuộc xin ý kiến trình Ban Tổng giám đốc phê duyệt.
- Truyền đạt thông tin của Ban Tổng giám đốc tới các Phòng/Bộ phận/ Đơn vị liên quan và nhận thông tin phản hồi cho Ban Tổng giám đốc.
- Theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các Phòng/Ban/ Bộ phận/Đơn vị theo yêu cầu của Ban Tổng giám đốc.
- Là cầu nối liên hệ giữa các thành viên với Ban Tổng giám đốc Công ty
2. Chuẩn bị, tổ chức lịch làm việc,các cuộc họp, gặp gỡ của Ban tổng giám đốc với các Phòng/Ban, khách hàng và đối tác.
- Tiếp nhận, đăng ký lịch làm việc của Ban Tổng giám đốc. Lên lịch, sắp xếp kế hoạch công tác và thông báo lịch làm việc của Ban Tổng giám đốc theo tuần/tháng.
- Ghi chép và sắp xếp các chương trình, thời gian họp của Ban TGĐ và các đối tác.
- Chuẩn bị cho các chuyến đi Công tác của Ban Tổng giám đốc.
- Tham gia các chuyến đi công tác cùng Ban TGĐ và tiếp khách (nếu có yêu cầu).
- Thông báo, nhắc nhở, đôn đốc cho đoàn công tác tháp tùng Ban TGĐ về lịch công tác của Ban TGĐ trong chuyên công tác.
- Thông dịch, biên dịch, phụ giúp cho Ban TGĐ trong công tác đối nội, đối ngoại, quan hệ giao dịch với các cơ quan chức năng khi được phân công.
• Tham gia tổ chức các cuộc họp.
- Tham gia kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp Hội nghị, họp giao ban và tổng kết.
- Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
- Chuẩn bị tài liệu và phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Ban TGĐ.
- Ghi chép biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp.
- Tham gia công tác thư ký trong các nhóm công việc chức năng của Ban TGĐ chỉ định.
3. Quản lý văn phòng
- Đón tiếp khách hàng và đối tác theo yêu cầu của Ban TGĐ.
- Kiểm tra các hộp thư đến và báo cáo cho Ban TGĐ nội dung thư; soạn thảo và trả lời thư theo yêu cầu của Ban TGĐ.
- Dịch và soạn thảo các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh, tiếng Việt theo yêu cầu quản lý, lưu trữ các tài liệu của Ban TGĐ.
- Quản lý các hồ sơ quản trị Công ty và các quy định khác theo Quy chế làm việc, Quy chế quản lý nội bộ.
- Các công việc khác theo sự phân công điều động của Ban TGĐ.
- Hỗ trợ Phòng Hành chính nhân sự trong việc thực hiện các chỉ thị của Ban TGĐ.
- Theo dõi và báo cáo cho Ban TGĐ về diễn biến thường lệ trong hoạt động của công ty theo đúng quy chế quản lý nội bộ.