Nhân Viên Hành Chính Văn Phòng

1/ Trực tổng đài - Đón tiếp khách hàng :
- Trực điện thoại: nhận chuyển các cuộc gọi, thực hiện việc gửi nhận fax, …
- Đón tiếp khách hàng, đối tác, chuẩn bị phòng họp, hướng dẫn khách chờ tại phòng họp/ sảnh tiếp tân.
- Xử lý các tình huống phát sinh (qua điện thoại).
2/ Công tác hành chính - nhân sự:
- Đảm bảo chuẩn mực văn hóa làm việc tại văn phòng (kỷ luật, tác phong, trang phục của nhân viên, cơ sở hạ tầng sạch đẹp - ngăn nắp).
- Theo dõi chấm công hàng tháng, gửi thông tin cho cấp quản lý liên quan, kế toán tính lương.
- Soạn hợp đồng mua bán hàng hóa theo mẫu hiện hành và thông tin gửi từ bộ phận kinh doanh. Trình ký theo thời hạn yêu cầu, theo dõi lưu trữ sau khi đã hoàn thành.
- Tiếp nhận, theo dõi, lưu trữ có hệ thống các văn bản giấy tờ, hồ sơ pháp lý, thủ tục hành chính đến/đi của công ty qua đường bưu điện, trực tiếp, email và chuyển tiếp đến các phòng ban có liên quan
- Chuẩn bị phòng họp : bật máy lạnh, rót nước uống, giữ vệ sinh ngăn nắp.
- Làm việc với các cơ quan hành chính địa phương thuộc thẩm quyền được yêu cầu.
- Các công tác hỗ trợ quà tặng cho bộ phận kinh doanh; tổ chức các sự kiện thường niên (sinh nhật, Noel, Tết, 8/3, liên hoan cuối năm, du lịch...)
- Mua, cấp phát trang thiết bị, văn phòng phẩm, nước uống; theo dõi, đảm bảo các thiết bị, hạ tầng vận hành ổn định.
- Tập hợp hóa đơn hợp lệ, thực hiện thủ tục đề xuất thanh toán, theo dõi thanh toán cho các thầu phụ.
- Hỗ trợ các công việc hành chính khác.