Quyết định 2135/QĐ-UBND năm 2025 về Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Nghệ An

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 2135/QĐ-UBND	Nghệ An, ngày 04 tháng 7 năm 2025

 

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NGHỆ AN

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 26 tháng 11 năm 2024;

Căn cứ Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực giao dịch; Nghị định 07/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 01 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.

Căn cứ Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân sách nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 về đảm bảo an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;

Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chỉnh, chứng thực chữ ký và chứng thực giao dịch;

Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BTP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 1120/TTr-STP ngày 27 tháng 6 năm 2025.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Nghệ An.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND cấp xã; Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Cục Bổ trợ tư pháp - Bộ Tư pháp; - TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh; - Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh; - Ủy ban MTTQVN tỉnh; - Ban Nội chính Tỉnh ủy; - VP ĐĐBQH và HĐND tỉnh; - Cổng Thông tin điện tử tỉnh; - Lưu: VT, TH (H).

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Bùi Thanh An

 

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NGHỆ AN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2135/QĐ-UBND ngày 04/7/2025 của UBND tỉnh)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định về quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Nghệ An (sau đây gọi là Quy chế).

2. Đối tượng áp dụng: Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân các xã, phường (gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã); Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Nghệ An và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hệ thống phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tỉnh Nghệ An (sau đây gọi là Hệ thống phần mềm), bao gồm: Hệ thống phần mềm quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; thông tin về giao dịch; thông tin ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản; thông tin giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản trên địa bàn tỉnh Nghệ An.

Tên miền truy cập hệ thống phần mềm là: https://ccct.nghean.gov.vn.

2. Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực (sau đây gọi là cơ sở dữ liệu) bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, chứng thực, thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực, văn bản công chứng, chứng thực và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực.

3. Thông tin về giao dịch là nội dung thông tin cơ bản của giao dịch đã công chứng, chứng thực, được tổ chức hành nghề công chứng và Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật vào cơ sở dữ liệu.

4. Thông tin ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản (Sau đây gọi là thông tin ngăn chặn)

a) Thông tin ngăn chặn là thông tin do các cơ quan, tổ chức, cá nhân được pháp luật quy định có thẩm quyền phát hành bằng văn bản cung cấp để tổ chức hành nghề công chứng hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã có cơ sở không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực giao dịch đối với một hoặc một số tài sản;

b) Thông tin đã nhập vào Hệ thống phần mềm là thông tin bằng văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp.

5. Thông tin giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản (sau đây gọi là thông tin giải tỏa) là quyết định hoặc văn bản cung cấp thông tin hủy bỏ việc ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

6. Tài khoản là những thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào hệ thống, gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu

1. Việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và quy định tại Quy chế này.

2. Việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu phải đảm bảo tính chính xác, thống nhất, an toàn, an ninh thông tin dữ liệu; tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện việc khai thác, sử dụng.

3. Sử dụng cơ sở dữ liệu đúng mục đích. Không sử dụng cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, xâm phạm quyền về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

4. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành văn bản ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp, kịp thời đối với các văn bản đó.

5. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của các thông tin do cơ quan mình cung cấp để đăng tải trên cơ sở dữ liệu.

Điều 4. Các hành vi bị nghiêm cấm

1. Cấp, chia sẻ hoặc tiết lộ tài khoản truy cập cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân không phải là đối tượng được cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.

2. Truy cập trái phép và sửa đổi bất hợp pháp

a) Truy cập vào hệ thống bằng tài khoản của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để thực hiện các công việc không được giao;

b) Sửa đổi các nội dung không đúng sự thật, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống;

c) Sửa đổi, bổ sung, xóa bỏ thông tin không thuộc thẩm quyền của đơn vị, tổ chức chủ quản nhập vào hệ thống;

d) Thay đổi hệ thống quản lý và vận hành mà không có sự cho phép.

3. Không cập nhật, cập nhật thông tin không chính xác, không đầy đủ hoặc không đảm bảo thời gian quy định vào các trường dữ liệu của cơ sở dữ liệu.

4. Sử dụng thông tin có trong cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cho mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chúng, chứng thực của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.

5. Tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác có trong cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực mà mình biết được trong quá trình khai thác, sử dụng.

