Hướng dẫn điền đơn xin việc đúng chuẩn 2026 tránh bị trả hồ sơ

Rất nhiều hồ sơ xin việc bị loại không phải vì ứng viên kém năng lực, mà vì điền sai đơn xin việc: ghi thiếu thông tin, viết lan man như CV, hoặc dùng mẫu chung chung khiến nhà tuyển dụng bỏ qua ngay từ đầu.

Theo kinh nghiệm của các chuyên viên nhân sự, khoảng 60-70% đơn xin việc bị loại ở vòng đầu chỉ vì lỗi cơ bản: sai thông tin cá nhân, lý do xin việc sáo rỗng hoặc quên ký tên.

Trước khi điền, bạn nên sử dụng đúng mẫu đơn chuẩn để tránh thiếu mục hoặc sai bố cục. Tham khảo: Mẫu đơn xin việc 2025 mới nhất là mẫu nào

Hướng dẫn điền đơn xin việc đúng chuẩn 2026 tránh bị trả hồ sơ (Hình từ Internet)

Hướng dẫn điền từng mục trong đơn xin việc

Đơn xin việc (Hình từ Internet)

Áp dụng cho cả đơn xin việc viết tay và đơn xin việc đánh máy (file Word).

1. Phần “Kính gửi” điền sao cho đúng người, đúng vai trò

- Cách an toàn nhất: Kính gửi: Phòng Nhân sự Công ty …

- Doanh nghiệp nhỏ: Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty …

Không nên:

- Ghi sai tên công ty

- Ghi “Kính gửi Quý công ty” chung chung

- Ghi tên cá nhân khi không chắc chắn.

2. Thông tin cá nhân điền theo giấy tờ, không suy diễn

- Họ tên: đúng như CCCD

- Ngày sinh: ghi đầy đủ

- Địa chỉ: nơi ở hiện tại

- SĐT, email: đang sử dụng

HR đối chiếu thông tin này rất nhanh, chỉ cần sai là hồ sơ bị loại.

3. Trình độ học vấn điền đủ, không lan man

- Chỉ ghi trình độ cao nhất

- Chỉ tóm tắt 1 dòng, không liệt kê dài như CV

Ví dụ: Trình độ học vấn: Cử nhân Kế toán - Đại học …

4. Kinh nghiệm làm việc điền theo từng đối tượng

- Đã đi làm: 1-2 công việc gần nhất, không kể lể

- Sinh viên / mới ra trường: thực tập, làm thêm liên quan

Ghi ngắn gọn 1-2 ý nổi bật, không kể hết như CV.

5. Lý do xin việc mục dễ bị loại nhất nếu điền sai

- Cách viết dễ bị trừ điểm: Mong muốn học hỏi và phát triển bản thân trong môi trường chuyên nghiệp.

- Cách viết dễ gây thiện cảm: Tôi được biết công ty đang tuyển vị trí Nhân viên Marketing qua website tuyển dụng. Với kinh nghiệm thực tập marketing nội dung và khả năng viết bài SEO, tôi mong muốn được ứng tuyển và đóng góp vào hoạt động truyền thông của công ty.

6. Cam kết và mong muốn điền vừa đủ

- Không nên: Hứa hẹn dài dòng, cảm xúc cá nhân

- Gợi ý (chọn 1 trong 3 câu dưới): 

+ Tôi mong có cơ hội được trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn. Xin chân thành cảm ơn.

+ Tôi mong được sắp xếp một buổi phỏng vấn để trao đổi thêm về kinh nghiệm và sự phù hợp với vị trí. Xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã xem xét hồ sơ.

+ Kính mong Quý công ty xem xét và tạo điều kiện cho tôi được trao đổi trực tiếp trong buổi phỏng vấn. Tôi xin chân thành cảm ơn và trân trọng kính chào.

7. Ngày tháng - chữ ký, chi tiết nhỏ nhưng dễ mất điểm

- Ghi ngày/tháng/năm ở cuối đơn (bên phải).

- Đơn đánh máy vẫn phải ký tay sau khi in.

- Chữ ký thống nhất, rõ ràng, không thay đổi giữa các giấy tờ trong cùng bộ hồ sơ.

- Thiếu chữ ký: nhiều nơi sẽ yêu cầu bổ sung hoặc trả hồ sơ.

Điền đơn xin việc viết tay và đánh máy nên dùng loại nào?

Nội dung giống nhau, đánh máy hiện là lựa chọn phổ biến nhất.

Những lỗi thường gặp khi điền đơn xin việc

- Ghi sai thông tin cá nhân

- Sao chép mẫu không chỉnh sửa

- Dùng 1 đơn cho nhiều vị trí

- Viết như CV

- Quên ký tên

Xem thêm để tránh thiếu hồ sơ: Hồ sơ xin việc làm công ty gồm những gì? Cách chuẩn bị trọn bộ từ A đến Z

Những câu hỏi thường gặp khi điền đơn xin việc (FAQ)

1. Đơn xin việc cần bao nhiêu trang?

1 trang A4.

2. Có cần ghi sở thích không?

Không bắt buộc, trừ khi liên quan công việc.

3. Điền đơn xin việc bằng bút màu gì?

Bút mực xanh, không dùng mực đỏ.

4. Có cần đính ảnh trong đơn xin việc không?

Không, ảnh để trong hồ sơ/CV.

5. Có thể dùng 1 đơn cho nhiều công ty không?

Không nên, cần chỉnh phần lý do xin việc.

6. Đơn xin việc có cần công chứng không?

Không bắt buộc.

7. Đơn xin việc tiếng Anh có cần dịch công chứng không?

Không, trừ khi công ty yêu cầu.

8. Có cần ghi đầy đủ địa chỉ hộ khẩu không?

Không, chỉ cần nơi ở hiện tại.

Sau khi điền xong đơn xin việc, cần làm gì tiếp?

- Rà soát toàn bộ thông tin

- Chuẩn bị CV và giấy tờ liên quan

- Gửi hồ sơ qua email/nền tảng tuyển dụng

Tham khảo thêm: Cách viết email ứng tuyển đúng chuẩn để không bị nhà tuyển dụng bỏ qua

Kết luận

Điền đúng đơn xin việc là điều kiện tối thiểu để hồ sơ được đọc tiếp. Bạn không cần viết hay, chỉ cần điền đúng, đủ, gọn.