Nhân Viên Hành Chính, Lễ Tân (Nhận Sinh Viên Mới Ra Trường)

1. Công tác trực tổng đài và đón tiếp khách:

- Trực tổng đài, tiếp nhận và chuyển các cuộc gọi, lời nhắn từ bên ngoài.

- Đón tiếp khách đến giao dịch và làm việc với công ty tại khu vực văn phòng.

2. Công tác cấp phát văn phòng phẩm và nhu yếu phẩm:

- Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm hàng tháng của các phòng ban.

- Trực tiếp đặt mua văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm và cấp phát cho các phòng ban, bộ phận.

- Theo dõi, thống kê và báo cáo tình hình sử dụng văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm so với định mức.

3. Công tác văn thư:

- Tiếp nhận và chuyển giao các công văn đến và công văn đi.

- Theo dõi và cấp số đối với các văn bản đi do Tổng Giám đốc và phòng HCNS ban hành.

- Cập nhật thông tin vào sổ quản lý văn bản đến, văn bản đi.

- Scan và lưu trữ bản mềm các văn bản đến, văn bản đi vào máy tính để có thể truy cập khi cần.

- Liên hệ với các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh để chuyển giao văn bản đi.

- Theo dõi, đánh giá và báo cáo về chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh.

4. Công tác tạp vụ :

- Theo dõi và giám sát việc quét dọn, lau chùi, hút bụi của tổ tạp vụ tại khu vực văn phòng.

- Phát hiện, đôn đốc và nhắc nhở tổ tạp vụ xử lý các khu vực chưa đảm bảo vệ sinh

- Kiểm soát việc dọn dẹp và thu gom rác thải tại khu vực văn phòng

5. Công tác quản lý cơ sở hạ tầng và trang thiết bị văn phòng:

- Lập danh mục cơ sở hạ tầng, phương tiện và trang thiết bị văn phòng (liên quan đến các phần cơ sở hạ tầng, hệ thống điện, cấp nước, thoát nước, điều hòa, tủ, bàn, ghế và đồ dùng văn phòng)

6. Công tác giải quyết thủ tục hành chính công:

- Photo công chứng các giấy tờ pháp lý của công ty theo yêu cầu từ các phòng ban.

- Liên hệ với cơ quan chức năng để làm thủ tục kiểm định và công bố chất lượng sản phẩm.

- Liên hệ với phòng công thương nghiệp để làm thủ tục cấp CO cho hàng hóa xuất khẩu.

7. Các hoạt động hành chính và hỗ trợ khác:

- Tiếp nhận đăng ký đặt phòng họp và bố trí phòng họp cho các phòng ban, bộ phận.

- Tập hợp chứng từ và làm thủ tục thanh toán (chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm và nhu yếu phẩm)