6. Thực hiện các hành vi phá hoại cơ sở hạ tầng thông tin, làm gián đoạn việc kết nối, chia sẻ dữ liệu, làm hư hỏng hoặc làm mất tính ổn định của hệ thống.

Điều 5. Nguồn dữ liệu công chứng, chứng thực

1. Giao dịch đã được công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.

2. Giao dịch đã được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh.

3. Văn bản ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản.

a) Văn bản cung cấp thông tin, yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, tạm dừng giao dịch tài sản, phong tỏa tài sản của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền;

b) Văn bản thay đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt các văn bản tại điểm a khoản này của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.

4. Các nguồn thông tin khác về tài sản theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Lưu trữ và sao lưu

1. Sao lưu cơ sở dữ liệu

a) Việc sao lưu cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải được thực hiện thường xuyên;

b) Hoạt động sao lưu phải tuân theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực và tuân thủ các quy định trong Quy chế này và quy định của pháp luật về lưu trữ;

c) Bên cung cấp dịch vụ có phương án lưu trữ và phục hồi sao trong trường hợp xảy ra sự cố, hệ thống dịch vụ có thể quay trở lại trạng thái sẵn sàng hoạt động trong thời gian yêu cầu, đồng thời đảm bảo dữ liệu, giao dịch trong thời gian này có thể được phục hồi, không xảy ra trường hợp mất mát dữ liệu.

2. Lưu trữ văn bản ngăn chặn

a) Các văn bản ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức gửi cho Sở Tư pháp do Sở Tư pháp bảo quản, lưu trữ; các văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành, tự cập nhật lên hệ thống phần mềm được lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đó.

b) Việc lưu trữ phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến chế độ lưu trữ các hợp đồng và giao dịch.

Chương II

QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Điều 7. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu

Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập, gồm:

1. Sở Tư pháp:

a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực;

b) Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, công chức phòng chuyên môn tham mưu quản lý hoạt động công chứng, chứng thực; người quản trị cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp được phân công quản lý cơ sở dữ liệu.

2. Cơ quan đăng ký đất đai: Viên chức được giao nhiệm vụ quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực của Cơ quan đăng ký đất đai.

3. Thi hành án dân sự tỉnh: Công chức được giao nhiệm vụ quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực của Thi hành án dân sự tỉnh.

4. Ủy ban nhân dân cấp xã: Lãnh đạo Ủy ban nhân dân, công chức tham mưu thực hiện chứng thực.

5. Các tổ chức hành nghề công chứng: Trưởng các Tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trên địa bàn tỉnh.

6. Các cơ quan: Công an, Tòa án, Viện Kiểm sát nhân dân.

7. Đơn vị cung cấp Hệ thống phần mềm cấp tài khoản cho các tổ chức, cá nhân tại Điều này.

Điều 8. Quy định về mật khẩu của tài khoản thông tin

1. Mật khẩu sử dụng do đơn vị cung cấp dịch vụ hướng dẫn cho các cá nhân, tổ chức sử dụng đảm bảo tính bảo mật.

2. Quy định về đặt mật khẩu, bảo mật và thay đổi mật khẩu

a) Mật khẩu phải được đặt gồm 06 (sáu) ký tự trở lên bao gồm ký tự viết hoa, viết thường, ký tự số và ký tự đặc biệt;

b) Mật khẩu phải được giữ bí mật;

c) Mật khẩu phải được đổi ngay sau khi tài khoản được bàn giao giữa các cá nhân hoặc đơn vị hoặc khi nghi ngờ bị lộ;

d) Mật khẩu phải được thay đổi ít nhất một lần trong thời gian 06 tháng.

Điều 9. Trách nhiệm của các cá nhân được cấp tài khoản

1. Trách nhiệm về sử dụng tài khoản: Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp hoặc giao tài khoản phải chịu trách nhiệm về các hành vi của tài khoản được ghi nhận trên thiết bị xử lý thông tin, hệ thống thông tin và hệ thống giám sát an toàn an ninh mạng.

2. Bảo mật mật khẩu

a) Không cung cấp mật khẩu, làm mất mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu truy nhập hệ thống cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác;

b) Tuân thủ quy định tại Điều 12 của Quy chế này.

