Nhân Viên Hành Chính Văn Thư

a. Công tác Hành chính:
- Thực hiện, giám sát quá trình vệ sinh phòng họp, phòng lãnh đạo, phòng khách sạch sẽ, đảm bảo mỹ quan văn phòng và các công cụ phục vụ việc đón tiếp khách (điện chiếu sáng, điều hòa, nước uống…);
- Theo dõi, đề xuất, mua sắm công cụ, dụng cụ, quản lý, bảo quản tài sản bền đẹp, sử dụng đúng mục đích tránh thất thoát, hạn chế hư hỏng;
- Tham gia tổ chức các sự kiện, thăm quan du lịch, đối ngoại của công ty. Duy trì nề nếp văn hoá của công ty;
- Truyền đạt thông tin của Lãnh đạo Công ty tới các cá nhân, bộ phận liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các Bộ phận trong Công ty đến Giám đốc, Ban điều hành công ty;
- Tham gia thực hiện một phần công việc thuộc công tác Nhân sự theo phân công cụ thể từng thời điểm;
b. Công tác Văn thư – Lưu trữ:
- Đánh máy các văn bản, theo dõi, trình ký các văn bản, luân chuyển văn bản đi, đến theo lưu đồ luân chuyển văn bản; scan, gửi email, phôtô phát hành tài liệu theo quy định, quy trình;
- Đón tiếp, chỉ dẫn khách đến liên hệ làm việc với công ty và thông báo các đối tượng liên quan kịp thời. Xử lý các tình huống xảy ra trong quá trình đón tiếp khách. Chuẩn bị các nội dung phục vụ cuộc họp;
- Tiếp nhận, hướng dẫn, đôn đốc các CBCNV trong Nhà máy thu nộp tài liệu hồ sơ đến hạn nộp vào lưu trữ; phân loại, chỉnh lý, sắp đặt, lập danh mục hồ sơ lưu trữ, mã hoá tài liệu khoa học; phục vụ việc khai thác và sử dụng nhanh, hiệu quả;
- Trực, chuyển, trả lời điện thoại văn minh, lịch sự, kịp thời, đúng nội dung, đối tượng và quy trình;
- Lập và lưu trữ hồ sơ hiện hành; Bảo mật thông tin tài liệu theo quy định, quy trình;
- Khả năng tổ chức các sự kiện, khả năng dẫn chương trình.
c. Công tác Thủ quỹ:
- Theo dõi thu, chi tiền mặt tại Nhà máy.
- Thanh toán các chi phí mua sắm tài sản, CCDC và các chi phí khác của Nhà máy.