Quá tải trong công việc: Nên làm gì để khắc phục khi công việc quá tải?

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng quá tải trong công việc?

Quá tải công việc xảy ra khi khối lượng công việc mà một người phải đảm nhận vượt quá khả năng, thời gian hoặc nguồn lực mà họ có. Tình trạng này thường kéo dài và khiến cá nhân cảm thấy căng thẳng, lo lắng, áp lực và dễ rơi vào trạng thái mất kiểm soát.

Để khắc phục tình trạng quá tải trong công việc thì đầu tiên cần xác định được nguyên nhân dẫn đến tình trạng này. Cụ thể, nguyên nhân dẫn đến tình trạng quá tải trong công việc có thể bao gồm:

- Khối lượng công việc vượt quá khả năng thực tế: Tình trạng này xảy ra khi công việc giao xuống nhiều hơn những gì một người có thể xử lý trong khung giờ làm việc tiêu chuẩn.

- Thiếu kỹ năng quản lý thời gian: Không biết cách sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, thường xuyên trì hoãn hoặc để công việc chồng chất mà không có kế hoạch cụ thể.

- Không biết cách từ chối công việc không phù hợp: Nhiều người có xu hướng nhận mọi yêu cầu từ sếp hoặc đồng nghiệp vì ngại va chạm, sợ bị đánh giá là kém năng lực hoặc thiếu trách nhiệm.

- Thiếu sự hỗ trợ từ đồng nghiệp hoặc tổ chức: Một số người làm việc trong môi trường thiếu sự phối hợp nhóm, thiếu người chia sẻ công việc hoặc không có ai sẵn sàng giúp đỡ khi cần.

- Môi trường làm việc áp lực, đòi hỏi cao: Một số doanh nghiệp có văn hóa đề cao năng suất, luôn đặt ra mục tiêu vượt ngưỡng, điều này có thể tạo nên áp lực tâm lý cho nhân viên.

Quá tải trong công việc: Nên làm gì để khắc phục khi công việc quá tải? (Hình từ Internet)

Quá tải trong công việc: Nên làm gì để khắc phục khi công việc quá tải?

Dưới đây là những việc nên làm để khắc phục tình trạng quá tải trong công việc một cách hiệu quả và thực tế:

(1) Nhìn nhận lại khối lượng công việc một cách rõ ràng

Khi cảm thấy công việc không thể kiểm soát thì việc đầu tiên cần làm không phải là lao đầu vào làm, mà là tạm dừng và rà soát sao cho hiệu quả. Hãy liệt kê ra:

- Những công việc đang làm mỗi ngày.

- Việc nào là bắt buộc phải hoàn thành, việc nào có thể trì hoãn hoặc ủy quyền.

- Xác định đâu là việc quan trọng và cấp bách, đâu là việc không quan trọng nhưng đang chiếm quá nhiều thời gian.

(2) Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên công việc

Không phải tất cả công việc đều có mức độ quan trọng như nhau. Do đó, bạn nên sắp xếp lại theo thứ tự ưu tiên. Áp dụng ma trận Eisenhower để phân chia công việc thành:

- Quan trọng - khẩn cấp (làm ngay)

- Quan trọng nhưng không khẩn cấp (lên lịch làm)

- Không quan trọng nhưng khẩn cấp (có thể ủy quyền)

- Không quan trọng & không khẩn cấp (loại bỏ)

Tập trung giải quyết những việc có giá trị cao nhất trước, không quá đầu tư vào những việc "bận rộn nhưng không hiệu quả".

(3) Lập kế hoạch làm việc theo ngày và tuần

Kế hoạch giúp bạn chủ động hơn thay vì chạy theo công việc. Một số mẹo:

- Mỗi đầu tuần, dành 30 phút lên kế hoạch cho cả tuần.

- Mỗi ngày, dành 10 phút vào buổi sáng để lên to do list theo mức độ ưu tiên.

- Sử dụng công cụ hỗ trợ: Google Calendar, Trello, Notion, hoặc ứng dụng nhắc việc trên điện thoại.

Điều quan trọng là bạn không làm theo cảm hứng, mà có lịch trình rõ ràng để kiểm soát từng đầu việc.

(4) Học cách từ chối và thương lượng hợp lý

Một trong những lý do khiến nhiều người bị quá tải là không biết nói “không”. Khi nhận việc mới, bạn có thể:

- Trình bày tình trạng hiện tại của mình với sếp để cùng sắp xếp lại thứ tự ưu tiên.

- Đề xuất lùi deadline nếu thấy không thể hoàn thành đúng hạn.

- Yêu cầu thêm nguồn lực hỗ trợ nếu có thể.

- Từ chối không có nghĩa là lười biếng. Biết từ chối đúng lúc là một kỹ năng chuyên nghiệp và thể hiện trách nhiệm với kết quả công việc.

(5) Ủy quyền hoặc chia sẻ công việc

Nếu làm việc nhóm thì tránh ôm đồm mọi thứ. Mà cần:

- Chia sẻ nhiệm vụ với người phù hợp;

- Nếu bạn là quản lý, cần phân công rõ ràng và giám sát thay vì tự làm hết.

Cần lưu ý: Một người làm tốt 3 việc còn hơn là làm dở 10 việc.

(6) Tối ưu cách làm việc để tiết kiệm thời gian

Tăng tốc không phải bằng cách làm nhiều hơn, mà bằng cách làm thông minh hơn:

- Tận dụng mẫu (template), công cụ tự động hóa, phần mềm quản lý công việc.

- Giảm họp không cần thiết, hạn chế phân tán thời gian.

- Gom nhóm các công việc tương tự và xử lý theo “lô” (batching).

Ví dụ: Nếu bạn phải gửi nhiều email, thay vì gửi từng cái rải rác, hãy dành 30 phút mỗi sáng để làm việc này tập trung.

(7) Chăm sóc sức khỏe và tinh thần đúng cách

Làm việc cật lực mà không nghỉ ngơi có thể làm cho bản thân kiệt sức và thiếu tỉnh táo khi làm việc. Do đó, bạn nên:

- Ngủ đủ mỗi đêm (ít nhất 6 - 8 tiếng).

- Nghỉ giải lao ngắn sau mỗi 60 - 90 phút làm việc liên tục.

- Dành thời gian mỗi tuần cho hoạt động ngoài công việc: thể thao, đọc sách, trò chuyện với người thân…

Sự tỉnh táo, minh mẫn đến từ thể chất khỏe và tâm trí cân bằng.

(8) Chủ động trao đổi với cấp trên

Nếu đã tối ưu cá nhân nhưng vẫn không xử lý được khối lượng công việc, hãy chủ động trao đổi. Một số nội dung bạn có thể đưa ra:

- Báo cáo tình trạng công việc hiện tại: Khối lượng, deadline, khó khăn.

- Đưa ra đề xuất cụ thể: Kéo giãn deadline, thêm nhân sự, ưu tiên dự án nào trước.

- Thể hiện thiện chí hợp tác, không phải đổ lỗi.

Công ty có được chấm dứt hợp đồng lao động khi NLĐ không hoàn thành công việc được phân công không?

Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:

Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người sử dụng lao động

1. Người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp sau đây:

a) Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của người sử dụng lao động. Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do người sử dụng lao động ban hành nhưng phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

...

Theo đó, nếu người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc được phân công theo hợp đồng lao động được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của người sử dụng lao động thì công ty có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động đó. 

Lưu ý: Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do người sử dụng lao động ban hành nhưng phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.