3. Quản lý tài khoản

a) Không truy cập tài khoản ở các thiết bị sử dụng chung tại nơi công cộng;

b) Thực hiện quản lý và sử dụng tài khoản theo các nội dung quy định tại Quy chế này và các quy định pháp luật liên quan;

c) Không truy nhập vào tài khoản của người khác và không để người khác sử dụng tài khoản của mình.

4. Truy cập sử dụng phần mềm phải xác thực hai lớp, gồm: mật khẩu và một trong các phương thức xác thực bổ sung như mã xác thực gửi qua tin nhắn SMS, email hoặc mã OTP được tạo từ ứng dụng xác thực hai bước (ví dụ: Google Authenticator) để nâng cao tính bảo mật.

Điều 10. Nguyên tắc sử dụng tài khoản đảm bảo an toàn thông tin

1. Đối với máy tính được cơ quan, tổ chức trang bị có kết nối với cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải sử dụng hệ điều hành có bản quyền được hỗ trợ bản vá lỗ hổng bảo mật; chỉ cài đặt phần mềm phục vụ công việc và các phần mềm bảo đảm an toàn an ninh mạng có bản quyền (diệt virus) do các cơ quan chức năng về an toàn an ninh mạng cung cấp; cấu hình bảo đảm an toàn an ninh mạng theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

2. Máy tính do người dùng tự trang bị, khi kết nối vào mạng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện dưới đây:

a) Cài đặt đầy đủ các bản vá lỗ hổng bảo mật của hệ điều hành; cài đặt phần mềm phòng diệt mã độc và cập nhật mẫu nhận diện mã độc mới nhất;

b) Không cài đặt, sử dụng phần mềm, công cụ có tính năng hoặc tạo rủi ro mất an toàn an ninh mạng (cấp phát địa chỉ mạng, dò quét mật khẩu, dò quét cổng mạng, giả lập tấn công);

d) Đảm bảo an toàn mật khẩu các tài khoản thông tin mà người dùng được cấp.

3. Nếu phát hiện có dấu hiệu lộ mật khẩu, thực hiện các việc sau

a) Đổi mật khẩu ngay tức thời; quét mã độc trên các thiết bị của cá nhân đã từng được sử dụng để truy cập thư điện tử công vụ hoặc các ứng dụng trước đó; cung cấp thông tin về sự việc, hiện tượng cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của cơ quan có thẩm quyền;

c) Không lưu thông tin ngoài phạm vi công việc và hoạt động của cơ quan trên ổ đĩa mạng. Chia sẻ thông tin trên ổ đĩa mạng đúng phạm vi cần chia sẻ; xóa thông tin trên ổ đĩa mạng do bản thân tạo ra ngay sau khi thông tin hết giá trị sử dụng. Nếu nghi ngờ hoặc phát hiện tài khoản thư điện tử công vụ nhận được là thư giả mạo có đính kèm tập tin lạ người dùng chuyển tiếp thư này cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của đơn vị cung cấp dịch vụ để áp dụng biện pháp ngăn chặn;

d) Không mở các địa chỉ trong nội dung thư, mở tệp đính kèm hoặc thực hiện theo hướng dẫn của thư điện tử có địa chỉ nhận không rõ nguồn gốc. Không mở thư điện tử công vụ và các phần mềm nội bộ của Sở Tư pháp trên máy tính công cộng hoặc máy tính không đáp ứng các yêu cầu. Không sử dụng địa chỉ thư điện tử công vụ để đăng ký sử dụng các ứng dụng, dịch vụ ngoài phạm vi công việc. Mã hóa (đặt mật khẩu) các tệp tin có nội dung nhạy cảm trước khi gửi qua thư điện tử và gửi mật khẩu cho người nhận bằng phương thức khác;

đ) Bảo vệ thiết bị lưu trữ ngoài, không để thất thoát thông tin, tài liệu của cơ quan. Mã hóa (đặt mật khẩu) các tệp tin có nội dung nhạy cảm khi lưu trữ trên thiết bị lưu trữ ngoài và xóa thông tin, tài liệu của cơ quan trên thiết bị lưu trữ ngoài sau khi hoàn thành xử lý công việc cần sử dụng thiết bị lưu trữ ngoài;

e) Khóa máy tính (sử dụng tính năng của hệ điều hành) khi rời khỏi nơi đặt máy tính; tắt máy tính khi rời khỏi cơ quan.

