Tuyển Lễ tân hành chính

A. Phạm vi công việc và báo cáo

• Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng hành chính nhân sự
• Làm việc với tài xế, phòng kế toán, ban quản lý tòa nhà, cửa hàng xăng dầu, đại lý vé máy bay, cửa hàng văn phòng phẩm, …

B. Nhiệm vụ và trách nhiệm:

1. CÔNG VIỆC LỄ TÂN:

• Trông coi, giữ vệ sinh khu vực tiếp tân, phòng họp;
• Đón tiếp khách hàng đến liên hệ công tác;
• Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận các cuộc gọi/tin nhắn và chuyển cho các bộ phận liên quan, cập nhật thông tin danh bạ điện thoại của văn phòng khi có phát sinh;
• Tiếp nhận và liên hệ chuyển phát nhanh bưu phẩm, thư từ, văn bản, tài liệu công văn. Xây dựng và duy trì hệ thống ghi nhận dữ liệu các chứng từ gửi đến, gửi đi;
• Quản lý khu vực phòng họp, sắp xếp và lên lịch cho phòng họp.

2. CÔNG VIỆC ADMIN:

• Kiểm tra và order văn phòng phẩm và các thiết bị văn phòng;
• Đăng ký và hủy đăng ký gửi xe cho nhân viên với Tòa nhà;
• Liên hệ các công ty cung cấp dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị văn phòng;
• Đặt vé và xử lí các vấn đề liên quan tới vé máy bay, khách sạn, nhà hàng,
• Theo dõi, đặt hàng lượng tồn xăng, quản lý phiếu xăng, lập bảng đối chiếu với các cửa hàng xăng dầu;
• Nhận hóa đơn và làm thủ tục đề nghị tạm ứng, hoàn ứng và thanh toán chi phí hàng tháng của bộ phận HC –NS như: tiền điện, nước, gửi xe, điện thoại và các chi phí phát sinh khác;
• Photo, Scan, In và Lưu hồ sơ;
• Soạn thảo văn bản, dịch tài liệu, quyết định cử nhân viên đi công tác, lập bảng chấm công cho phòng HC –NS;
• Liên hệ dịch thuật và sao y hồ sơ;
• Tham gia tổ chức các chương trình sự kiện của Công ty;

C. Nhiệm vụ hỗ trợ khác

• Những công việc khác được yêu cầu bởi cấp trên.