Chuyên Viên Văn Thư Lưu Trữ

- Tổ chức và thực hiện công tác Văn thư lưu trữ tại Hội sở bao gồm các công việc: Tổ chức quản lý văn bản Đi/tổ chức quản lý văn bản Đến/Tổ chức quản lý sử dụng con dấu/Hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ công việc/Tổ chức tài liệu lưu trữ khoa học và phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các đơn vị.
- Tổ chức theo dõi và quản lý văn bản Đi theo quy định nội bộ và pháp luật: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số/ngày tháng ban hành văn bản; đăng ký văn bản vào sổ; ban hành văn bản trên mạng nội bộ; Sắp xếp và lưu trữ bản gốc (Lập hồ sơ bản cứng và nhập file mềm theo dõi).
- Tổ chức theo dõi và quản lý văn bản Đến theo quy định nội bộ và pháp luật: Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại; đăng ký văn bản vào sổ; theo dõi, đôn đốc các đơn vị giải quyết văn bản đúng hạn và lập báo cáo; Sắp xếp và lưu trữ bản gốc (Lập sồ sơ bản cứng và nhập file mềm theo dõi).
- Hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ theo quy định nội bộ và pháp luật: Hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ tài liệu tại đơn vị khoa học.
- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu theo quy định nội bộ và pháp luật: Bảo quản dấu chặt chẽ trong quá trình sử dụng trong giờ hành chính cũng như hết giờ làm việc. Sử dụng dấu đúng mục đích và đúng quy định nội bộ/pháp luật.
- Tư vấn/hướng dẫn các đơn vị trên toàn hệ thống nghiệp vụ văn thư lưu trữ khi các đơn vị cần hỗ trợ qua email, điện thoại hoặc trực tiếp.
- Tham gia vào việc xây dựng/điều chỉnh Quy định, quy trình, hướng dẫn liên quan đến nghiệp vụ văn thư lưu trữ
- Thực hiện một số công việc phát sinh khác khi có yêu cầu từ các cấp quản lý.