Nhân Viên Hành Chính, Lễ Tân

* Công tác Văn thư lưu trữ

- Quản lý, bảo quản và đóng dấu tròn “Công ty cổ phần ô tô TMT”, các con dấu chức danh, tiêu đề,…

- Các con dấu phải được bảo quản cẩn thận tại phòng làm việc, không được mang con dấu ra ngoài Công ty (trường hợp đặc biệt phải được Lãnh đạo Công ty chỉ thị).

- Phải thuộc và nắm vững phân cấp ký, mẫu chữ ký của cán bộ chủ chốt Công ty. Chỉ được đóng dấu tròn trên chữ ký của cán bộ chủ chốt Công ty. Trường hợp đóng dấu treo hoặc các trường hợp khác phải báo cáo với Chánh văn phòng trước khi đóng dấu.

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Quản lý, bảo quản tốt các văn bản, tài liệu lưu trữ của Công ty.

- Mở sổ theo dõi công văn đi, công văn đến.

- Tiếp nhận, vào sổ theo dõi các văn bản, tài liệu,… của Công ty gửi đi các đơn vị, cơ quan khác và gửi các đơn vị trực thuộc Công ty (có ký nhận).

- Tiếp nhận, vào sổ theo dõi các văn bản, tài liệu, bưu kiện, bưu phẩm,… của các đơn vị, cơ quan gửi đến Công ty; trình Lãnh đạo Công ty xem xét sau đó chuyển cho các Phòng, ban, đơn vị có liên quan (có ký nhận).

- Tiếp nhận, vào sổ theo dõi và thực hiện việc gửi thư, chuyển phát nhanh các văn bản, tài liệu, gửi bưu phẩm, bưu kiện,… của Công ty tới đúng địa chỉ cần gửi (có ký nhận).

- Thu xếp in ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết.

* Công tác Lễ tân

- Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lý lịch làm việc của Ban Tổng Giám đốc Công ty.

- Đón tiếp, dẫn khách lên làm việc với Lãnh đạo Công ty.

- Phục vụ các buổi họp, hội nghị tại Công ty.

- Quản lý, bảo quản và sử dụng máy phát điện thoại tổng đài, máy fax, máy photocopy.

- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện công việc bảo trì các thiết bị, máy văn phòng của Công ty.

- Mua vé máy bay và đặt phòng khách sạn cho cán bộ đi công tác theo kế hoạch đã được Ban lãnh đạo duyệt.

- Chấm công nội bộ khối Văn phòng Công ty và Ban TGĐ.