Quản lý hành chính (Admin Part Manager - Thành thạo Tiếng Hàn)

- Trao đổi trực tiếp với khách hàng và tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng
- Điền phiếu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, chuyển thông tin cho các bộ phận liên quan và báo cáo cho Quản lý dự án.
- Ghi nhận nội dung yêu cầu và kết quả xử lý vào bảng theo dõi để giúp Ban quản lý theo dõi hoạt động vận hành.
- Liên lạc với khách hàng để thông báo hay xin đăng ký lịch thực hiện, giấy phép làm việc, thông báo thay đổi nhân sự,...
- Tiếp nhận công văn đến, gửi công văn đi và kết nối thông tin giữa khách hàng và các đơn vị liên quan .
- Thực hiện các công tác hành chính khác của Ban quản lý.
- Cập nhật sơ đồ tổ chức, thông tin nhân viên nếu có sự thay đổi.
- Theo dõi và đôn đốc bộ phận liên quan làm thẻ cho nhân viên, NCC vào làm việc tại tòa nhà.
- Giới thiệu và hướng dẫn các quy trình, bảng biểu, form mẫu dự án cho nhân viên
- Quản lý kho vật tư cho vận hành tòa nhà.
- Lập biên bản nghiệm thu hàng tháng, biên bản giao hàng,…và xin xác nhận từ khách hàng.
- Chuẩn bị bảng chấm công cho nhân viên hàng tháng.
- Làm thông báo phí (nếu có), tổng hợp cập nhật hóa đơn,
- Làm đề xuất mua vật tư tiêu hao.
- Đảm bảo các khiếu nại của khách hàng được giải quyết và xử lý ngay lập tức theo chính sách của Công ty.
- Đảm bảo rằng (các) Nhóm tại dự án hoạt động có kiểm soát lợi nhuận và đạt được cũng như duy trì các mục tiêu chi phí
- Báo cáo trực tiếp cho các dịch vụ mềm của Key Account Manager và Operation Manager.
- Báo cáo trên cơ sở cần thiết cho Giám đốc Phát triển Kinh doanh.
- Giám sát tổng thể, điều phối, quản lý và chỉ đạo (các) dự án được giao phó. Liên lạc và phối hợp chặt chẽ với các bộ phận và nhân viên quản lý của công ty khi có thể được yêu cầu để thực hiện đúng dự án của mình
- Thành lập một nhóm dự án và tổ chức đáp ứng các yêu cầu của hợp đồng để đảm bảo quản lý dự án đúng cách và hiệu quả.
- Lập kế hoạch và tổ chức triển khai nhân lực, giám sát nhân sự trên công trình của mình phối hợp với Chỉ huy trưởng công trường và các nhà thầu phụ.
- Xử lý kỷ luật đối với cấp dưới trực tiếp, phối hợp chặt chẽ với bộ phận nhân sự và Key Account Manager và luôn tôn trọng Luật Lao động.
- Phê duyệt Mẫu yêu cầu, phát hành vật liệu, yêu cầu nhân lực và hợp đồng phụ.
- Chuẩn bị và nộp Tiến độ hàng tháng cho Người quản lý cũng như lịch trình mua sắm vật liệu nhỏ.
- Quản lý nhân công và vật tư thiết bị đảm bảo an toàn chính xác không thất thoát kiểm soát chặt trẽ nhân công dự án.