Chuyên Viên Hành Chính (Quản Lý Ô Tô - Hồ Chí Minh)

1. Quản lý Nhân sự:
- Phối hợp với Phòng HCTH về các thủ tục, chế độ nhân sự cơ bản cho CBNV trong phòng
- Phổ biến cho các nhân viên lái xe:
+ Các quy định.
+ Các hướng dẫn.
+ Các khóa đào tạo
2. Quản lý Hợp đồng:
- Tiếp nhận, quản lý lưu trữ các hợp đồng (HĐ DV với VPBank, HĐ thuê địa điểm gửi xe, HĐ sửa chữa bảo dưỡng…) liên quan đến hoạt động của phòng.
- Cung cấp các thông tin của hợp đồng: điều khoản dịch vụ, giá trị HĐ, thời hạn thanh toán, thời hạn hợp đồng...
- Dự thảo các hợp đồng và phụ lục hợp đồng liên quan đến hoạt động của phòng.
3. Quản lý dịch vụ:
- Phối hợp kiểm tra, giám sát, đánh giá chất lượng dịch vụ khi có yêu cầu.
- Tổng hợp báo cáo SLAs của phòng
- Phối hợp tổng hợp báo cáo KPIs của phòng
4. Quản lý Vận hành:
- Phối hợp tổng hợp báo cáo KPIs của phòng
- Kiểm tra xe và các lái xe khi có yêu cầu
- Điều vận xe công vụ của Công ty
- Cập nhật số liệu km vận hành
5. Quản lý hành trình:
- Làm việc với nhà cung cấp xử lý các phát sinh sự cố mất GPS trong quá trình sử dụng.
- Lập đề nghị thanh toán chi phí sử dụng GPS
6. Quản lý nhiên liệu:
- Đăng ký phát hành thẻ nhiên liệu mới khi thẻ bị hỏng.
- Kiểm tra, giám sát về định mức sử dụng nhiên liệu của lái xe.
7. Quản lý chi phí:
- Hỗ trợ thủ tục các đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán phát sinh
- Thúc giục các lái xe thanh toán chi phí hàng tháng
8. Quản lý hành chính:
- Tiếp nhận các văn bản, giấy tờ, chứng từ chuyển đến.
- Theo dõi, giám sát, quản lý luồng lưu chuyển văn bản
- Dự trù văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng, Chấm công hàng tháng.
- Lưu trữ các hồ sơ, văn bản, giấy tờ, dữ liệu bao gồm bản giấy và bản điện tử.
9. Các công việc khác theo yêu cầu của Trưởng phòng và Ban giám đốc.