Nhân Viên Thu Mua (Purchasing Executive)

- Đáp ứng vật tư, hàng hóa cần sử dụng phục vụ cho toàn bộ hoạt động của Công ty.
- Tìm kiếm NCC để mua hàng với giá tối ưu, giảm chi phí cho Công ty.
* Tiếp nhận, kiểm tra và trình ký đề xuất mua hàng:
- Tiếp nhận đề xuất mua hàng từ các bộ phận trong công ty.
- Kiểm tra tính hợp lý của đề xuất, kiểm tra hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa được đề cập trong đề xuất.
- Trình Ban Kiểm soát xác nhận và TGĐ duyệt đề xuất trực tiếp hoặc email/zalo/viber
* Tìm kiếm NCC và tiến hành mua hàng theo đề xuất được duyệt:
- Tìm kiếm ít nhất 3 NCC với giá cả tối ưu, chất lượng hàng hóa, vật tư tốt, chế độ hậu mãi tốt.
- Trình BGĐ bảng so sánh đơn giá vật tư cùng loại và duyệt NCC.
- Lên kế hoạch chi phí cần cho việc mua hàng.
- Tiến hành đặt hàng.
- Lên hợp đồng và trình ký (đối với đơn hàng lớn).
- Lập hợp đồng nguyên tắc đối với mặt hàng thường xuyên.
- Đối chiếu công nợ nhà cung cấp với kế toán thanh toán
* Hoàn thành các công việc sau mua hàng:
- Thông báo thời gian có vật tư, hàng hóa đến các bộ phận đề xuất, thời gian, số lượng hàng hóa cho bộ phận kho.
- Thông báo cho bộ phận vận chuyển điều xe nhận hàng (nếu tự vận chuyển).
- Cập nhật tình hình giao nhận hàng hóa, vật tư. Đối chiếu số lượng, đơn giá hàng hóa, vật tư so đã nhận với đơn đặt hàng.
- Thu thập chứng từ mua hàng, chuyển Kế toán thanh toán làm hồ sơ thanh toán.
- Kiểm tra, phản hồi ý kiến về các đề xuất (nếu có)
- Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu với Kế toán kho về việc nhận và cấp phát vật tư hàng hóa mua về.
- Kết hợp với Kế toán công nợ để kiểm tra công nợ NCC
* Các công việc khác:
- Từ quá trình mua hàng, đóng góp ý kiến để xây dựng quy trình, chính sách, kế hoạch mua hàng hợp lý nhất. Đánh giá NCC tối ưu nhất của một số vật tư, hàng hóa cụ thể, từ đó rút ngắn quá trình mua hàng.
- Cập nhật đầy đủ thông tin các NCC
- Hỗ trợ các công việc khác theo yêu cầu của Kế toán trưởng và BGĐ.