Tuyển Thư Ký Ban Giám Đốc

* Sắp xếp lịch làm việc tại cơ quan:
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.
- Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp các nội dung cuộc họp cho BGĐ để phục vụ công tác điều hành.
- Tổ chức gặp mặt để nghe các phòng/ ban/ bộ phận đề đạt ý kiến, ghi biên bản trình BGĐ.
- Truyền đạt ý kiến chỉ đạo của BGĐ đến các Phòng/ ban/ bộ phận/ cá nhân.
* Tiếp nhận và xử lý thông tin:
- Chuẩn bị tài liệu, số liệu, thông tin cần thiết theo yêu cầu của BGĐ.
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản tài liệu từ các phòng ban và tổng hợp gửi lên Ban giám đốc.
- Theo dõi báo cáo tiến độ thực hiện công việc của Phòng ban/ bộ phận.
- Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan.
- Phiên dịch và biên dịch tài liệu khi có yêu cầu.
* Đón tiếp khách hàng
- Tiếp khách và giải quyết một số công việc trong phạm vi công việc được phân công.
- Chuẩn bị phương tiện ghi chép lại thông tin đối với các cuộc họp.
- Đối nội, đối ngoại, quan hệ với các cơ quan chức năng khi được phân công.
* Sắp xếp lịch trình công tác cho BGĐ
- Phát thảo, lên lịch trình công tác (nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, thời gian làm việc…)
- Chuẩn bị tài liệu cho từng cuộc làm việc, soạn thảo chương trình làm việc với đối tác của BGĐ.
- Cung cấp ngày giờ đặt vé máy bay cho bộ phận văn thư, xác nhận lại thời gian trên vé.
- Liên hệ đặt phương tiện và chỗ lưu trú phục vụ BGĐ khi đến công tác.
- Tạm ứng và quyết toán chi phí công tác cho BGĐ.