Điều 11. Các trường hợp xem xét khóa và mở lại tài khoản cơ sở dữ liệu

1. Tài khoản của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đã được cấp sẽ bị khóa tài khoản trong các trường hợp sau đây:

a) Theo đề nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền hoặc cơ quan thực hiện công tác quản lý nhà nước khi phát hiện hành vi vi phạm liên quan đến cơ sở dữ liệu;

b) Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định tại Điều 3 của Quy chế này;

c) Cá nhân đã được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu không còn làm nhiệm vụ quy định tại Điều 7 Quy chế này.

2. Tài khoản bị khóa sẽ được xem xét mở lại khi chấm dứt hành vi vi phạm hoặc khi có yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.

Điều 12. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức sử dụng cơ sở dữ liệu

1. Bảo đảm cơ sở vật chất và bảo mật

a) Đảm bảo cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng cơ sở dữ liệu;

b) Cài đặt các chương trình phần mềm và các biện pháp bảo vệ trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu;

c) Sử dụng dịch vụ đúng mục đích, bảo mật thông tin, tài liệu của bên cung cấp dịch vụ, chịu trách nhiệm bảo mật đối với tài khoản đã được cung cấp và thông báo ngay cho đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu, Sở Tư pháp nếu các đơn vị, cá nhân để lộ hoặc mất mật khẩu, tên tài khoản; không được phép chuyển giao dịch vụ cho bên thứ ba khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của bên cung cấp dịch vụ.

2. Quyền truy cập và cập nhật thông tin

a) Các cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu để tra cứu, cập nhật thông tin và trích xuất các loại báo cáo phù hợp với chức năng đã được phân quyền;

b) Việc nhập, sửa thông tin phải được thực hiện theo phân quyền và thông tin nhập, sửa phải được lưu bằng nhật ký tự động trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.

3. Tham gia đầy đủ các khóa tập huấn sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.

4. Thực hiện bảo quản chặt chẽ, có biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng, chứng thực, văn bản ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn theo đúng quy định pháp luật.

5. Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

Điều 13. Quyền và trách nhiệm của cá nhân sử dụng cơ sở dữ liệu

1. Được tra cứu, khai thác thông tin trên cơ sở dữ liệu khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực.

2. Cập nhật thông tin về giao dịch và chứng thực đã giải quyết vào cơ sở dữ liệu một cách đầy đủ, kịp thời và cùng lúc với việc giải quyết hồ sơ trên thực tế.

3. Tham gia đầy đủ các khóa tập huấn sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp, đơn vị cung cấp hệ thống phần mềm tổ chức.

4. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy cập cơ sở dữ liệu đã được cung cấp.

5. Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

6. Trường hợp không còn trách nhiệm được giao thực hiện hoạt động công chứng, chứng thực phải báo cáo người có thẩm quyền thay đổi tài khoản và mật khẩu đăng nhập cơ sở dữ liệu đã cấp.

Điều 14. Cung cấp, tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa

1. Trách nhiệm cung cấp thông tin

a) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được pháp luật quy định có thẩm quyền phát hành văn bản ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản; giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản theo quy định phải cung cấp thông tin bằng bản chính hoặc văn bản điện tử;

b) Thông tin cung cấp phải đầy đủ và chính xác, bao gồm thông tin về tổ chức, cá nhân và tài sản bị ngăn chặn.

2. Tiếp nhận và cập nhật thông tin

a) Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận các thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa, trừ các thông tin do các cơ quan, tổ chức được quy định tại Điều 23, Điều 24, Điều 25 của Quy chế này;

b) Sở Tư pháp cập nhật các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa và hủy bỏ tạm dừng giao dịch vào Hệ thống cơ sở dữ liệu quy định tại điểm a khoản 2 Điều này.

