Nhân Viên Hành Chính Lễ Tân

* Hành chính:
- Quản lý hồ sơ, tài liệu, văn thư:
+ Quản lý, gửi các tài liệu, hồ sơ của hệ thống quản trị doanh nghiệp;
+ Quản lý con dấu: Bảo quản, sử dụng con dấu của Công ty theo quy định;
+ Thực hiện công tác nhận và gửi văn thư, lưu trữ theo quy định của Công ty.
+ Soạn thảo công văn đi, quyết định, thông báo… một số tài liệu pháp lý của Công ty theo sự phân công của trưởng bộ phận.
+ Chịu trách nhiệm cập nhật thông tin pháp luật tới các phòng ban, bộ phận liên quan.
- Quản lý tài sản:
+ Là đầu mối thực hiện, kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy trình quản lý tài sản Công ty;
+ Quản lý chìa khóa của văn phòng, kho, các cửa hàng tại Hà Nội, thùng tiền từ thiện;
+ Tham gia vào việc mua sắm một số tài sản theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.
- Quản lý văn phòng phẩm:
+ Lập kế hoạch dự trù mua sắm văn phòng phẩm trình Ban Giám đốc duyệt và thực hiện việc mua sắm theo kế hoạch đã được duyệt;
+ Cấp phát văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ cho các phòng ban, bộ phận theo định mức hàng tháng; quản lý việc sử dụng văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ từ các phòng ban.
- Chuẩn bị các điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp, tiếp khách, các hoạt động phong trào của Công ty;
- Quản lý việc duy trì vệ sinh tại văn phòng Công ty;
- Quản lý việc gửi bưu phẩm:
+ Quản lý việc chuyển hàng bằng bưu phẩm cho khách theo các hình thức chuyển hảng tỉnh (chuyển xe, chuyển phát). Giải quyết các vấn đề liên quan đến dịch vụ chuyển hàng giữa các đầu chi nhánh, giữa Công ty với khách hàng.
+ Quản lý việc nhận bưu phẩm và gửi cho cá nhân hoặc bộ phận liên quan.
- Theo dõi một số khoản chi cố định hàng tháng (tiền thuê nhà, tiền thuê dịch vụ bảo vệ, tiền điện thoại, tiền điện nước, tiền dọn vệ sinh…), lên kế hoạch thanh toán, trình Ban Giám đốc phê duyệt và thực hiện việc chi trả theo Ban Giám đốc phân công;
- Quản lý việc kiểm soát động vật gây hại của văn phòng công ty, kho, cửa hàng tại Hà Nội;
- Các công việc Hành chính khác theo sự phân công của Ban Giám đốc và Trưởng phòng.
* Lễ tân:
- Trực đón tiếp khách đến làm việc, liên hệ với bộ phận khách cần gặp, sắp xếp vị trí làm việc cho khách với cán bộ, nhân viên của Công ty.
- Trực điện thoại của Công ty, hướng dẫn khách liên hệ với bộ phận chức năng để giải quyết.