Tuyển dụng Chuyên viên Hành chánh

1. Công tác Hành chánh - Thư ký
- Quản lý Hồ sơ pháp lý gốc của Công ty
- Quản lý con dấu theo đúng quy định
- Cung cấp các Hồ sơ pháp lý sao y cho các Đơn vị khi cần để thực hiện nghiệp vụ chuyên môn theo đúng quy định
- Thực hiện các thủ tục pháp lý với cơ quan nhà nước theo yêu cầu kinh doanh của MHG (vd: GPKD, Chứng nhận ATTP, Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú, ….)
- Quản lý hoạt động nhận và chuyển phát thư tín, hồ sơ, chứng từ. Lập báo cáo chi phí hàng tháng
- Đặt xe, khách sạn, vé máy bay cho nhân viên và các cấp quản lý đi công tác theo quy định.
- Đặt cơm văn phòng
- Quản lý chi phí đi lại nếu có phát sinh (chi phí taxi, grab, …)
2. Quản trị văn phòng
- Quản lý và cấp phát trang thiết bị theo quy định phục vụ cho hoạt động của các văn phòng như máy tính, nội thất văn phòng, VPP, đồng phục, thẻ taxi, …
- Kiểm tra định kỳ và khắc phục các vấn đề không gian làm việc cho nhân viên như nhiệt độ, ánh sáng, vệ sinh, an toàn, an ninh, …
- Quản lý phòng họp và không gian chung của các văn phòng
- Quản lý, theo dõi Hợp đồng thuê văn phòng, nhà xưởng, nhà ở cho nhân viên, Hợp đồng cung cấp dịch vụ, tiện ích cho các văn phòng, ….
- Lập kế hoạch và theo dõi công tác bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật chất, trang thiết bị, máy móc cho văn phòng hàng năm
- Thanh toán các chi phí hoạt động văn phòng theo quy trình thanh toán
- Giám sát công tác vệ sinh và an toàn văn phòng
3. Thu mua
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp / đơn vị thu mua hàng năm theo quy định
- Triển khai ký HĐ với nhà cung cấp / đơn vị thu mua được lựa chọn
- Theo dõi tồn kho theo nguyên tắc fi-fo và đặt mua hàng theo quy định (định kỳ/ phát sinh)
- Xây dựng dữ liệu nhà cung cấp theo tiêu chuẩn của MHG
- Lập kế hoạch mua hàng cho hoạt động văn phòng dựa trên kế hoạch hoạt động của các Đơn vị chuyển về hàng năm.
- Tiếp nhận Đề nghị mua hàng phát sinh từ các Bộ phận Văn Phòng
- Xử lý các Đề nghị mua hàng được duyệt
4. Tham gia tổ chức các hoạt động dành cho nhân viên của Công ty
- Thực hiện công tác hậu cần cho các hoạt động sự kiện: CSR, Sự kiện dành cho nhân viên, Sự kiện Nhân sự, …
5. Phát triển nhân viên
- Tuyển dụng nhân viên thuộc định biên của Bộ phận Hành chánh.
- Đào tạo và phát triển nhân viên thuộc định biên của Bộ phận mình
- Đào tạo và phát triển nhân viên kế thừa cho vị trí Chuyên viên Hành chánh
6. Các trách nhiệm khác
- Soạn thảo và truyền thông các thông báo chính thức từ Bộ phận Hành chánh.
- Soạn thảo và ban hành các Quy trình, chính sách, Quy chế liên quan đến hoạt động Quản trị văn phòng
- Lập và gửi các báo cáo theo quy định
- Lập ngân sách hoạt động Hành chánh và quản lý ngân sách.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao từ trưởng đơn vị hoặc từ Ban giám đốc