3. Xử lý thông tin bất hợp lý: Khi phát hiện những điểm bất hợp lý về các thông tin ngăn chặn hoặc thông tin giải tỏa không đủ điều kiện theo quy định, Sở Tư pháp phải kịp thời trao đổi thông tin và nội dung với các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp văn bản ngăn chặn để thực hiện theo đúng quy định pháp luật.

Điều 15. Tra cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu

1. Trước khi công chứng, chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền công chứng, chứng thực chịu trách nhiệm tra cứu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa và thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực trên cơ sở dữ liệu.

2. Lưu trữ và sử dụng kết quả tra cứu

a) Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ liệu phải được lưu trữ vào hồ sơ công chứng, chứng thực. Đây là nguồn thông tin để các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền kiểm tra, xem xét trước khi thực hiện công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng, chứng thực.

b) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền phải tự chịu trách nhiệm với quyết định của mình dựa trên kết quả tra cứu và thông tin đã lưu trữ.

Điều 16. Cập nhật thông tin về giao dịch trong cơ sở dữ liệu

1. Ngay sau khi kết thúc quy trình công chứng, chứng thực giao dịch và công chứng, chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch Ủy ban nhân dân cấp xã và tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên phải cập nhật chính xác, đầy đủ thông tin của giao dịch vào Hệ thống phần mềm.

2. Nội dung cập nhật thông tin giao dịch gồm

a) Thông tin về giao dịch;

b) Thông tin về các bên tham gia giao dịch;

c) Thông tin về tài sản;

d) Các thông tin khác có liên quan.

Điều 17. Chỉnh sửa các thông tin giao dịch, thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa đã cập nhật trong cơ sở dữ liệu

1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu được chỉnh sửa thông tin khi phát hiện có sai sót trong quá trình nhập thông tin.

2. Đối với sai sót kỹ thuật được phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu, người được phân công thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức mình để kiểm tra nội dung chỉnh sửa trước khi cập nhật lên cơ sở dữ liệu theo quy định.

Điều 18. Khai thác và sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu

1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu theo quy định tại Điều 7 của Quy chế này sẽ thực hiện khai thác và sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu.

2. Thông tin được khai thác và sử dụng để phục vụ công tác quản lý nhà nước, công tác chuyên môn, nghiệp vụ của ngành, lĩnh vực liên quan và hoạt động công chứng, chứng thực.

3. Việc khai thác và sử dụng thông tin phải tuân thủ đúng theo các quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan.

Điều 19. Chi phí liên quan đến khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu

1. Đối với các sở, ban, ngành, cơ quan đơn vị, Ủy ban nhân dân cấp xã: Do ngân sách chi trả.

2. Các tổ chức hành nghề công chứng tự chi trả chi phí khi khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ Hệ thống phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực với đơn vị cung cấp hệ thống phần mềm và thực hiện theo quy định pháp luật về dân sự.

Chương III

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRONG VIỆC QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Điều 20. Trách nhiệm của Sở Tư pháp

1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan triển khai, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu; thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo quy định pháp luật và Quy chế này.

2. Hằng năm, lập dự toán bố trí kinh phí thực hiện thuê dịch vụ công nghệ thông tin để chi trả cho phần khai thác, sử dụng của các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị và Ủy ban nhân dân cấp xã.

Điều 21. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Tham mưu cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí thuê dịch vụ công nghệ thông tin theo các quy định hiện hành có liên quan.

Điều 22. Trách nhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ

Phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan liên quan tổ chức thẩm định, góp ý chuyên môn đối với hoạt động nâng cấp, mở rộng cơ sở dữ liệu theo quy định.

Điều 23. Trách nhiệm của Sở Nông nghiệp và Môi trường

Chỉ đạo cơ quan đăng ký đất đai cập nhật các văn bản ngăn chặn, tạm dừng giao dịch về quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất gửi kèm theo các giấy tờ được quy định tại điểm b,c,d,đ,e,g khoản 2 Điều 19 Nghị định số 101/2024/NĐ-CP ngày 29/7/2024 của Chính phủ; văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thu hồi, hủy Giấy chứng nhận đã cấp (nếu có).

Điều 24. Trách nhiệm của Thi hành án dân sự tỉnh

1. Cập nhật các văn bản ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản; giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản.

