Nhân Viên Hành Chính (Quản Lý Văn Phòng)

* Trực quầy lễ tân và tiếp đón khách đến làm việc tại công ty:
- Khi đến công ty để liên hệ làm việc, nhân viên lễ tân phải niềm nở chào đón và tìm hiểu nhu cầu của khách muốn gặp ai, làm gì…
- Liên hệ với các phòng ban để xác nhận có khách đến làm việc.
- Sau khi nhận được yêu cầu của bộ phận, nhân viên lễ tân hướng dẫn khách thực hiện theo đúng nội dung được truyền đạt.
- Dẫn khách đến phòng đợi, mời nước.
- Quản lý ra vào trong văn phòng
* Trực điện thoại:
- Tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được hỏi hoặc chuyển đến các bộ phận liên quan.
- Đảm bảo việc tiếp nhận cuộc gọi nhanh chóng và hướng dẫn thông tin chính xác.
* Tiếp nhận, xử lý thư từ, công văn:
- Tiếp nhận các loại thư từ, công văn, bưu kiện… được chuyển đến cho các bộ phận của công ty.
- Liên hệ với bộ phận được nhận về thư từ, bưu kiện được chuyển đến và thực hiện việc chuyển phát một cách nhanh chóng.
- Thực hiện việc gửi các công văn, thư từ… cho các đơn vị bên ngoài khi có yêu cầu của các bộ phận.
- Thống kê tình hình tiếp nhận, chuyển phát thư từ, công văn hàng tháng.
* In ấn, scan, photo tài liệu:
- Thực hiện việc in ấn, scan, photo tài liệu… khi được các bộ phận yêu cầu.
- In ấn tài liệu chuẩn bị cho các cuộc họp.
- Đảm bảo tính chính xác của các tài liệu được yêu cầu in ấn, scan, photo…
* Quản lý phòng họp:
- Book phòng họp
- Chuẩn bị phòng họp cho các cuộc họp, sự kiện:
+ Đảm bảo phòng họp phải sạch sẽ trước khi cuộc họp được diễn ra.
+ Chuẩn bị trà nước, thức ăn nhẹ cho các cuộc họp của công ty.
+ Phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức các sự kiện của công ty.
- Quản lý VPP: Quản lý order và cấp phát VPP cho văn phòng
* Quản lý vệ sinh văn phòng:
- Quản lý công tác vệ sinh, an ninh trật tự, PCCC, môi trường
- Xây dựng và triển khai các hoạt động 5S
- Quản lý nước uống: Quản lý số lượng, order đúng, đủ đáp ứng nhu cầu của văn phòng
- Quản lý tài sản văn phòng:
- Quản lý, mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng, điện nước, điện thoại....
- Kịp thời phát hiện các thiệt hại, hư hỏng, mất mát và nhanh chóng báo cáo lên cấp trên xử lý.
- Quản lý vé xe: Cấp mới, đổi cũ thẻ, vé xe cho nhân viên mới.
* Quản lý, giám sát việc thực hiện nội quy lao động của Công ty:
- Chấm công, nghỉ phép
- Đồng Phục
- Đeo thẻ
- Thanh toán chi phí văn phòng:
- Lập kế hoạch thanh toán các chi phí : cước điện thoại, internet, phí dịch vụ toà nhà.
- Thanh quyết toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ.
- Giám sát nhà thầu bên ngoài
- Giám sát chất lượng, tiến độ của các nhà thầu bên ngoài như: sửa chữa, làm sạch, kiểm soát côn trùng, rác thải, bảo trì kỹ thuật…
- Đảm bảo các hoạt động bảo dưỡng được tiến hành theo đúng yêu cầu về an toàn lao động.
* Các công việc khác
- Lưu trữ hồ sơ chứng từ liên quan đến quản lý văn phòng
- Thực hiện báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng theo quy định
- Lên kế hoạch và triển khai thực hiện tổng vệ sinh khách sạn theo định kỳ.
- Hậu cần các chương trình sự kiện phát sinh của toàn công ty.
- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.