Nhân Viên Lưu Trữ Hợp Đồng (Archiving Officer)

* TÓM LƯỢC VỊ TRÍ CÔNG VIỆC
Chịu trách nhiệm kiểm tra, xử lý và lưu trữ bản cứng hợp đồng và các tài liệu liên quan đến hợp đồng để đảm bảo tất cả tài liệu, hợp đồng của khách hàng được xử lý, lưu trữ theo quy định và chính sách của công ty
* CÔNG VIỆC CHÍNH
- Kiểm tra các hợp đồng khách hàng được giao hàng ngày.
- Kiểm tra và so sánh tất cả các chứng từ và hợp đồng của khách hàng so với thông tin trên hệ thống để đảm bảo việc đáp ứng với các điều kiện của công ty; xử lý những sai sót (nếu có)
- Hoàn trả lại các chứng từ và hợp đồng không đủ điều kiện cho phòng ban liên quan để điều chỉnh và bổ sung lại.
- Phát hiện gian lận hoặc sai sót của chứng từ, hợp đồng và báo cáo lại những lỗi sai cho bên được ủy quyền để xử lý kịp thời.
- Xử lý hồ sơ/ hợp đồng của khách hàng để hoàn tất quá trình lưu trữ
- Kiểm tra các hợp đồng của khách hàng cần được lưu trữ được giao hàng ngày
- Hoàn trả lại những chứng từ và hợp đồng không đủ điều kiện cho các phòng ban liên quan để bổ sung lại trước khi lưu trữ.
- Xử lý việc lưu trữ các chứng từ, hợp đồng vay của khách hàng theo quy trình và chính sách.
- Sắp xếp, lưu trữ chứng từ và hợp đồng một cách hợp lý, an toàn theo đúng quy định
- Ghi nhận lại các trường hợp đặc biệt và gửi cho Trưởng Bộ xử lý hợp đồng để được hỗ trợ giải quyết
- Làm việc với các nhóm liên quan về công việc của xử lý hợp đồng khi cần thiết.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng bộ phận xử lý hợp đồng giao