2. Chỉ đạo cập nhật các văn bản ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản; giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản theo quy định.

Điều 25. Trách nhiệm Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh

1. Cập nhật các văn bản ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản; giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản.

2. Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cập nhật các văn bản ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản; giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản theo quy định.

Điều 26. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã

1. Thực hiện việc tra cứu thông tin trước khi thực hiện chứng thực giao dịch.

2. Cập nhật ngay dữ liệu về chứng thực giao dịch vào cơ sở dữ liệu.

3. Chịu trách nhiệm về bảo quản, bảo mật, quản lý và sử dụng đối với tài khoản đã được cấp.

4. Kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có điều chỉnh phân công nhiệm vụ đối với người được giao truy cập cơ sở dữ liệu.

5. Bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

Điều 27. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân có liên quan

1. Trách nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh

a) Phối hợp với Sở Tư pháp để triển khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả Hệ thống cơ sở dữ liệu;

b) Kịp thời phát hiện những trường hợp Hội viên vi phạm Quy chế này và thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp để chấn chỉnh và xử lý theo quy định.

2. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng: Cập nhật, khai thác, sử dụng Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật và quy chế này.

3. Trách nhiệm của Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng

a) Đề nghị đơn vị cung cấp dịch vụ cơ sở dữ liệu cấp, khóa hoặc thay đổi tài khoản cho tổ chức hành nghề công chứng;

b) Chịu trách nhiệm về việc quản lý, nhập thông tin về giao dịch vào cơ sở dữ liệu; tra cứu, cập nhật và sử dụng an toàn, hiệu quả cơ sở dữ liệu tại tổ chức hành nghề công chứng;

c) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa thông tin vào cơ sở dữ liệu của tổ chức mình theo quy định của Quy chế này. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của thông tin giao dịch đã công chứng để nhập vào cơ sở dữ liệu. Trong trường hợp cần xóa thông tin đã cập nhật trên cơ sở dữ liệu phải có báo cáo bằng văn bản về Sở Tư pháp, đơn vị cung cấp dịch vụ cơ sở dữ liệu đối với nội dung thông tin và lý do cần xóa để được xem xét, thực hiện theo quy định;

d) Đảm bảo điều kiện (trang thiết bị, mạng internet và các điều kiện khác) cho việc vận hành cơ sở dữ liệu tại đơn vị mình;

đ) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp, đơn vị cung cấp dịch vụ cơ sở dữ liệu các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng cơ sở dữ liệu, tích cực phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ cơ sở dữ liệu để khắc phục các vấn đề liên quan đến cơ sở dữ liệu;

e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên đăng nhập truy cập cơ sở dữ liệu đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư pháp, đơn vị cung cấp dịch vụ cơ sở dữ liệu nếu để lộ, mất mật khẩu, tên đăng nhập;

g) Cử công chứng viên, nhân viên tham gia đầy đủ các khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu;

h) Trước khi ký các giao dịch liên quan đến tài sản, phải tra cứu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa và thông tin về giao dịch đã công chứng trong cơ sở dữ liệu;

i) Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

4. Trách nhiệm của công chứng viên, viên chức và nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng

a) Nhập thông tin, sửa và xóa các thông tin trên cơ sở dữ liệu;

b) Chịu trách nhiệm trước Trưởng tổ chức hành nghề công chứng về việc nhập, sửa và xóa các thông tin do mình nhập vào cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này;

c) Tra cứu thông tin ngăn chặn và thông tin về giao dịch đã công chứng, chứng thực trong cơ sở dữ liệu để cung cấp kết quả cho Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu; chịu trách nhiệm về kết quả tra cứu đã cung cấp;

d) Tham dự đầy đủ các khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu khi được phân công.

Điều 28. Trách nhiệm của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin

1. Phải đảm bảo Hệ thống phần mềm hoạt động ổn định 24h/24h, 07 ngày/tuần.

2. Hệ thống phải đảm bảo an toàn thông tin cấp độ ba theo quy định.

3. Hệ thống phải đảm bảo sao lưu dữ liệu dự phòng và phục hồi ngay khi gặp sự cố.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 29. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 30. Điều khoản thi hành

Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ cơ sở dữ liệu và các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này; trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.