Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 2025 đơn giản và nhanh chóng dành cho kế toán?

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 2025 đơn giản và nhanh chóng dành cho kế toán?

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo các bước sau:

Bước 1: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT)

Tải về Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT

>> Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

(1) Khai báo đầy đủ các thông tin theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, bao gồm:

- Tên người nộp thuế, mã số thuế

- Cơ quan thuế quản lý

- Thông tin người liên hệ: họ tên, số CCCD/CMND, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, điện thoại, email

- Hình thức hóa đơn đăng ký: có mã của cơ quan thuế, không có mã, hoặc hóa đơn từ máy tính tiền

- Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử

- Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn

- Loại hóa đơn sử dụng (GTGT, bán hàng, thương mại, tài sản công…)

- Thông tin chứng thư số, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, đơn vị truyền nhận, đơn vị phụ thuộc

- Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)

- Đăng ký tích hợp hóa đơn điện tử với chứng từ điện tử (nếu có)

- Đề nghị tạm ngừng sử dụng (nếu có)

Lưu ý: Người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp ký số/điện tử vào tờ khai. Mọi thông tin kê khai phải chính xác, trung thực và đầy đủ theo quy định.

Bước 2: Nhận thông báo tiếp nhận đăng ký từ cơ quan thuế

Sau khi gửi tờ khai, Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử xác nhận đã tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua email đã khai báo.

Bước 3: Nhận kết quả chấp thuận từ cơ quan thuế

Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận tờ khai, cơ quan thuế sẽ:

- Gửi Thông báo chấp nhận hoặc

- Từ chối đăng ký kèm theo lý do qua địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp.

Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 2025 đơn giản và nhanh chóng dành cho kế toán?

Hướng dẫn điền Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Tại Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về mẫu tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

Dưới đây là hướng dẫn điền Mẫu số: 01ĐKTĐ/HĐĐT – Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, được trình bày lại ngắn gọn, rõ ràng

Tải về Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT

PHẦN MỞ ĐẦU

(1) Chọn một trong hai ô:

- Đăng ký mới: Nếu đây là lần đầu tiên doanh nghiệp/cá nhân đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

- Thay đổi thông tin: Nếu đã từng đăng ký trước đó và hiện nay muốn thay đổi, bổ sung thông tin.

THÔNG TIN CHUNG

(1) Tên người nộp thuế: Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp hoặc hộ cá nhân theo giấy đăng ký thuế.

(2) Mã số thuế: Ghi đúng mã số thuế đã được cấp.

(3) Cơ quan thuế quản lý: Ghi tên chi cục hoặc cục thuế đang quản lý đơn vị.

(4) Người liên hệ: Họ và tên người phụ trách làm việc với cơ quan thuế.

(5) Điện thoại liên hệ: Số điện thoại của người liên hệ.

(6) Địa chỉ liên hệ: Ghi rõ địa chỉ nơi thường xuyên liên hệ.

(7) Thư điện tử: Địa chỉ email dùng để nhận thông báo về hóa đơn điện tử.

[1] Hình thức hóa đơn

Chọn một trong hai phương án:

+ Có mã của cơ quan thuế: Dành cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực từ cơ quan thuế.

+ Không có mã của cơ quan thuế: Dành cho doanh nghiệp được phép phát hành hóa đơn điện tử không có mã.

[2] Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử

- Nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã và được miễn phí dịch vụ, đánh dấu vào mục phù hợp:

+ Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ cá nhân tại địa bàn kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.

+ Doanh nghiệp nhỏ và vừa được UBND tỉnh đề nghị Bộ Tài chính cho phép sử dụng miễn phí (trừ doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế...).

- Nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã:

+ Chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế.

+ Chuyển dữ liệu thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

[3] Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.

Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

[4] Loại hóa đơn sử dụng

- Chọn một hoặc nhiều loại sau:

+ Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

+ Hóa đơn bán hàng

+ Hóa đơn bán tài sản công

+ Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

- Các loại hóa đơn khác (nếu có)

- Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn (nếu có)

[5] Danh sách chứng thư số sử dụng

- Khai báo từng chữ ký số đang dùng:

+ Tên tổ chức cấp chữ ký số (như Viettel, VNPT, FPT...)

+ Số sê-ri của chứng thư số

- Thời gian hiệu lực: Từ ngày – Đến ngày

- Hình thức đăng ký: Thêm mới, gia hạn hoặc ngừng sử dụng

[6] Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn (nếu có)

Chỉ khai mục này nếu bạn ủy quyền cho một đơn vị khác thay mặt mình lập hóa đơn.

*Ghi rõ:

- Loại hóa đơn ủy nhiệm

- Ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn

- Tên tổ chức được ủy nhiệm

- Mục đích ủy nhiệm

- Thời hạn ủy nhiệm

- Phương thức thanh toán

- Nếu không có ủy nhiệm, có thể bỏ qua mục này.

PHẦN CUỐI

- Ghi rõ địa điểm, ngày, tháng, năm lập tờ khai.

- Người nộp thuế ký và ký số (dùng chữ ký điện tử hợp lệ).