Sales Admin Kiêm Chứng Từ

I. CÔNG VIỆC SALES ADMIN
Hỗ trợ Lãnh đạo phòng xây dựng kế hoạch công việc, phân bổ chỉ tiêu cho bộ phận kinh doanh theo ngày/ tuần/ tháng, theo dõi việc thực hiện kế hoạch công việc được duyệt và luôn nhắc nhở bộ phận kinh doanh thực hiện đúng kế hoạch.
- Đề xuất với Lãnh đạo phòng phương án kiểm soát, quản lý công việc, số liệu của nhân viên kinh doanh sao cho hiệu quả và chính xác.
- Tham mưu cho Lãnh đạo phòng về các chính sách chiết khấu đối với từng đối tượng khách hàng sao cho phù hợp.
- Hỗ trợ công việc kinh doanh cho các quản lý, trưởng nhóm kinh doanh: các thông tin về khách hàng, tình hình nhập hàng của từng đại lý, khách hàng, kế hoạch về doanh số ... của từng kênh bán hàng.
- Hỗ trợ Lãnh đạo phòng kiểm soát và quản lý báo giá, thư chào hàng, đơn hàng, các hợp đồng bán hàng, đại lý/NPP của bộ phận kinh doanh.
Tổ chức, sắp xếp hoạt động đào tạo NVKD.
- Quản lý danh sách khách hàng, tổ chức chăm sóc khách hàng.
- Giám sát tiến độ triển khai kinh doanh theo kế hoạch của toàn bộ nhân viên kinh doanh nhằm thúc đẩy nhân viên thực hiện theo đúng tiến độ doanh thu;
- Quản trị hệ thống thông tin, database khách hàng, soạn thảo văn bản, giấy tờ nội bộ liên quan đến hoạt động tại Phòng kinh doanh.
- Cập nhật số liệu dữ liệu bán hàng, kiểm tra tính xác thực của báo cáo bán hàng của NVKD.
- Theo dõi xuất - tồn hàng hóa theo từng đơn hàng của toàn bộ NVKD để làm cơ sở tính lương hàng tháng cho NVKD.
- Tổng hợp, phân tích số liệu và lập báo cáo doanh số bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm. Kết thúc tháng, trực tiếp tính lương, thưởng cho toàn bộ NVKD, trưởng nhóm KD, quản lý và đối chiếu số liệu với Ban TCKT.
- Ghi chép, theo dõi và báo cáo Lãnh đạo Phòng về tình hình công nợ và các khoản chi phí bán hàng phát sinh của bộ phận kinh doanh.
- Kiểm soát/ Đánh giá/ Nghiên cứu/ Phân tích Báo cáo đưa ra các vấn đề, con số bất hợp lý: Số liệu tồn kho tại các Đại lý, xuất bán thực tế … Có thể trực tiếp làm việc với Đại lý, nhân viên kinh doanh khi các số liệu không hợp lý.
- Đốc thúc bộ phận/cá nhân phụ trách thu hồi công nợ.
Thực hiện các công việc khác hỗ trợ cho công tác bán hàng và theo chỉ đạo của Lãnh đạo phòng.

II. CÔNG VIỆC CHỨNG TỪ:

1. Chuẩn bị hồ sơ và khai báo thông quan hàng hóa XNK

• Chuẩn bị bộ hồ sơ Hải Quan (HQ):
• Kiểm tra kỹ tất cả các thông tin đơn hàng do bộ phận hệ thống (HT) báo qua mail để chuẩn bị bộ HS HQ phù hợp
• Làm Vilas và tập hợp các chứng từ của nhà máy
• Truyền tờ khai HQ và tiếp nhận lại bộ TK đã thông quan để chuyển cho hãng tàu (thông qua bộ phận KCS tại Hải Phòng), hoàn tất thủ tục khâu xuất hàng lên tàu cho lô hàng XK

2. Hoàn thiện bộ chứng từ (CT) thanh toán cho khách

• Hoàn thiện bộ CT ngoại để khách nhận hàng và thanh toán
• Dựa trên bộ HS đã thông quan, các yêu cầu của khách và LC để chuẩn bị bộ CT ngoại phù hợp
• Vận đơn nháp (BL - Bill of Lading): Gửi chi tiết hướng dẫn làm BL cho hãng tàu và nhận lại BL nháp. Đồng thời gửi kèm thông tin chủ hàng để xuất hoá đơn vân tải biển
• Commercial Invoice nháp
• Packing List nháp
• Bản nháp các chứng nhận xuất xứ - C/O, bảo hiểm - COI (nếu đ