Nhân viên hành chính (MIANĐL)

* MỤC TIÊU CỦA VỊ TRÍ: (Tóm tắt nhiệm vụ và mục tiêu của vị trí)
- Thực hiện kiểm soát, điều phối các công việc liên quan đến khu vực nhà ăn, nhà xe, y tế và công tác đón tiếp khách, xử lý các sự việc liên quan hành chính nhằm đảm bảo công việc của các phòng ban liên quan trôi chảy và thuận lợi theo chính sách công ty
* TRÁCH NHIỆM CHÍNH
* Quản lý và sắp xếp phòng họp, đón tiếp khách ra vào công ty
- Tiếp nhận danh sách đăng ký khách từ các phòng ban để thông báo đến các bộ phận liên quan phối hợp tiếp đón khách công ty chu đáo.
- Phân công nhiệm vụ và kiểm tra công tác đón khách từ việc chuẩn bị vệ sinh, phòng họp, vật dụng tiếp khách."
* Điều phối các công việc liên quan Nhà ăn
- Kiểm soát thực đơn công ty theo định kỳ hàng tuần và phản hồi nếu xảy ra thay đổi bất thường
- Phối hợp cùng nhà ăn, BCH công đoàn để kiểm soát và đánh giá chất lượng thực đơn công ty từ đó đưa ra đề xuất, phản ánh với cấp trên
- Kiểm tra giám sát định lượng khẩu phần ăn
- Xử lý và lập biên bản sự việc liên quan đến các vấn đề liên quan đến nhà ăn: tự ý thay đổi thực đơn, sự cố an toàn vệ sinh thực phẩm, thiếu/thừa suất ăn..."
* Điều phối công việc liên quan đến bộ phận Vệ sinh công ty
- Điều tiết, sắp xếp và kiểm tra công việc liên quan đến vệ sinh công ty, đảm bảo tiêu chí 5S trong công ty
- Tiếp nhận các ý kiến phản hồi liên quan đến công tác vệ sinh công ty như lắp đặt, sửa chữa, thay thế các thiết bị tại nhà vệ sinh công ty"
* Kiểm soát biển, bảng, thông báo khu vực nhà xưởng.
- Định kỳ kiểm tra kiểm soát biển bảng, thông báo nhà máy. Đề xuất và đưa ra phương án loại bỏ, thay thế những biển bảng thông báo không phù hợp"
* Tiếp nhận và phối hợp xử lý các sự vụ liên quan đến việc tuân thủ nội quy lao động, an toàn lao động, an toàn cháy nổ trong công ty; tiếp nhận và xử lý các yêu cầu từ nhân viên HSE liên quan đến sửa chữa, lắp đặt các thiết bị PCCC, an toàn nhà xưởng trong công ty
* Sắp xếp, điều tiết và đánh giá định kỳ đội xe đưa đón CBCNV
- Tiếp nhận đơn đăng ký đi xe của CBCNV và sắp xếp các tuyển xe đưa đón
- Điều phối và sắp xếp xe đưa đón, kiểm soát và lập biên bản các sự việc liên quan đến nhà xe đảm bảo tính an toàn của nhà xe và CBCNV
- Định kỳ đánh giá chất lượng xe đưa đón và đưa ra phương án đề xuất cấp trên"
* Kiểm soát và điều phối các công việc liên quan đến phòng Bảo vệ
- Phối hợp cùng trưởng BP bảo vệ tiến hành sắp xếp phân công bố trí khu vực bảo vệ, đảm bảo an ninh an toàn trật tự trong Công ty
- Tiếp nhận các biên bản ghi nhận sự vụ trong Công ty từ đội bảo vệ để tiến hành xử lý"
* Quản lý văn phòng phẩm của phòng Hành chính nhân sự
- Tiếp nhận và kiểm tra nhu cầu văn phòng phẩm của phòng HCNS và lập giấy đề nghị mua văn phòng phẩm
* Tổ chức các sự kiên Công ty: Hội họp, du lịch, tất nhiên, ngày kỷ niệm….
- Phối hợp cùng các đoàn thể trong công ty lên kế hoạch tổ chức sự kiện
- Phân công nhiệm vụ và kiểm soát tiến độ thực hiện đảm bảo sự kiện công ty được diễn ra đúng theo kế hoạch"
* Soạn thảo các văn bản thông báo liên quan đến công ty do cấp trên giao phó