Nhân viên hành chính văn thư

- Quản lý con dấu căn cứ vào nội dung các văn bản, giấy tờ để đóng dấu thích hợp.

- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến.

- Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu.

- Kiểm tra xem xét công văn đến trước khi trình TGĐ, lấy số photo gửi chuyển công văn đến các đơn vị khi đã có bút phê của TGĐ

- Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các Phòng, Xí nghiệp,….. bộ phận liên quan.

- Trình TGĐ duyệt hồ sơ bằng văn bản và mail.

- Đôn đốc nhắc nhở, mời họp các đơn vị nhằm đảm bảo các cuộc họp đầy đủ các thành phần dự họp

- Viết giấy giới thiệu, giấy công tác.

- Chuyển khẩu lệnh trực tiếp từ TGĐ đến các trưởng đơn vị

- Đánh tất cả các văn bản của GĐ khi GĐ yêu cầu đưa lên mail.

- Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.

- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ.

- Giữ bí mật nội dung các công văn giấy tờ, tài liệu…

- Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của TCT.

- Trực tiếp thực hiện, theo dõi việc kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ của Phòng.

- Giữ các hồ sơ pháp lý của TCT do Trưởng phòng giao.