Nhân viên Hành chính

- Đón tiếp và hướng dẫn khách tới liên hệ, làm việc tại công ty

- Tiếp nhận công văn đi, đến, thư tín, tài liệu… rồi chuyển lại các phòng ban liên quan

- Theo dõi tình hình đi muộn về sớm của nhân viên trong văn phòng Hà Nội

- Tổ chức và hỗ trợ các cuộc tiếp khách của công ty

- Chuyển phát nhanh giấy tờ, hồ sơ cho các phòng ban

- Phụ trách thực hiện kiểm kê giám sát tài sản tại văn phòng Hà Nội và nhà máy theo định kỳ- Lập sổ theo dõi lên mã tài sản, công cụ, dụng cụ tại văn phòng và nhà máy

- Kiểm soát công tác tạp vụ, vệ sinh văn phòng và kết quả công tác vệ sinh

- Theo dõi sự sắp xếp, trang trí phòng ốc để đảm bảo hình ảnh thẩm mỹ, chuyên nghiệp cho công tyLấy số văn bản đến/ đi + văn bản đến: Công văn đi, thông báo, quyết định, tờ trình…., công văn đến- Quản lý, lưu trữ và theo dõi giấy tờ quan trọng của Công ty ( Giấy đăng ký kinh doanh các công ty, giấy phép…..và giấy tờ cá nhân của BGĐ) và hợp đồng dịch vụ với đối tác- Thực hiện công tác quản lý bảo quản con dấu và thực hiện đóng dấu tài liệu của các đơn vị- Lập sổ theo dõi và báo cáo công tác đóng dấu

- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu của các phòng ban và kiểm tra tài liệu trình ký BGĐ + trả tài liệu trình ký cho các đơn vị

- Tổ chức và sắp xếp, thông báo, hoãn hủy các cuộc họp nội bộ, giữ vai trò thư ký cuộc họp, soạn thảo và lưu trữ các biên bản họp-

Theo dõi lịch làm việc tuần của các bộ phận- Quản lý các mẫu giấy tờ hành chính, ban hành các form mẫu chuẩn, thống nhất, ví dụ như đơn xin nghỉ phép, nghỉ việc, tăng ca và cấp phát khi có nhu cầu

- Tổng hợp thanh toán chi phí nước uống, văn phòng phẩm, điện thoại (di động và cố định), internet và các chi phí hành chính phát sinh khác theo từng giai đoạn

- Thực hiện đề xuất các nội dung công việc phát sinh như: Đồng phục, y tế, vé máy bay, - Quản lý và cấp phát đồng phục cho CBNV theo quy định

- Tổng hợp các loại báo cáo theo phòng, các nội dung thông tin tổng hợp theo phòng

- Quản lý cấp phát, thu hồi thẻ nhân viên, đăng ký thủ tục vé xe cho Cán bộ nhân viên công ty- Làm công tác hậu cần chuẩn bị cho các sự kiện của công ty (sinh nhật, du lịch, tất niên, liên hoan…)

- Xây dựng và duy trì nề nếp văn hóa công ty: Tổ chức thăm hỏi ốm đau, hiếu hỉ, sinh con, … Phân bổ chi phí công đoàn cho các nội dung chế độ của đoàn viên và tổ chức thực hiện

- Thực hiện công tác hỗ trợ công việc các thành viên trong phòng khi có yêu cầu từ trưởng bộ phận

- Thực hiện các công việc phát sinh theo sự chỉ đạo của TP, BGD

- Chuẩn bị cho nhân viên mới đi làm việc (VPP, Vị trí làm việc, máy tính, biển tên, thẻ xe máy, email giới thiệu…)

- Quản lý nước uống, văn phòng phẩm- Kiểm tra nhân viên nghỉ việc và mời ra khỏi nhóm