Nhân viên Văn thư, Lưu trữ

• Hoàn thành những nhiệm vụ văn phòng, đảm bảo các vấn đề liên quan đến thủ tục giấy tờ, lưu trữ hồ sơ được tiến hành khoa học, an toàn, bảo mật

• Tham mưu cho ban lãnh đạo những biện pháp cải tiến chất lượng quản lý văn thư lưu trữ

• Phản ánh kịp thời những biến động, nguy cơ, rủi ro trong hoạt động văn thư lưu trữ

1. Công tác Văn thư

a. Đối với Quản lý văn bản/Hồ sơ đến

- Tiếp nhận, làm thủ tục đăng ký Văn bản/Hồ sơ đến

- Trình, chuyển giao Văn bản/Hồ sơ đến

- Phát hành Văn bản/Hồ sơ đến

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Lưu Văn bản/Hồ sơ đến (đối với tài liệu thuộc pháp lý, ưu tiên lưu bản gốc/chính tại Pháp lý)

b. Đối với Quản lý văn bản đi

- Soạn thảo văn bản khi có yêu cầu của cấp trên

- Tiếp nhận, kiểm tra thể thức và kỹ thuật văn bản, đăng ký văn bản đi

- Nhân bản, đóng dấu Công ty và dấu mức độ khẩn, mật

- Phát hành và lưu văn bản đi

c. Quản lý hợp đồng hành chính, hợp đồng dự án của các Công ty

- Tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký vào sổ Hợp đồng

- Phát hành bản cứng, bản mểm Hợp đồng (Che giá và full giá) và lưu hợp đồng

d. Quản lý và sử dụng con dấu

2. Công tác Lưu trữ

a. Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu

- Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, phòng/ban tổ chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ

- Hướng dẫn các cán bộ, phòng/ban chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”

b. Chỉnh lý và số hóa hồ sơ, tài liệu

- Phân loại, lập hồ sơ hoàn chỉnh, xác định thời hạn bảo quản

- Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu

c. Bảo quản và khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Đảm bảo theo đúng quy định của Công ty

3. Nhiệm vụ khác

Theo phân công của Trưởng Bộ phận/lãnh đạo