Tuyển dụng Thư Ký Bộ Phận Tổng Vụ

1/ Mục tiêu công việc /Objectives:
- Đảm bảo việc theo dõi, nhắc nhở, giám sát các công việc thuộc bộ phận Tổng vụ đạt hiệu quả tốt nhất
2/ Nhiệm vụ chính/ Main Duties:
- Theo dõi và nhắc nhở việc kiểm tra thực hiện công tác vệ sinh, an toàn, bảo hộ lao động, hệ thống phòng chống cháy nổ trong công ty.
- Tham gia trong việc tổ chức, thực tập PCCC định kỳ của công ty.
- Theo dõi việc thực hiện các công tác bảo trì, bảo dưỡng, kiểm định xe, xe nâng, thiết bị PCCC
- Đôn đốc, nhắc nhở các bộ phận có liên quan thực hiện việc kiểm định, gia hạn, làm mới các giấy tờ đúng hạn
- Đôn đốc, theo dõi các công việc của Giám sát theo kế hoạch được giao. Nhắc nhở và tổng hợp các báo cáo hàng ngày của Giám sát
- Thực hiện việc nhật ký, làm biên bản các cuộc họp nội bộ. Tổng hợp thành báo cáo và theo dõi, nhắc nhở đến khi hoàn thành
- Làm báo cáo loads cont, lưu trữ các hình cont (cont nhập khẩu + hình ảnh kiểm cont)
- Theo dõi tình hình BSCI, 5S nhà xưởng
- Làm báo cáo các chuyến xe đi và về trong ngày.
- Kiểm soát chi phí giao nhận hàng không hợp lý. Báo cáo theo định kỳ, cập nhật và báo cáo ngay các vấn đề phát sinh đột xuất, đề xuất và xin ý kiến để chủ động giải quyết các vấn đề phát sinh một cách hợp lý và nhanh chóng
- Theo dõi nhắc nhở , kiểm tra công việc của đội cây xanh. Đảm bảo các cây xanh trong công ty xanh tốt, đẹp.
- Kiểm tra và báo cáo tình trạng Showroom định kỳ. Đảm bảo nước hồ cá luôn trong sạch, cung cấp đầy đủ thức ăn, oxy cho cá.
- Theo dõi và chấm công của nhân viên thuộc bộ phận quản lý: Giám sát, Cây xanh, Tài xế, Phụ xe
- Hỗ trợ đăng ký phòng họp và kiểm soát thư đến, thư đi của các bộ phận. Lập sổ theo dõi, ký nhận và bàn giao chính xác
- Lập danh mục theo dõi. Kiểm tra, phân loại và lưu trữ tất cả chứng từ liên quan tới Tổng Vụ một cách có hệ thống, khoa học
- Hỗ trợ các thủ tục giấy tờ, giải quyết các công việc hành chính liên quan đến quy định nhà trọ của công ty
- Nắm rõ các số điện thoại của công an địa phương, dân phòng, công an PCCC để liên lạc khi cần thiết.